Conflits d'intérêts

Vous avez connaissance d’un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent? Vous avez le devoir moral de faire un signalement. 

• Un signalement peut être fait par tout membre de la communauté universitaire et personne visée par la Politique sur les conflits d'intérêts, ainsi que toute cliente ou tout client, toute
  fournisseuse ou tout fournisseur, partenaire ou autre tiers ayant connaissance d’un conflit réel, potentiel ou apparent.
• Le traitement de tout signalement fait selon la procédure est assuré de façon confidentielle. La personne qui effectue le signalement peut autoriser la divulgation de son identité dans le formulaire.
• L’Université s’engage à protéger de toutes représailles les personnes qui feront des signalements. 

Les conflits d’intérêts peuvent prendre notamment les formes suivantes :

Conflit d’engagements : 

Un conflit d’obligations qui se produit notamment quand des activités extérieures entrent en conflit avec des activités professionnelles, par exemple quand une personne chercheuse utilise le matériel ou le personnel de l’Université pour ses projets personnels.  

Conflit de rôles : 

Quand un membre doit intervenir en exerçant plus d’un rôle et que ces rôles ou leurs finalités sont conflictuels (à titre d’exemples : médecin chercheuse ou chercheur, professeure clinicienne ou professeur clinicien, membre entrepreneure ou entrepreneur ou chercheuse consultante ou chercheur consultant). Dans de tels cas, le membre doit clarifier les finalités de chacun de ses rôles et leurs implications auprès des personnes concernées. Il doit aussi s’assurer de prendre les moyens nécessaires pour éviter de porter préjudice à un tiers. 

Conflit institutionnel : 

Quand l’acteur du conflit d’intérêts est une organisation. Ce type de conflit se manifeste, par exemple lorsqu’une université compromet ses engagements vis-à-vis des normes établies comme l’objectivité scientifique ou la liberté d'enseignement pour des intérêts financiers. 

La notion de conflit d’intérêts couvre de plus les situations où pourraient coexister une relation pédagogique ou d’autorité et une relation intime telle qu’amoureuse ou sexuelle.

Un proche est : 

• Un membre de votre famille immédiate
• Une personne avec qui vous êtres en relation personnelle ou d’affaires ou avec qui vous partagez directement ou indirectement un intérêt au sens de la politique 

Voici quelques quelques exemples de situations dans lesquelles une personne serait susceptible d’être en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent : 

• Une personne exerce des activités professionnelles externes qui peuvent nuire à l’exercice de son bon jugement ou à la conduite éthique de ses tâches et responsabilités à l’Université de Sherbrooke.
• Une personne possède ou non sa propre entreprise et offre des services de consultation ou exécute des contrats, ou encore fabrique ou commercialise des biens ou des services, lorsque cela empiète sur ses obligations envers l’Université (sont exclus les services offerts ou les contrats exécutés en dehors des heures de travail auprès de membres du personnel ou d’entreprises sans que cela brime les droits de l’Université).
• Une personne utilise des services de personnes étudiantes ou stagiaires postdoctorales, ou de personnes à l’emploi de l’Université, sur lesquelles elle exerce des responsabilités académiques ou de supervision, pour des fins autres que celles directement associées à leurs recherches à l’Université.
• Une personne embauche, supervise ou évalue une personne proche ou intervient ou traite son dossier.
• Une personne utilise des ressources de l’Université (personnel et services, locaux, équipement, matériel) à des fins autres que celles reliées à ses tâches et responsabilités à l’Université.
• Une personne utilise de l’information confidentielle ou des résultats de recherche auxquels elle a accès dans le cadre de ses fonctions à l’Université à des fins personnelles, pour des activités externes ou pour une entreprise externe.
• Une personne utilise le nom de l’Université ou son statut de membre de la communauté universitaire dans des ententes ou contrats conclus à titre personnel avec des tiers, d’une façon pouvant laisser croire que l’entente ou le contrat est conclu avec l’Université, ou qu’elle s’en porte garante ou y est impliquée de quelque façon que ce soit.
• Une personne utilise le nom de l’Université ou son statut de membre de la communauté universitaire, contre rémunération ou autres avantages, pour faire la promotion d’un produit, d’un service, d’un procédé ou d’une technologie.
• Une personne accepte des cadeaux, des voyages ou services pour son usage personnel de la part de personnes ou d’entreprises faisant affaire ou désirant faire affaire avec l’Université.
• Une personne, son entreprise, ou, à sa connaissance, un de ses proches bénéficie ou est susceptible de bénéficier ou de profiter d’un avantage (pécuniaire ou non pécuniaire) de la part d’un tiers, d’une entreprise externe dont les activités sont reliées à ses obligations en tant qu’employée ou employé à l’Université.
• Une personne siège, avec une personne proche, sur un comité d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse ou elle codirige, avec une personne proche, une étudiante ou un étudiant aux cycles supérieurs.
• Une personne acquiert, sous le couvert de la recherche et dans certains cas en contrevenant aux lois de pays étrangers, des biens culturels aux fins de profits personnels, d’enrichissement de collections privées ou de commerce.
• Une personne ou, à sa connaissance, un de ses proches occupe ou occupera un poste de gestion ou de membre d’un conseil d’administration ou d’un conseil de direction d’une entreprise ou d’un organisme externe dont les activités sont reliées à ses activités universitaires.
• Une personne membre d’un comité d’évaluation doit évaluer une demande ou un établissement envers lequel elle démontre un intérêt personnel ou professionnel.
• Une chercheuse ou un chercheur fournit une lettre d’appui à une demande de bourse de recherche soumise par sa personne conjointe et en assure la supervision, sans dévoiler la relation de couple dans la demande.

