Travail à distance - Directive

L’Université de Sherbrooke se consacre à la formation ouverte, à la promotion du savoir critique et à la quête de nouvelles connaissances par l’enseignement, la recherche, la création et l’engagement social. Les valeurs institutionnelles telles que la grande université humaine, l’engagement, l’innovation et l’excellence, guident les membres de la communauté universitaire et contribuent à l’enrichissement de l’expérience UdeS et à la qualité des milieux de travail et d’études. 

Pour accomplir adéquatement la mission de l’Université, une prestation de travail en présentiel est essentielle; bien que l’évolution des technologies de l’information et des modes d’organisation du travail facilitent le travail à distance. 

La direction de l’Université adopte la présente Directive dans une optique d’évolution des façons de faire pour mener à bien sa mission, avec le souci de respecter les valeurs fondamentales de la communauté universitaire et les aspects distinctifs qui la caractérisent. 

L’organisation du travail repose sur un modèle qui doit permettre de répondre à l’offre de service et aux besoins de l’unité, aux exigences opérationnelles du poste d’une personne salariée et à sa capacité individuelle à effectuer le travail. Le travail à distance doit reposer sur un plan de gestion et doit être encadré quant à son utilisation. 

Une grande partie du succès du travail à distance repose sur la planification, l’organisation et l’évaluation de l’offre de service, sur une infrastructure technologique pérenne et sécuritaire, une communication efficace, un mode de gestion adapté aux besoins en constante évolution ainsi que sur la confiance entre la personne salariée et sa personne supérieure immédiate.

La participation au travail à distance est volontaire et sujette à l'approbation de la personne supérieure immédiate.

• Mettre à la disposition des gestionnaires une directive institutionnelle permettant d’encadrer l’exercice d’activités professionnelles à distance respectant l’atteinte des objectifs organisationnels tout en assurant le maintien d’une offre de service de qualité, efficace et proposant des principes et des balises communes.
• Informer l’ensemble du personnel concerné des rôles, responsabilités et modalités entourant le mode de travail à distance.

En complément à la mission et aux valeurs institutionnelles, des caractéristiques propres à l’UdeS définissent notre milieu. Il est essentiel que les réflexions et les décisions relatives au télétravail permettent notamment de préserver les aspects suivants :

• la qualité de l’enseignement et de la recherche;
• la qualité de nos services et notre capacité à s’adapter;
• la vie étudiante et l’expérience sur nos campus;
• le maintien de l’efficacité des services et du travail d’équipe;
• les approches humaines et personnalisées;
• la qualité des relations dans le milieu d’études et de travail;
• l’engagement et le sentiment d’appartenance du personnel;
• le souci de bien répondre aux besoins de la communauté en faisant preuve de flexibilité;
• l’efficacité et l’agilité systémique.

De plus, afin d’assurer le succès de ce type d’organisation du travail, les principes suivants doivent être respectés :

• s’appliquer aux emplois dont la nature des tâches est telle qu’il est efficace de les accomplir à distance;
• établir les résultats à atteindre, tant quantitativement que qualitativement en privilégiant une approche de gestion par objectifs;
• faire l’objet d’une autorisation préalable de la personne supérieure immédiate;
• prévoir obligatoirement, sur une base hebdomadaire, des périodes de travail en présentiel et des rencontres en milieu de travail considérant que la répartition des périodes en présentiel et à distance peut évoluer;
• s’effectuer sur une base volontaire et convenue avec la personne supérieure immédiate.

Le travail à distance est une modalité d’organisation du travail et ne constitue pas un droit pour la personne salariée. Il s’agit d’une pratique reconnue d’organisation du travail et de réalisation d’activités professionnelles soumises à un arrangement selon lequel la personne salariée travaille à une adresse domiciliaire au moyen des technologies de l’information et de communication. 

Le travail à distance peut prendre deux formes : 

Travail à distance ponctuel : mode de travail à distance permettant à une personne d’exercer ses fonctions à une adresse domiciliaire ou lors d’un déplacement exigé dans le cadre de ses fonctions. Cette modalité de travail, de courte durée, doit être autorisée par la personne supérieure immédiate à chaque fois. 

