APAPUS RÉGULIER

À titre de membre du personnel, un matricule d'employé vous sera attribué (code à six chiffres). Il vous suivra durant toute votre carrière à l'Université de Sherbrooke. Vous pourrez par la suite obtenir votre code d'identification personnel (CIP), lequel vous permettra d'accéder à plusieurs services informatiques, dont votre boîte de courrier électronique (@USherbrooke.ca).

• Obtenir votre CIP (code d'identification personnel) (matricule requis)

Notez bien que, si vous avez déjà un CIP à titre d'étudiante, d'étudiant ou de membre du personnel, vous n'avez pas à le réactiver.

L'authentification à deux facteurs est obligatoire pour vous connecter à plusieurs services informatiques de l'UdeS dont votre boîte de courriel. Vous devez donc configurer vos méthodes de connexion pour le deuxième facteur.

• En savoir plus sur l'authentification à deux facteurs 

Une fois vos méthodes de connexion pour l'authentification à deux facteurs configurées, vous pourrez accéder à votre boîte de courriel Office 365. Il est important de la consulter pour une première fois à partir de l'interface Web. Par la suite, vous pourrez si vous le souhaitez configurer votre boîte de courriel sur les appareils de votre choix.

• Accéder à l'interface Web pour consulter vos courriels (CIP ou adresse de courriel requis)
• En savoir plus sur le service de courriel USherbrooke

L'adresse de courriel qui vous est attribuée est communiquée dans le premier courriel reçu dans votre boîte de courriel de l'UdeS. Après avoir consulté votre boîte de courriel pour une première fois, vous pouvez également connaître votre adresse de courriel officielle @USherbrooke.ca en accédant à la page Web monIdentité.

Notez bien que, si vous avez déjà configuré vos méthodes de connexion pour l'authentification à deux facteurs à titre d'étudiante, d'étudiant ou de membre du personnel, vous n'avez pas à le refaire.

Pour la mise au point de votre dossier de paie, nous vous invitons à remplir les formulaires ci-dessous. 

Dépôt direct : 

Formulaire d'inscription au dépôt direct (joindre spécimen de chèque) 

En cas de difficulté d'accès au formulaire ci-dessus (si votre CIP ou votre lien d'emploi n'est pas encore actif), veuillez utiliser cet autre formulaire Web. Ne remplir qu'un seul formulaire. Au besoin, écrivez à paie@USherbrooke.ca. 

Impôts (documents facultatifs, à remplir et à remettre au Service des ressources humaines) : 

• Formulaire de déclaration des crédits d'impôt personnels TD1 - Fédéral 
  • Version anglaise
• Formulaire de déclaration pour la retenue d'impôt TP-1015.3 - Provincial

En savoir plus sur la rémunération et le versement de la paie

Suivant l'activation de votre CIP (code d'identification personnel) et de votre lien d'emploi, merci de remplir le formulaire d’auto-identification volontaire.

Ce formulaire est lié à Office365 (MS Forms). Si vous tentez de le remplir en étant connecté(e) au compte professionnel d'une autre organisation, vous pourriez éprouver des difficultés d'accès. Il est alors conseillé d'utiliser une fenêtre de navigation privée et de copier-coller le lien du formulaire dans la barre d'adresse URL de votre navigateur. Pour plus de détails...

REMPLIR MON FORMULAIRE D'AUTO-IDENTIFICATION

Les renseignements recueillis demeureront confidentiels. D'une part, ils permettront la mise à jour des données sur nos effectifs conformément aux exigences de la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans les organismes publics et du Programme d'accès à l'égalité en emploi (PAEE).

D'autre part, ils nous permettront d'accroître nos connaissances, d'identifier plus finement les besoins de notre communauté et de poursuivre nos actions. L'Université de Sherbrooke œuvre à devenir un milieu exemplaire sur le plan de l'équité, de la diversité et de l'inclusion (ÉDI). Dans le souci du respect de ces principes qui sont en phase avec la vision, la mission et la communauté de l'UdeS, nous travaillons de façon à :

• Nous assurer que les membres des groupes désignés (les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées) obtiennent les mêmes résultats et aient droit aux mêmes avantages que toute personne;
• Favoriser le respect et la présence d'un éventail d'expériences et de vécus différents;
• Mettre en place des mesures visant à consolider un environnement respectueux et ouvert. 

