Mon développement - Demandes

La plateforme « Mon développement » traite pour l'instant seulement les demandes de participation à des activités de développement de courte durée pour les groupes d'emploi visés. 

Quelques exemples : 

• Conférence
• Atelier
• Colloque
• Séminaire
• Formation non créditée 
• Formation créditée de courte durée
• Etc. 

Pour les demandes de participation à des programmes d'études ou des activités de groupe, consultez cette page où vous retrouverez modalités relatives aux différents groupes d'emploi. 

Vous n'avez PAS à soumettre de demande de participation par le biais de la plateforme « Mon développement » pour les formations suivantes (vous devez simplement vous y inscrire) : 

• Ateliers du parcours de développement ELAN (personnel de soutien)
• Activités de développement du programme AGIR (personnel cadre)
• Conférences en lien avec la santé psychologique offertes par l'UdeS à son personnel

Cette nouvelle plateforme pour soumettre une demande de participation à des activités de développement individuel de courte durée s’adresse uniquement aux groupes d’emploi suivants :

• Personnel chargé de cours rattaché au SCCCUS
• Personnel de soutien rattaché au SEESUS
• Personnel professionnel rattaché à l'APAPUS
• Personnel cadre rattaché à l'APCUS
• Personnel non syndiqué (soutien, professionnel et cadre non couvert par une convention ou un protocole) 

Pour les autres groupes d'emploi, les procédures sont inchangées. Reportez-vous au besoin à votre convention collective ou protocole d'entente.  

Un résumé des modalités relatives aux activités de développement de chacun de ces groupes d’emploi (admissibilité, délai, etc.) est diffusé sur cette page Web : 

https://www.usherbrooke.ca/personnel/developpement/activites-de-developpement

Pour tout autre groupe d’emploi, veuillez vous reporter à la convention collective, au protocole d'entente ou à la directive ou règlement applicable. 

Au besoin, écrivez à :  srh_dev_competences@USherbrooke.ca 

Si par exemple vous êtes à la fois membre du personnel chargé de cours rattaché au SCCCUS et d’un autre groupe d’emploi admissible, vous devez indiquer dans votre demande celui qui correspond : 

1. au besoin de perfectionnement que vous soumettez

   OU 

2. à votre groupe d’emploi principal 

Dans votre demande de participation à une activité de développement, vous devez indiquer l’unité administrative (faculté, centre ou service) dans laquelle vous évoluez. 

Si vous œuvrez dans plus d’une unité administrative, vous devez identifier dans votre demande de participation : 

1. celle en lien avec votre besoin de développement 

   OU

2. votre unité principale 

Lundi 28 septembre 2026 : Activation de la plateforme « Mon développement » 

À partir de cette date, le personnel des groupes visés devra soumettre toute nouvelle demande par le biais de cette plateforme, et ce, pour les activités de développement individuel de courte durée. Les formulaires en format Word et PDF ne seront plus acceptés par courriel. 

Pour les autres autres groupes d'emploi ainsi que les autres types d'activités de développement, les procédures sont inchangées. 

NON. Il est important d'éviter la duplication des demandes. Si vous avez soumis une nouvelle demande par courriel avant le lancement de la plateforme, elle sera traitée selon l'ancien processus. Vous n'avez pas à la soumettre à nouveau. 

Un guide pas à pas, avec des explications détaillées et des captures d'écran, est mis à la disposition du personnel pour l'aider à préparer, à soumettre et à consulter ses demandes de participation par le biais de la nouvelle plateforme. 

Consulter le Guide pas à pas

En cas de besoin, vous pouvez également écrire à : SRH_Dev_Competences@USherbrooke.ca

Le délai minimal est inchangé. 

Vous devez soumettre votre demande de participation COMPLÈTE au moins 3 semaines AVANT la date de début de votre activité. 

Dans les champs de la plateforme « Mon développement », vous ne pourrez pas sélectionner une date inférieure à ce délai. 

Les demandes incomplètes seront retournées et traitées comme de nouvelles demandes une fois complétées en bonne et due forme. Le délai minimal de 3 semaines avant l’activité doit être respecté. 

Si votre demande de participation est jugée incomplète, des précisions et des modifications vous seront demandées, ce qui aura pour effet d’entraîner des délais additionnels. 

Une fois complétée en bonne et due forme, votre demande sera alors traitée comme une nouvelle demande, et ce, toujours sous réserve du délai minimal de 3 semaines avant le début de l'activité. Si ce délai minimal n'est plus respecté, votre demande sera alors jugée non recevable (hors délai = refus).

• Lors d’un déplacement à l’étranger, lorsque la durée du déplacement ou le décalage horaire le justifie, l’Université peut rembourser les frais de déplacement encourus pour un maximum de deux journées avant l’activité et un maximum d’une journée après l’activité selon la destination.
• La prolongation d’un séjour pourrait être autorisée dans la mesure où il est démontré que celle-ci entraîne des économies.
• La prolongation d’un séjour à des fins personnelles peut être autorisée à la condition que celle-ci n’entraîne aucune dépense supplémentaire pour l’Université. Seule la portion des dépenses imputables aux activités professionnelles sera remboursée. 

