Demande de participation
Programme de travail à distance régulier
Dernière mise à jour : 7 avril 2025
Les membres du personnel intéressés et admissibles au travail à distance régulier sont invités dans un premier temps à prendre connaissance de l’ensemble de la documentation liée à la Directive relative à l’organisation du travail à distance, incluant les modalités d’application.
Avant de soumettre une demande formelle, il est recommandé de mener une réflexion concrète en fonction de sa situation. La formation en ligne peut éclairer cette réflexion. Il est aussi recommandé de discuter de la question avec sa personne supérieure immédiate ou hiérarchique. Ces conversations permettent d’établir la cohérence de la demande et les liens avec les principes de la Directive. Elles doivent faciliter l'alignement et la compréhension mutuelle en vue de la mise en œuvre du travail à distance, de façon à en favoriser la réussite. Ce processus peut également être initié par la personne supérieure immédiate ou hiérarchique.
L’arrangement avec sa personne supérieure immédiate doit être formalisé au moyen du « Protocole d’entente de travail à distance régulier », à l’intérieur duquel la personne supérieure immédiate et la personne salariée doivent aussi établir une évaluation périodique de ce mode d’organisation et y apporter les ajustements nécessaires à sa viabilité.
Demande de participation (protocole d'entente)
Un protocole d'entente doit être signé afin de permettre le travail à distance régulier du personnel de soutien, professionnel et cadre.
Pour un changement long terme (ex. changement de poste, lieu de travail à distance, nombre de jours par semaine, il est nécessaire de soumettre une nouvelle demande de participation.
Une modification temporaire peut être apportée sans nécessité de remplir un nouveau protocole d’entente.
soumettre ma demande de participation
La version PDF demeure accessible en ligne pour consultation seulement.
- La personne admissible et intéressée au travail à distance régulier soumet sa demande en remplissant le formulaire Web du protocole d'entente en y identifiant sa personne supérieure immédiate (approbation de niveau 1). Elle est tenue au courant du cheminement de sa demande par courriel (avec en pièce jointe une copie de sa demande en format PDF) ainsi que par le biais de notifications sur Teams.
En cas de refus à l’un ou l’autre des niveaux d’approbation, la décision sera communiquée à la personne demanderesse qui pourra, s’il y a lieu, retourner à son formulaire déjà rempli pour réviser sa demande initiale et la soumettre à nouveau (le lien à suivre est le même pour remplir et modifier sa demande).
- La personne supérieure immédiate identifiée dans la demande reçoit un avis par courriel ainsi que par le biais de Teams l’informant qu’elle doit analyser une nouvelle demande (pièce jointe au courriel en format PDF). En toute simplicité, elle peut communiquer son acceptation ou son refus ainsi que ses commentaires.
- Suivant l’approbation par la personne supérieure immédiate d’une demande, cette dernière est automatiquement transmise à la personne identifiée responsable de l’unité (approbation de niveau 2) au protocole de travail à distance régulier.
- Suivant l’approbation de la personne désignée responsable de l’unité, la demande de participation au travail à distance régulier n'est plus soumise à une approbation finale du Service des ressources humaines (SRH). Le SRH vérifie que la demande est complète et dépose ensuite le protocole au dossier de la personne employée. La personne dûment inscrite au travail à distance régulier reçoit une confirmation par courriel du SRH, avec la consigne de suivre, si ce n’est pas déjà fait, la formation obligatoire en ligne et de transmettre son attestation de formation (badge) à sa personne supérieure immédiate.
En tout temps, la personne supérieure immédiate peut suspendre temporairement une entente pour assurer les besoins du service.
L’entente peut être résiliée sur-le-champ lorsqu’il est constaté qu’elle n’est pas respectée. Elle peut également être résiliée à la demande de la personne supérieure immédiate ou de la personne salariée à l’intérieur d’un délai raisonnable. La personne conseillère en gestion des ressources humaines de l’unité doit également en être informée.
Une demande de participation dûment approuvée devra être soumise à nouveau dans le cas d’un changement définitif (ex. : changement de poste, lieu de télétravail, nombre de jours par semaine en télétravail). Une modification temporaire peut être apportée sans la nécessité de remplir une nouvelle demande.
Pour toute précision, écrivez à rh-teletravail@USherbrooke.ca.
Quand pourrais-je commencer le travail à distance régulier?
Si votre demande est acceptée, vous conviendrez avec votre personne supérieure immédiate de la date de début du travail régulier à l'intérieur de votre protocole d'entente. Avant de débuter le travail à distance régulier, vous devrez suivre la formation en ligne obligatoire.
Fiscalité - Pour obtenir les formulaires pour les dépenses d'emploi relatives au télétravail (T2200 et RP-64.3) et tous les détails, consultez la rubrique Relevés fiscaux dans l'Intranet du Service des ressources financières.