En savoir plus sur l'équité, la diversité et l'inclusion à l'UdeS 

Lors de votre rencontre au Service des ressources humaines (Campus principal, B1-1032), veuillez déposer les documents suivants : 

• Certificat de naissance ou passeport (copie du document officiel)
  • Pour obtenir votre certificat de naissance : Directeur de l’état civil
• Diplômes ou relevés de notes (copie des documents officiels)

Vous désirez ou ajouter/modifier des coordonnées professionnelles au bottin universitaire (bureau, téléphone, etc.) ou mettre à jour votre adresse personnelle à la suite d'un déménagement ? Vous souhaitez que l'on vous identifie selon un prénom, un nom ou un genre qui diffère de celui ou ceux apparaissant sur vos documents légaux? Cliquez sur le bouton ci-dessous!

Consulter la rubrique Mon profil UdeS

En plus de permettre de vous identifier, «Ma carte UdeS» offre des avantages pratiques. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour savoir comment vous la procurer selon votre campus.  

Consulter la rubrique Ma carte UdeS

Les conditions de travail du personnel de l'Université sont régies par des conventions, protocoles d'ententes, règlements et lettres d'entente. 

Accéder à la rubrique Convention APAPUS

• Formulaire d'adhésion APAPUS (site du syndicat)

Se former sur l'enjeu des violences à caractère sexuel (VACS), c'est œuvrer à faire de l'UdeS une université ouverte, respectueuse, engagée et exempte de VACS. En tant que membre du personnel de l'Université de Sherbrooke, vous devez suivre une formation obligatoire visant à prévenir et à combattre les VACS. En vertu de la loi provinciale et de la Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel de l'UdeS, toute la communauté universitaire doit suivre une formation sur une base annuelle. 

Principaux objectifs : 

• Favoriser un climat de travail respectueux
• Démystifier les types de violence à caractère sexuel
• Comprendre ce que signifie le consentement
• Donner des outils pour intervenir en cas de VACS
• Savoir comment soutenir les victimes
• Clarifier ce qu'est une relation d'autorité
• Savoir qu'il existe un code de conduite à l'UdeS
• Prendre connaissance des ressources disponibles

Les formations sont accessibles sur Moodle dès que vous avez un lien d'emploi actif. Il est recommandé de suivre la formation de base «Prévenir et combattre les VACS» (durée : env. 45 minutes) au cours du premier mois suivant votre entrée en poste.  Nous vous incitons également à suivre les deux formations complémentaires, soit «Banalisation des VACS» (18 minutes) et enfin «Prévenir, agir et soutenir» (9 minutes). 

Accéder aux formations sur les VACS 

Dans le cadre de votre emploi, vous êtes et vous serez appelé à être en contact avec divers types d’information au sein de votre faculté ou service. Conséquemment, il est possible que vous ayez accès, volontairement ou non, à certains renseignements de nature confidentielle ou autres informations qui présentent une valeur économique, administrative et légale.

Dans ce contexte, nous tenons à vous rappeler votre obligation de respecter et de protéger la confidentialité de ces renseignements, comme le stipule l’article 2088 du Code civil du Québec :

« Le salarié, outre qu’il est tenu d’exécuter son travail avec prudence et diligence, doit agir avec loyauté et ne pas faire usage de l’information à caractère confidentiel qu’il obtient dans l’exécution ou à l’occasion de son travail. »

Les informations privilégiées de nature confidentielle constituent un bien de l'Université. Dans le cadre de votre mandat et subséquemment, vous êtes donc responsable de :

• ne pas utiliser ces informations à des fins personnelles;
• recevoir, traiter et maintenir confidentielle toute information qui le requiert;
• accéder uniquement aux informations confidentielles requises et autorisées dans le cadre de vos fonctions;
• limiter la communication interne de toute information confidentielle aux seules personnes qui ont véritablement besoin de la connaître;
• éviter de divulguer ou transmettre à des tiers des informations à moins d’obtenir une autorisation formelle de l’établissement ou d’en être tenu à des fins légales;
• assurer une vigilance constante lors de l’utilisation des médias sociaux afin de ne pas laisser filtrer des informations confidentielles;
• ne faciliter en aucun cas l’accès aux informations confidentielles à des personnes non autorisées et aviser rapidement les autorités facultaires compétentes de toute situation où l’accès à des informations confidentielles par une personne non autorisée est suspecté.

Nous savons que vous êtes déjà sensible à la notion de confidentialité. Nous souhaitons simplement vous rappeler que l’obligation de loyauté et les responsabilités à l’égard des renseignements confidentiels sont applicables pour toute personne employée, peu importe son statut ou l’emploi qu’elle occupe au sein de l’organisation. La confiance relative au professionnalisme ainsi qu’au respect de la confidentialité accordée par les partenaires aux membres de l'Université est indispensable aux activités de cette dernière. Il importe donc que l’ensemble du personnel de l'Université poursuive des standards éthiques élevés.