Travail à distance régulier : mode de travail à distance permettant à une personne d’exercer ses fonctions en partie sur son lieu de travail et en partie à partir d’une adresse domiciliaire, selon un horaire hebdomadaire généralement prédéterminé et à durée indéterminée.

La présente Directive s’adresse à tous les membres du personnel œuvrant sur les trois campus de l’Université dont certaines tâches peuvent être accomplies à distance.

Le travail à distance régulier doit être balisé par un protocole d’entente pour tout le personnel, à l’exception des groupes suivants : 

• le personnel enseignant;
• le personnel dont les conditions de travail sont régies par le Règlement déterminant les conditions de travail des directrices générales et des directeurs généraux de service (Règlement 2575-012);
• le personnel dont les conditions de travail sont régies par le Règlement déterminant les conditions de travail du personnel de direction du Rectorat (Règlement 2575-028);
• le personnel dont les conditions de travail sont régies par le Règlement déterminant les conditions de travail du personnel de direction des facultés (Règlement 2575-029).

Il appartient à la personne supérieure immédiate de déterminer si le personnel sous sa responsabilité est admissible au travail à distance; elle peut en restreindre l’admissibilité, notamment selon les besoins de l’unité, durant une période de probation ou d’essai, ou lorsque la personne salariée présente des enjeux de performance.

Basée sur l’organisation du travail, la personne salariée intéressée au travail à distance régulier doit mener une réflexion concrète en fonction de sa situation. Elle doit soutenir sa demande de participation en remplissant le protocole d’entente prévu à cette fin.

La personne salariée doit préalablement discuter de sa demande avec sa personne supérieure immédiate afin d’établir la cohérence de la demande avec les principes directeurs énoncés à l’article 3 de la présente Directive. Ces échanges doivent également faciliter l’alignement et la compréhension mutuelle en vue de la mise en œuvre du travail à distance, de façon à favoriser une organisation optimale du travail et des tâches. Ce processus peut également être initié par la personne supérieure immédiate.

Consulter la rubrique Demande de participation

Dans le respect de la présente Directive et des besoins de l’unité, et après l’analyse de la demande et de ses impacts, la personne supérieure immédiate informe la personne salariée de sa réponse dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande. 

Sans s’y limiter, les objectifs et les principes directeurs énoncés dans la présente Directive ainsi que la capacité de la personne à effectuer ses tâches constituent des paramètres centraux de l’analyse réalisée par la personne supérieure immédiate. 

De façon à garder une vision d’ensemble, et si la personne supérieure immédiate juge que certaines parties de son offre de service doit être coordonnée avec d’autres gestionnaires au sein d’autres unités de l’Université, elle est encouragée à évaluer les demandes en collaboration avec ces dernières. 

Si une demande de travail à distance régulier est refusée, la personne supérieure immédiate échange avec la personne salariée sur les motifs de sa décision.

Afin de permettre le travail à distance régulier, la personne salariée et la personne supérieure immédiate doivent remplir le protocole d’entente en remplissant en ligne le formulaire Web avec processus d'approbation automatisé. Pour plus de détails sur la procédure, consultez la rubrique Demande de participation. 

Le travail à distance régulier peut varier de 10 % à 60% du temps travaillé par semaine. La modalité de travail à distance est autorisée par le gestionnaire et la direction de l’unité ou de la personne qu’elle a désignée. Toutefois, en situation exceptionnelle, la direction de l’unité peut formuler une demande à la direction générale du Service des ressources humaines afin que la personne salariée puisse effectuer plus de 60 % du temps travaillé à distance. Il revient au membre du comité de direction de l’Université de qui relève le Service des ressources humaines d’approuver ces demandes. 

De plus, au moment jugé opportun, les deux parties doivent établir une évaluation périodique de ce mode d’organisation du travail et y apporter les ajustements nécessaires, le cas échéant. Si les changements sont significatifs, les parties doivent signer un nouveau protocole d’entente. La modalité de travail à distance pourrait aussi varier selon la période de l’année. Les directions des unités de l’Université sont invitées à identifier à l’avance les périodes critiques qui nécessitent des services accrus en présentiel. 