La majorité des conflits d’intérêts peuvent être gérés très simplement, en adoptant des mesures appropriées qui assurent une prise de décision intègre et responsable.

Ci-dessous, vous trouverez des exemples de mesures qui pourraient être identifiées dans le cadre du traitement d'une déclaration de conflits d'intérêts.

Quelques exemples de mesures en lien avec une personne proche : 

• S’abstenir de participer à un processus de sélection d’embauche d’un membre de sa famille ou d'une personne proche et déléguer cette tâche à une autre personne impartiale.
• S’abstenir d’évaluer ou de s’impliquer dans les décisions en lien avec un membre de sa famille ou une personne proche (sous sa supervision ou non) et déléguer cette tâche à une autre personne impartiale ou se retirer du comité.
• Obtenir au préalable une autorisation du Service des ressources humaines avant l’embauche d’un membre de sa famille ou d’une personne proche.
• Éviter d'octroyer des contrats à des membres de sa famille ou à des proches et, si cela est inévitable, obtenir des soumissions écrites de différents prestataires de services selon les règles d’approvisionnement de l’Université.
• S’abstenir de participer à tout processus de sélection ou décision lié à un appel d’offres où une entreprise dans laquelle une personne proche occupe un poste pourrait soumissionner.
• S’engager à ne pas participer à la négociation ou à la conclusion de toute entente, tout contrat ou toute convention entre l’Université et l’un de ses proches ou l’une des sociétés dans lesquelles elle a un intérêt.

Quelques exemples de mesures en lien avec des activités externes :

• Déléguer la gestion du personnel et des budgets (demande de paiement, de remboursement ou de rémunération) à une tierce personne indépendante du conflit d’intérêts.
• Obtenir une préautorisation de sa personne supérieure immédiate ou de la personne désignée pour tout paiement ou déboursé des comptes institutionnels à elle-même, un membre du personnel, un actionnaire, un administrateur, un dirigeant ou tout autre personne ou entité corporative à laquelle la personne est liée ou détient des intérêts.
• S’abstenir de participer à tout processus de sélection ou décision lié à un appel d’offres où une entreprise dans laquelle elle est actionnaire pourrait soumissionner.
• S'engager à déclarer aux personnes étudiantes sous sa direction son implication dans une compagnie, une société, un OBNL ou une ONG lorsque le projet traite d’un sujet en lien avec un de ceux-ci.
• S’engager à déclarer aux personnes étudiantes l’existence de préoccupations commerciales, privées, partenariales en lien avec son conflit d’intérêts.
• S'engager à informer les personnes étudiantes et le personnel impliqués de conflits d'intérêts potentiels et de ne jamais les pénaliser en raison d'activités corporatives externes.
• S'engager à ne pas utiliser les ressources de l'Université pour des activités liées à des sociétés privées sans entente contractuelle préalable.
• S’engager à ne pas diriger des données, des informations confidentielles ou exclusives ou des ressources institutionnelles vers une société, un OBNL, une ONG ou un partenaire sans un encadrement contractuel.
• S’engager à ne pas utiliser le nom et le logo de l’UdeS pour elle ou ses entreprises sans autorisation écrite préalable de l’UdeS.
• Ne pas utiliser la signature officielle ou l'adresse courriel institutionnelle de l'UdeS pour ses activités entrepreneuriales.