Cheminement d'une demande
Demandes de participation à une activité de développement individuel de courte durée
Ci-dessous, vous trouverez les grandes étapes du traitement d'une demande de participation à une activité de développement individuel de courte durée. Dans la nouvelle plateforme « Mon développement », le personnel peut suivre l'état d'avancement de ses demandes de participation dans l'onglet « Consulter mes demandes ».
Notez bien que le délai entre le dépôt d'une demande complète et le début de l'activité de développement est de minimum 3 semaines.
Nouvelle demande de perfectionnement
- Préparation de votre demande dans la plateforme « Mon développement »
- Reportez-vous au besoin au à la FAQ et au Guide pas à pas
- Enregistrement en mode brouillon qui permet de poursuivre la préparation de votre demande
- Vérification (assurez-vous de joindre toutes les pièces justificatives requises avant de la soumettre)
- Envoi de votre demande complète (délai : au moins 3 semaines AVANT le début de l'activité)
- Vous ne pourrez pas la modifier après avoir cliqué sur «Soumettre», puisque débutera la vérification préliminaire par le SRH
- Consultation en ligne du cheminement de votre demande (état)
Avis de la personne supérieure immédiate
Après avoir cliqué sur le bouton « Soumettre » :
- Envoi automatique par courriel à la personne supérieure immédiate pour obtenir son avis (dans le cas du personnel chargé de cours, un envoi est fait à la direction de département à titre informatif seulement)
- Rappels automatisés les 2e et 5e jours
- Cet avis sur la pertinence d'une demande permet d'alimenter l'analyse du comité de perfectionnement et d'assurer une utilisation appropriée des ressources
Vérification préliminaire par le SRH
- Après avoir cliqué sur le bouton « Soumettre » :
- Envoi automatique au Service des ressources humaines pour vérification préliminaire.
- Si la demande soumise est jugée complète par le SRH et que la personne est admissible :
- Envoi au comité de perfectionnement pour analyse.
- Si la demande soumise est jugée incomplète :
- Avis par courriel à la personne demanderesse pour l'en informer, avec consigne de consulter dans la plateforme (onglet « Notes au participant ») les modifications à apporter et/ou les informations manquantes à fournir.
- La demande devra être complétée au moins 3 semaines AVANT le début de l'activité. Sinon, elle sera refusée.
Analyse par le comité de perfectionnement
- Avis au comité de perfectionnement du groupe d'emploi visé qu'une nouvelle demande ayant fait l'objet d'une vérification préliminaire par le SRH est prête à être analysée.
- Le comité peut demander un complément d'information pour prendre une décision éclairée, en indiquant les précisions ou les pièces justificatives additionnelles requises dans la section « Notes au participant » de la plateforme. La personne demanderesse recevra alors un avis par courriel.
Décision du comité de perfectionnement
- La décision sera transmise à la personne demanderesse dans un délai maximal de 15 jours ouvrables.
- Communication par courriel de la décision du comité de perfectionnement (acceptation ou refus de la demande)
- Possibilité de consulter dans la plateforme les motifs associés à cette décision (sous l'onglet «Notes au participant»)
Tenue de l'activité de perfectionnement
Des rappels seront transmis à la personne avant et après l'activité afin de l'accompagner dans les prochaines étapes, notamment en ce qui concerne le remboursement de dépenses.
En cas d’annulation ou de report de son activité, il faut en informer dans les meilleurs délais les personnes intervenantes en écrivant à : srh_dev_competences@USherbrooke.ca
Remboursement de dépenses
La personne participante transmet à la personne responsable au sein de son unité toutes les informations requises pour la demande de remboursement :
- Courriel d'acceptation du comité de perfectionnement
- Pièces justificatives (factures)
La personne responsable des opérations dans SOFE :
- Effectue les saisies et suivis requis.