En tout temps, la personne supérieure immédiate peut suspendre temporairement un protocole d’entente pour assurer les besoins du service ou encore lorsqu’il y a des enjeux de performance ou d’atteinte des objectifs. 

Le protocole d’entente peut être résilié par les deux parties à l’intérieur d’un délai raisonnable. Il peut également être résilié sur-le-champ lorsqu’il n’est pas respecté et la personne supérieure immédiate doit aussitôt en informer la personne conseillère en gestion des ressources humaines du Service des ressources humaines attitrée à son unité.

La mobilisation et l’engagement du personnel ainsi que la gestion des risques psychosociaux sont des aspects importants à considérer dans l’organisation du travail. En ce sens, le gestionnaire doit prévoir des activités en présentiel afin de soutenir la vie universitaire et les principes énoncés à l’article 3 de la présente Directive (rencontres d’équipe et individuelles, accueil et intégration du nouveau personnel, assemblées, forums, travaux collaboratifs, activités de remue-méninges et de résolution de problèmes, etc.).

Lorsque la personne salariée travaille à distance, aucun travail personnel ne peut être effectué pendant les heures de travail rémunérées et la présence de personnes qui sollicitent son attention n’est pas autorisée; la personne supérieure immédiate peut toutefois autoriser certaines dérogations lors de situations exceptionnelles. 

La personne salariée doit également s’assurer d’avoir un environnement de travail adéquat (espace bien aménagé, limitation du bruit, etc.) et agir selon les bonnes pratiques d’usage dans la réalisation de son travail (éthique, habillement, fond d’écran professionnel, etc.). À cet effet, les devoirs, obligations, responsabilités et normes de performance sont les mêmes que si elle travaillait sur son lieu de travail à l’Université.

Toute personne salariée qui effectue du travail à distance régulier est tenue de le faire à partir d’une adresse domiciliaire à l’intérieur de la province de Québec. Cependant, elle doit en tout temps informer sa personne supérieure immédiate de son lieu de travail à distance s’il diffère de celui prévu dans le protocole d’entente convenu entre eux. 

Dans le cadre du travail à distance ponctuel où un déplacement est exigé dans le cadre de ses fonctions, la personne salariée peut travailler dans des endroits tels que des hébergements touristiques, des lieux de villégiature, des lieux publics qu’elle juge adéquats afin d’assurer la confidentialité et la sécurité de l’information. 

L’Université tient des rencontres de travail en présentiel lorsque c’est nécessaire et n’est pas tenue d’offrir des activités en mode hybride. Au besoin, la personne salariée doit demeurer disponible pour venir sur son lieu de travail à l’Université à la demande de sa personne supérieure immédiate ou lorsqu’une situation le requiert. En effet, un horaire de travail à distance ne peut pas constituer un motif acceptable pour refuser d’effectuer des tâches ou assister soit à une réunion ou à une formation, ou à un événement où elle est attendue enprésentiel. 

En tout temps, la personne salariée doit : 

• utiliser un espace de travail sécuritaire et adéquatement organisé;
• s’assurer que l’espace de travail soit tranquille et privé, idéalement dans un bureau fermé;
• avoir un mobilier ainsi que des accessoires appropriés et ergonomiques;
• traiter les informations confidentielles en conformité avec les exigences de sécurité de l’information et de protection de renseignements personnels (exemples : documents papier sous clé et ordinateur verrouillé);
• pouvoir se connecter au réseau privé virtuel et utiliser l’ordinateur portable fourni par l’Université, le cas échéant;
• tenir ses rencontres de travail en présentiel à l’Université et non pas à une adresse domiciliaire. 

La personne salariée qui travaille à distance accepte le fait que l’Université n’est pas responsable des coûts de mise en place, de fonctionnement ni d’entretien de son espace de travail à son adresse domiciliaire, comme les frais d’utilisation de données Internet parexemple.

La Directive relative au remboursement des frais de déplacement (Directive 2600-013) s’applique lors des déplacements à des fins professionnelles effectués par la personne salariée qui travaille à distance. Ainsi, les frais engendrés pour ces déplacements sont remboursés à partir de l'endroit désigné comme son espace de travail à l'Université. 

