Absence
Cette page fournit aux membres de notre personnel quelques informations pratiques sur les actions à poser lorsqu'ils doivent s'absenter, qu'il s'agisse d'une absence prévue ou non.
Quoi faire?
À faire idéalement au moins 2 semaines à l’avance (ou aux dates fixes ou autres délais prévus selon le type de congé) :
- Vérifier vos droits aux différents types de congés et les modalités applicables (délais, durée, etc.) en consultant votre convention collective, protocole ou règlement.
- Vérifier votre solde de vacances ou votre banque de temps cumulé (le cas échéant).
- Informer par écrit votre personne supérieure immédiate des dates de congé envisagées (courriel ou autre moyen selon les pratiques au sein de votre équipe).
- Faire approuver votre demande de congé avant de réserver ou de confirmer quoi que ce soit.
- Identifier une personne-ressource en votre absence en cas de besoin (si pertinence).
- Mettre à jour vos dossiers et notes de suivi (si pertinence, selon la durée de votre absence).
- Programmer un avis d'absence (courriel et boîte vocale).
- Compiler vos dates de congé (ex. : feuille de temps en ligne dans le cas du personnel de soutien).
À faire le matin même ou dès que possible :
- Aviser votre personne supérieure immédiate par courriel, téléphone ou Teams (selon les pratiques au sein de votre équipe).
- Mentionner la nature de votre absence (ex. : maladie, urgence familiale) sans détails médicaux.
- Indiquer la durée prévue (si possible).
Lorsque vous serez en mesure de le faire :
- Transférer les dossiers qui nécessitent une relève immédiate (s'il y a lieu) ou demander à votre personne supérieure immédiate de s'en occuper.
- Activer un avis d'absence (courriel et boîte vocale).
- Compiler vos dates de congé à votre retour (ex. : feuille de temps en ligne dans le cas du personnel de soutien).
Selon la durée de votre absence pour cause de maladie - voir plus bas les modalités relatives à votre groupe d'emploi (délais, formulaires, etc.) :
- Remplir votre déclaration d'absence maladie (formulaire à remplir, si requis).
- Fournir un billet médical avec diagnostic (si requis).
- Fournir la déclaration du médecin traitant (formulaire à faire remplir, si requis).
Absence maladie - Déclaration
Invalidité avec ou sans assurance salaire
Les délais et les documents à remettre diffèrent selon votre groupe d'emploi et votre statut.
Les jours d’absence maladie doivent être calculés à partir de la 1re journée d’absence et inclure les jours non ouvrables (ex : fins de semaine et fériés). Par exemple, si vous vous absentez un vendredi pour cause de maladie et que vous êtes toujours malade le lundi qui suit, ce lundi correspond au 4e jour calendaire de maladie.
Les documents à remettre (formulaire de déclaration et billet médical) et les délais varient selon votre groupe d'emploi et votre statut.
- Tous les documents requis (selon votre groupe d'emploi et votre statut) doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Groupes d'emploi et statuts
Pour une absence pour cause de maladie (invalidité avec ou sans assurance salaire), vous trouverez ci-dessous les modalités applicables (documents à soumettre et délais) en fonction de votre groupe d'emploi et statut.
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel de soutien régulier (SEESUS et non syndiqué) | 4e jour de maladie (jours calendaires) | À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires |
| Personnel de soutien temporaire | 4e jour de maladie (jours calendaires) (voir aussi la rubrique «Congés LNT» en Intranet) | À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires
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De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel professionnel (APAPUS et non syndiqué) | 4e jour de maladie (jours calendaires) | À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires |
| Personnel professionnel à la recherche | 4e jour de maladie (jours calendaires)
| À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires Formulaire :
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Service de télémédecine : Dans le cas du personnel couvert par le programme d'assurance Flex, rappelons qu'il possible d'avoir recours, sans frais, au service de télémédecine.
De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel cadre | 4e jour de maladie (jours calendaires) | À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires |
Service de télémédecine : Dans le cas du personnel couvert par le programme d'assurance Flex, rappelons qu'il possible d'avoir recours, sans frais, au service de télémédecine.
De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel chargé de cours (SCCCUS et AIPSA) | À remettre au 8e jour de maladie (jours calendaires) | --
| À remettre au 8e jour de maladie (jours calendaires) |
De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel professoral AIPSA | 8e jour de maladie (jours calendaires) | -- |
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| Personnel professoral APPFMUS | 8e jour de maladie (jours calendaires) | -- | À remettre dès le 8e jour calendaire |
| Personnel professoral SPPUS | 15e jour de maladie (jours calendaires) | -- | À remettre dès le 15e jour calendaire |
Service de télémédecine : Dans le cas du personnel couvert par le programme d'assurance Flex (AIPSA et APPFMUS), rappelons qu'il possible d'avoir recours, sans frais, au service de télémédecine.
De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Le tableau ci-dessous indique à quel moment et de quelle façon (documents) vous devez formellement aviser le Service des ressources humaines de votre absence pour cause de maladie.
| Déclaration de la personne employée | Billet médical avec diagnostic | Déclaration du médecin traitant (rapport médical pour demande initiale d'invalidité) |
| Personnel externe (Ex. : FUS) | 4e jour de maladie (jours calendaires) | À remettre au 4e jour (pour absence de 4 à 7 jours calendaires)
| À remettre dès le 4e jour si absence prévue de plus de 7 jours calendaires |
Service de télémédecine : Dans le cas du personnel couvert par le programme d'assurance Flex, rappelons qu'il possible d'avoir recours, sans frais, au service de télémédecine.
De quelle façon dois-je remettre mes documents au Service des ressources humaines?
- Tous les documents requis doivent être envoyés à l'adresse info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca.
- Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et données sensibles lors d'un envoi, vous pouvez utiliser ces deux solutions :
Coordonnées
Équipe de la santé organisationnelle, Service des ressources humaines
- Courriel : info-avantages-sociaux@USherbrooke.ca (envoi de formulaires et questions)
- Téléphone : 819 821-7393 (de l'interne : poste 67393)
- Télécopieur : 819 821-7330
Accueil et réception
Campus principal
2500, boulevard de l'Université
Pavillon Georges-Cabana, bureau B1-1032
Sherbrooke (QC) J1K 2R1