L'utilisation des actifs informationnels de l'Université de Sherbrooke pour participer à des activités d'enseignement, de recherche, de création, de gestion, de service à la collectivité et de vie étudiante, doit se faire en conformité avec différentes politiques et directives. Il en est de même pour le traitement de l'information détenue par l'Université.

Saviez-vous que certaines situations peuvent compromettre la sécurité des informations de l’Université? Il est de votre responsabilité de protéger les informations auxquelles vous avez accès.

• Participez à des formations en ligne
• Prenez connaissance des bonnes pratiques pour prévenir les menaces 
• Consultez le cadre normatif à respecter (politique, directives et procédure)
• Signalez un incident et demandez au besoin des précisions 

Depuis la mise en place de la Procédure de gestion des incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel, toute personne faisant partie de la communauté universitaire se doit de signaler les incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel et d'en aviser sa supérieure ou son supérieur dans les plus brefs délais.

Vous envoyez un courriel contenant des renseignements personnels à la mauvaise personne? Signalez-le.
Vous perdez ou retrouvez un ordinateur, une clé USB, une mallette? Signalez-le.
Vous êtes victime d'un pirate informatique ou d'un hameçonnage? Signalez-le.
Ça peut arriver à tout le monde!

Signaler un incident

Sous certaines conditions, l'Université accorde un remboursement aux membres de son personnel régulier pour couvrir, le cas échéant, leurs frais de déménagement à l’occasion de leur entrée en fonction ou, subséquemment, lorsque requis de déménager à la demande de l’Université pour exercer leurs fonctions.

• Directive relative au remboursement des frais de déménagement de membres du personnel (2600-010)

Ci-dessous, vous trouverez des références utiles lors d'un déménagement. 

Préférence Estrie : Il s'agit d'un service créé grâce à l'initiative de partenaires institutionnels et privés de la région de l'Estrie. Il a comme mandat de soutenir le recrutement, l'intégration et la rétention de personnel hautement qualifié dans notre région. Il est aussi une ressource d'accueil pour la famille, pouvant venir en aide à la recherche d'emploi pour la personne conjointe, l'aide à l'installation (logement, garderie, etc.) et à l'intégration communautaire (vie sociale, etc.).

Habitation

• Ville de Sherbrooke
• Groupe Uni-logi - Banque de logements
• Groupe Facebook UdeS - Logements Sherbrooke 
• Chambre immobilière de l'Estrie
• Service d'hôtellerie sur le Campus principal 

Famille

• Services pratiques pour la famille offerts sur nos campus ou à proximité 
  • Services de garde (CPE)
• Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke
• Association des écoles privées de l'Estrie

Santé

• Guichet d'accès à un médecin de famille, liste des cliniques médicales, etc.
• Régie de l'assurance maladie du Québec (inscription, carte, etc.)

Au moment où vous devenez admissible au régime d'assurance collective, l'équipe de la santé organisationnelle du Service des ressources humaines (Section développement et santé organisationnels) communique avec vous par courriel pour procéder à votre adhésion au programme qui s'applique à votre groupe d'emploi. 

Consulter la rubrique du programme d'assurance Flex

Au moment où vous devenez admissible au Régime de retraite de l'Université de Sherbrooke (RRUS) selon les critères établis, l’équipe du Service des ressources humaines (Section de l’administration du régime de retraite) communique avec vous par courriel pour procéder à votre adhésion.

Consulter la rubrique Régime de retraite

À titre de personne salariée de l’Université de Sherbrooke, vous avez la possibilité de participer au Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif de l’UdeS. Sur une base volontaire, le REER collectif vous permet d’accumuler de l’épargne-retraite en toute simplicité. Ainsi, lorsque vous demandez à ce que vos cotisations soient prélevées directement sur votre paie, vous pouvez bénéficier immédiatement d’une économie d’impôt.

Consulter la rubrique REER collectif

Plusieurs ressources sont à la disposition des membres de notre personnel. Prenez-en connaissance pour pouvoir en bénéficier ainsi que pour rappeler aux collègues que des services sont là pour les aider. 

Consulter la rubrique soutien au personnel

La vie de campus comporte son lot d'avantages complémentaires! Découvrez les différents atouts qui s'offrent à vous et aux membres de votre famille. 