S’il y a un déplacement lors d’une journée de type hybride afin d’effectuer du travail à distance et en présentiel, ce déplacement doit être fait en début de journée ou sur l’heure du dîner et non durant les heures de travail.

La personne salariée qui travaille à distance doit respecter son horaire de travail régulier prévu à ses conditions de travail. Le gestionnaire doit s’assurer que l’horaire régulier de travail est appliqué selon les modalités de l’organisation du travail de son unité. Les journées de travail prévues à distance ne peuvent pas être reprises si la modalité change pour un travail sur son lieu de travail à l’Université. 

Les règles habituelles relatives aux demandes et aux autorisations continuent de s’appliquer en matière d’absences, de retards, de départs hâtifs, d’accumulation de temps et d’heures supplémentaires, sauf si convenu différemment avec sa personne supérieure immédiate.

Si des circonstances font en sorte que la personne salariée ne peut pas effectuer sa prestation de travail lors de pannes électriques ou informatiques par exemple, elle doit trouver une solution afin de pallier la situation et communiquer avec sa personne supérieure immédiate afin d’en discuter avec elle.

Durant les heures régulières de travail, la personne salariée qui travaille à distance doit pouvoir être jointe en tout temps avec les outils technologiques rendus disponibles par l’Université selon les modalités convenues avec son gestionnaire, comme si elle était en présentiel à l’Université. 

Lorsque la personne salariée participe à une rencontre à distance, à moins d’avis contraire, elle doit ouvrir sa caméra en tout temps.

Liens utiles: 

• Téléphone logiciel (Cisco Jabber)
• Réunions virtuelles

Comme le travail à distance s’accomplit sur une base volontaire, la personne salariée doit s’assurer d’avoir l’équipement nécessaire pour accomplir ses tâches. Néanmoins, afin d’assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données et des informations, l’Université fournit aux personnes salariées certains équipements informatiques. Le protocole d’entente prévoit l’identification du matériel utilisé appartenant à l’Université et la personne salariée devra prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger les biens de l’Université. 

Ainsi, la présente Directive prévoit que, graduellement, dans le respect des ressources financières et matérielles disponibles, l’Université fournisse à toutes les personnes salariées qui effectuent du travail à distance un ordinateur portable et un micro-casque, à l’exception du personnel enseignant qui bénéficie d’autres modalités. Au besoin, la personne salariée peut demander à la direction de l’unité un écran, un clavier et une souris. 

Quant à l’utilisation de fournitures de bureau, la personne salariée peut s’approvisionner de fournitures disponibles dans son unité pour effectuer ses tâches à distance, telles que des crayons, du papier d’impression, etc. Cependant, il n’est pas possible pour elle d’acheter ces fournitures et de demander un remboursement. Enfin, tout achat de fournitures non disponibles dans son unité, comme une cartouche d’encre pour une imprimante, n’est pas remboursé par l’Université.

Liens utiles :

• Rubrique « Outils informatiques »

La personne salariée qui travaille à distance est assujettie aux mêmes règles d’éthique et de confidentialité que si elle travaillait en présentiel à l’Université. Elle doit mettre en place un espace de travail privé ou délimité et sans accès à d’autres personnes durant les heures de travail régulières. Elle doit avoir les outils de travail nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de tous les documents de l’Université ainsi que de ses communications. Lorsqu’elle travaille à distance, elle demeure assujettie aux politiques, règlements et directives de l’Université. 

Les produits, documents et dossiers développés pendant le travail à distance sont tout autant la propriété de l’Université et doivent être créés et conservés dans l’environnement numérique de l’unité (ex : espace de stockage, espace infonuagique, etc.). 

La personne salariée consent à ce que tous les dossiers et documents fournis par l’Université demeurent la propriété de l’Université. Enfin, tout incident de confidentialité doit être signalé immédiatement au Secrétariat général.

La personne salariée qui travaille à distance doit respecter les politiques et procédures en matière de sécurité de l’information en vigueur à l’Université. Elle ne doit pas compromettre la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données et des informations de l’Université. 