Référence : 

• Directive relative au remboursement des frais de déplacement (2600-013), section 2.4 

En complément : 

• Quelles informations additionnelles dois-je fournir dans ma demande de participation si je souhaite prolonger mon séjour à des fins personnelles? 

Si vous prolongez votre séjour à des fins personnelles, vous devez joindre dans vos pièces justificatives deux estimations de coûts (comparatif) à votre demande de participation :

1. Estimation des coûts selon les dates de séjour autorisées en vertu de la Directive 2600-013 
   (maximum 2 jours avant et 1 jour après la tenue de l’activité de développement). 
2. Estimation des coûts pour les dates de la prolongation de votre séjour à des fins personnelles. 

Dans la plateforme « Mon développement », dans le champ « Coût du billet d’avion aller-retour admissible au remboursement », vous devez indiquer le coût le moins élevé entre le billet pour les dates autorisées et le billet avec prolongation. C’est le coût le plus bas qui sera remboursé. 

Lors de l'achat de votre billet

À la date à laquelle vous achèterez votre billet aller-retour, il est possible que les frais diffèrent de ceux obtenus lors des estimations recueillies. Il est donc demandé de produire à ce moment un nouveau comparatif montrant le coût du billet aller-retour pour les dates de séjour autorisées à des fins professionnelles en vertu de la Directive 2600-013 (maximum 2 jours avant et 1 jour après la tenue de l’activité de développement). 

• À fournir lors de votre demande de remboursement

À la date à laquelle vous achèterez votre billet aller-retour (suivant l'acceptation de votre demande de participation), il est possible que les frais diffèrent de ceux obtenus lors des estimations recueillies pour votre demande de participation. 

Lors de l'achat de votre billet, il est donc demandé de produire au même moment un nouveau comparatif montrant le coût du billet aller-retour pour les dates de séjour autorisées à des fins professionnelles en vertu de la Directive 2600-013 (maximum 2 jours avant et 1 jour après la tenue de l’activité de développement). 

Dans votre demande de remboursement, en complément à votre facture, il faudra fournir ce nouveau comparatif. 

• Les pièces justificatives à joindre à votre demande de participation doivent indiquer les inclusions prévues dans les frais (activités, repas, hébergement, accès à des capsules de formation, stationnement, etc.). 
  • Si cette information n’apparaît pas sur vos pièces justificatives, veuillez l’indiquer dans la section « Informations complémentaires ».
• Si des repas sont inclus dans vos frais d'inscription ou d'hébergement, vous ne devez pas les inclure dans votre estimation de coûts à la section « per diem repas en CAD » de votre demande de participation. 
  • Vous ne pouvez pas non plus demander l'indemnité journalière pour ces repas dans votre demande de remboursement. 

Oui. Votre estimation des coûts relatifs à l'activité de développement doit inclure les taxes applicables. 

Veuillez inscrire les montants en dollars canadiens incluant les taxes applicables dans les champs à remplir. 

Si les évaluations obtenues (pièces justificatives à fournir) n'incluent pas les taxes dans les grilles tarifaires, veuillez les ajouter. Outil suggéré : 

• Calculatrice de la TPS/TVH (Gouvernement du Canada)

Non. Si des coûts sont exprimés en devise étrangère, veuillez indiquer leur valeur en dollars canadiens (CAD) en utilisant le convertisseur OANDA. 

Vous pourrez également joindre un document (ex. : capture d’écran) montrant la transaction convertie en dollars canadiens. 

L’adhésion annuelle comme membre à l’organisation formatrice sera acceptée par votre comité de perfectionnement dans la mesure où le coût total incluant les frais d’adhésion et le tarif d’inscription pour les membres est moindre que le prix régulier d’inscription. La grille tarifaire (à joindre comme pièce justificative) doit démontrer l’économie. 

Si l’adhésion annuelle (membership) donne accès gratuitement à des capsules de formation, les frais d’adhésion pourraient aussi être autorisés par le comité de perfectionnement. 

Non. Les activités à caractère social (ex. : gala, soirée sociale ou activité de réseautage) ne sont pas admissibles comme dépense remboursable dans le cadre d’une activité de développement. 

Seule l’allocation de repas (per diem) pourra vous être remboursée, conformément aux directives en vigueur.

Les coûts estimés aux fins de la demande de participation doivent être aussi complets et réalistes que possible. Les dépenses réelles pourront différer des montants estimés. 

Le remboursement sera effectué selon les dépenses réellement engagées, et ce, sur présentation des pièces justificatives (factures) et dans le respect des paramètres et des règles en vigueur. 