Consulter la rubrique Avantages

L'UdeS compte trois campus, avec un parc immobilier de plus de 70 bâtiments et de nombreux espaces verts. Nous vous proposons quelques liens utiles pour vous aider à vous repérer dans votre nouveau milieu de vie et de travail. 

• Plans des différents campus, accès routiers, stationnement
• Survol de chacun des campus (services, atouts, etc.)
• Visites guidées en vidéo :  
  • Campus principal (capsule présentée par notre communauté étudiante!)
  • Campus de Longueuil 

En téléchargeant l'application mobile SécuritéUdeS, notez que vous aurez aussi accès, en deux clics rapides, aux cartes des lieux. 

Nous vous invitons à prendre connaissance des mesures prévues en cas de situations d'urgence (ex. : incendie, accident impliquant des matières dangereuses, premiers soins, etc.). 

Nous vous recommandons également de télécharger l'application mobile Sécurité UdeS. Il s'agit d'un outil pratique qui vous permet de rapporter en un clic une urgence, de signaler toute situation, de localiser les défibrillateurs, d'être au fait des procédures d'urgence, de demander un raccompagnement sécuritaire, etc. 

Accéder au site des mesures d'urgence

Découvrez et profitez d'une multitude d'outils et d'informations pratiques!  

Consulter la rubrique Services informatiques

Une vaste gamme d'outils aux couleurs de l'UdeS est disponible. Signature institutionnelle, couvertures de documents, modèles de présentation PPT, cartes professionnelles, etc. 

Consulter la rubrique Outils numériques, imprimés et promotionnels

Pour valoriser l’emploi et la qualité du français et favoriser l’apprentissage d’autres langues ainsi que la connaissance d’autres cultures, nous vous proposons des guides, des outils et des services. Dans cette rubrique, vous trouverez également une liste de sigles, d'acronymes et d'abréviations couramment utilisés au sein de notre organisation. 

Consulter la rubrique Français et autres langues

Le développement durable, la couleur de l'UdeS, se traduit par l'intégration des principes environnementaux et responsables dans l'ensemble de ses activités. À titre de membre du personnel, nous vous incitons à poursuivre nos efforts et nos avancées dans cette voie.

Découvrir l’université verte

Au fil de votre intégration à l'UdeS, vous découvrirez ses mille et une facettes. Voici quelques liens utiles de notre site Découvrir l'UdeS pour vous aider à mieux connaître votre nouvelle organisation et son fonctionnement : 

• UdeS en chiffres 
• Équipe de direction
• Instances supérieures
• Politiques, règlements, procédures et autres documents officiels
• Plan stratégique
• Engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion
• Santé organisationnelle
• Organigramme

Pour vous aider à vous familiariser avec notre jargon universitaire, nous vous invitons également à consulter une liste de sigles, d'acronymes et d'abréviations couramment utilisés au sein de notre organisation. 

Soucieuse du respect des individus, l'Université de Sherbrooke a adopté des politiques et des règlements dont vous pourrez prendre connaissance par le biais du site Internet en suivant ce lien : 

https://www.usherbrooke.ca/decouvrir/a-propos/documents-officiels

Voici quelques-uns des sujets qui font l'objet d'une politique ou d'un règlement :

• Prévention et cessation du harcèlement et de la discrimination et promotion et protection de la liberté universitaire
• Formation continue
• Approvisionnement responsable
• Santé et sécurité en milieu de travail et d'études
• Utilisation, gestion et sécurité des actifs informationnels
• Sécurité de l'information
• Intégrité en recherche
• Conflits d'intérêt
• Environnement sans fumée et usage responsable du cannabis
• Violences à caractère sexuel 

Peu importe notre rôle et nos fonctions, notre écoute, notre bienveillance et notre générosité peuvent contribuer au bien-être et à la réussite de nos étudiantes et étudiants.

• Agir comme aide à la vie étudiante
• Offrir un emploi étudiant
• Faire un don à La Fondation
• Connaître les ressources dédiées aux étudiantes et étudiants

Les campus de l'Université de Sherbrooke offrent une incroyable diversité d'activités pouvant convenir à tous les goûts.

Les membres de la communauté universitaire sont, à l'occasion, conviés à différents événements institutionnels : cérémonies de reconnaissance, fête du Nouvel An, Journées du personnel, etc. 

Les occasions de célébrer et de resserrer les liens ne manquent pas!

Connaître les dates des événements de reconnaissance du personnel

Accéder au Calendrier universitairE (tous les événements)