Elle doit également prendre les mesures nécessaires pour protéger en tout temps les documents relatifs à son travail, notamment lors du transport. Elle doit conserver les documents confidentiels papier dans un endroit verrouillé (pièce, meuble ou classeur), et doit ultimement les rapporter à l’Université. Il est important de disposer adéquatement de tous les documents confidentiels de l’Université sur les lieux de travail dans les endroits prévus à cette fin. 

La personne salariée s’engage également à prendre toutes les mesures appropriées pour s’assurer que personne d’autre qu’elle-même ne puisse accéder, notamment à l’équipement ou aux informations confidentielles papier ou numériques en s’assurant que la protection par mot de passe est utilisée et que le réseau sans fil est sécurisé. 

Tout équipement utilisé pour accéder aux actifs de l’Université doit être muni d’un système d’exploitation supporté par le fournisseur et les derniers correctifs de sécurité doivent être appliqués avec diligence. Si le poste de travail personnel doit être utilisé, il doit être muni d'un antivirus à jour et activé selon les directives du Service des technologies de l’information et du chef ou de la cheffe de la sécurité de l’information organisationnelle (CSIO). 

La personne salariée qui travaille à distance s’engage à créer, modifier ou synchroniser ses fichiers dans un service infonuagique ou dans un espace de stockage institutionnel approuvé par l’Université pour en garantir la disponibilité. Tout incident de sécurité ou toute activité suspecte liée à la sécurité de l’information doit être signalé immédiatement à l’équipe de sécurité de l’information à partir du site Web de l’Université et à la direction de l’unité.

Voir aussi la section « Protection des informations ».

Afin de soutenir une organisation du travail à distance et une utilisation des espaces de travail optimales dans le respect des directives applicables à l’utilisation des locaux, des équipements et des services de l’Université, la personne salariée aura accès à un poste de travail selon les modalités suivantes : 

• pour quatre (4) ou cinq (5) jours de travail en présentiel par semaine ou pour répondre à des besoins spécifiques, elle peut bénéficier d’un poste de travail individuel;
• pour deux (2) ou trois (3) jours de travail en présentiel par semaine, elle peut bénéficier d’un poste de travail partagé. 

Quant à la personne salariée qui bénéficie d’une modalité d’exception, l’Université met à sa disposition un bureau de passage, soit un espace de travail qui est disponible sur réservation. 

Tous les membres du personnel qui effectuent du travail à distance doivent maintenir leur poste de travail propre en tout temps sur leur lieu de travail à l’Université afin de le rendre disponible à d’autres personnes.

La personne salariée qui travaille à distance et qui désire bénéficier d’un espace de stationnement sur son lieu de travail à l’Université en assume les frais conformément au Règlement de circulation et de stationnement des campus sherbrookois de l’Université de Sherbrooke (Règlement 2575-025) et à la Directive découlant du Règlement de circulation et de stationnement des campus sherbrookois de l’Université de Sherbrooke (Directive 2600-064) ou à la Directive sur la circulation et le stationnement au Campus de Longueuil de l’Université de Sherbrooke (Directive 2600-065).

La Loi sur la santé et la sécurité du travail s’applique également à la personne salariée qui travaille à distance. Elle doit donc participer avec la personne supérieure immédiate à l’identification et à l’élimination des risques physiques et psychiques sur son lieu de travail à distance, et prendre les mesures nécessaires afin de maintenir un environnement et des conditions de travail sains, sécuritaires et ergonomiques. Elle doit collaborer à l’enquête en cas de lésions professionnelles, le cas échéant. Elle accepte donc, qu’en cas d’accident, une ou des personnes représentantes de l’Université puisse venir faire enquête sur son lieu de travail à distance, moyennant un préavis raisonnable. 

Toute lésion physique ou psychique doit être signalée à la personne supérieure immédiate et à l’Université dans les meilleurs délais.

Dans le cas d’une lésion physique, la personne salariée doit contacter par téléphone le Centre opérationnel de la sécurité.

Quant à une lésion psychique et des risques psychosociaux, elle doit contacter le Service des ressources humaines. 

La personne salariée dégage finalement l’Université de toute responsabilité en cas de blessure à autrui.