Pour permettre l'analyse de votre demande de participation et l'estimation complète des coûts , vous trouverez ci-dessous les informations que l'on doit habituellement retrouver sur les pièces justificatives. La liste des pièces justificatives à fournir varie notamment selon vos besoins d'hébergement et de déplacement.  

Informations sur l’activité de développement

Au moins une pièce justificative est exigée. Veuillez joindre un ou plusieurs documents (et/ou des captures d’écran) présentant les informations suivantes :

• Le programme ou l’horaire de l’activité
• Les sujets traités 
• L’objectif de l’activité de perfectionnement
• Les dates, la durée et l’endroit de l’activité
• Les coûts de l’activité, en précisant tout ce qui est inclus (inscription, matériel, repas, etc.).

Frais d'inscription 

Au moins une pièce justificative est exigée. Assurez-vous que la ou les pièces justificatives fournies présentent les informations suivantes :

• La grille tarifaire indiquant la catégorie de prix applicable à votre situation (ex. : tarif réservé aux membres, inscription hâtive, etc.). 
• La grille tarifaire démontrant, le cas échéant, que l’adhésion à titre de membre permet de réaliser une économie (soit un coût global moins élevé). Coût de l'adhésion remboursable uniquement si elle permet de réduire les frais d'inscription d'un montant égal ou supérieur, avec grille tarifaire à l’appui. 
• Les inclusions prévues dans les frais (activités, repas, hébergement, accès à des capsules de formation, etc.). Si cette information n’apparaît pas sur la pièce justificative, veuillez l’indiquer dans la section « Informations complémentaires »

Frais de déplacement en avion

Sur la pièce justificative du déplacement en avion, nous devons retrouver :

• La compagnie aérienne 
• Les dates et heures prévues de départ et de retour correspondant à la Directive (max. 2 jours avant et 1 jour après l’activité)
• L’itinéraire 
• La classe des billets (remboursement autorisé : classe économique)
• L’estimation des coûts (voir les explications additionnelles qui suivent si, par rapport aux dates autorisées, vous prévoyez prolonger votre séjour à des fins personnelles).

Si vous prévoyez des frais de stationnement à l’aéroport, votre pièce justificative devra indiquer : 

• La catégorie de stationnement 
• Les dates prévues de stationnement 
• L’estimation des coûts

Si vous prolongez votre séjour à des fins personnelles, vous devez joindre deux estimations de coûts (comparatif) à votre demande de participation : 

1. Estimation des coûts selon les dates de séjour autorisées en vertu de la Directive 2600-013 (soit maximum 2 jours avant et 1 jour après l’activité de développement). 
2. Estimation des coûts pour les dates de la prolongation de votre séjour à des fins personnelles. 

Véhicule de location, autobus et train 

Sur la pièce justificative, nous devrons trouver : 

• L’estimation des coûts
• Les dates du service de transport correspondant à la Directive 2600-013 (soit max. 2 jours avant et 1 jour après l’activité)

Hébergement

Sur la pièce justificative de l’hébergement, nous devons retrouver : 

• Le nom de l’établissement d’hébergement 
• Les dates prévues et le nombre de nuitées 
• La simulation de coûts 
  • Particularités pour le personnel chargé de cours rattaché au SCCCUS : La catégorie de chambre, ainsi que le nombre d’invités peuvent être demandés par le comité de perfectionnement du SCCCUS. Par exemple, si la réservation indique 2 invités, mais que la personne chargée de cours soumet une demande individuelle, le comité demandera également une estimation de coûts pour 1 invité.
• Les inclusions (repas, stationnement, etc.) 
  • Si les inclusions n'apparaissent pas sur la pièce justificative, veuillez les inscrire dans le champ « Informations supplémentaires ». 

• Format recommandé : PDF

Vos pièces justificatives peuvent être jointes en différents formats (PDF, JPG, DOCX, etc.). 

Il est possible de joindre des captures d'écran.

Veuillez nommer vos fichiers de façon claire en indiquant leur contenu (ex. : programme_formation.pdf; horaire_formation.jpg). 

Les liens Web ne sont PAS acceptés. 

Les liens Web ne sont PAS acceptés. 

Vous pouvez par exemple effectuer des captures d'écran des pages Web ou convertir une page Web en format PDF, en faisant ressortir les informations précises demandées. 

• Si votre demande est encore en mode brouillon : Il vous est possible dans les parties du formulaire où vous avez déposé vos pièces justificatives de supprimer des fichiers et d’en télécharger de nouveaux.  
• Après avoir soumis votre demande de participation en ligne, lorsque le Service des ressources humaines débutera la vérification préliminaire : Vous ne pourrez plus la modifier, sauf si des personnes intervenantes dans le processus de vérification et d’analyse (Service des ressources humaines et votre comité de perfectionnement) vous demandent d'y apporter des changements ou des précisions. Dans un tel cas, vous recevrez un avis par courriel.