Aller au contenu

Remboursement des dépenses

1) Personnel ayant participé à une activité de développement individuel de courte durée

Au sein de votre faculté/département, centre ou service, des membres du personnel de soutien administratif sont désignés pour assurer le traitement des demandes de remboursement/paiement et en faire la saisie dans le système SOFE. 

Pour connaître les personnes-ressources désignées, adressez-vous à la secrétaire de direction de votre secteur. 

Dans l'intranet du Service des ressources financières, des formulaires pour le remboursement de dépenses peuvent être téléchargés en format Excel dans la page suivante : 

https://www.usherbrooke.ca/intranet-srf/personnel/comptabilite/remboursement-individus

En plus du courriel que vous avez reçu confirmant l'acceptation de votre demande de participation par votre comité de perfectionnement, vous devrez joindre à votre demande de remboursement une pièce justificative pour chaque dépense admissible (sauf les allocations pour les repas).

Les pièces justificatives doivent être les factures originales. On doit y retrouver :  

  • Le fournisseur 
  • Le montant payé 
  • Les taxes et numéros de taxes, si applicables 
  • La devise

Lorsqu’une facture est dans une devise étrangère, vous devez joindre un document (capture d'écran ou autre) sur lequel on peut voir votre transaction convertie en dollars canadiens (CAD). Sinon, c'est le taux du jour, au moment du traitement de votre demande dans le système SOFE, qui sera utilisé pour votre remboursement. 

Lorsqu’une facture est dans une devise étrangère, vous devez joindre un document (capture d'écran ou autre) sur lequel on peut voir votre transaction convertie en dollars canadiens (CAD). Sinon, au moment du traitement de votre demande dans le système SOFE, c'est le taux du jour qui sera utilisé pour votre remboursement. 

Veuillez joindre à votre demande de remboursement/paiement des documents non éditables. 

  • Format privilégié : PDF
  • Aussi accepté : JPG
  • À éviter : Word, Excel
  • Taille des documents : Maximum 8 Mo

Lors de votre demande de remboursement, vous n’avez pas à joindre vos factures de repas comme le remboursement est fait selon les montants forfaitaires prévus (per diem). 

Toutefois, pour les déplacements en Europe, dans des pays hors zone euro, en Asie et en Océanie, l’Université, sur présentation des pièces justificatives originales ou numérisées, peut rembourser les frais réels raisonnables de repas (réf. : Directive 2600-013, section 4.3.) 

Les dépenses ci-dessous (liste non exhaustive) ne sont PAS admissibles dans le cadre de votre activité de développement : 

  • Les repas inclus dans l'activité de développement ou l’hébergement (ne pas ajouter ces repas dans le calcul des per diem) 
  • Les dépenses personnelles ajoutées à la facture d’hébergement (achat de journaux, location de films, appels téléphoniques personnels, pourboires, minibar, buanderie, repas pris à la chambre, etc.). 
    • L'Université alloue un forfait de séjour de 7 $ pour chaque nuit en déplacement pour ces dépenses et un montant forfaitaire pour les repas (per diem). 
  • Les activités à caractère social (ex. : galas, soirée spéciale, activité de réseautage, etc.) optionnelles dans la programmation de l’activité de développement. 
    • Seule l’allocation de repas (per diem) peut s'appliquer, conformément aux directives en vigueur.
  • Portion du séjour prolongé à des fins personnelles.

Dans votre demande de remboursement, vous devrez fournir : 

  1. La facture de votre billet aller-retour avec les dates de votre séjour prolongé.
  2. Le nouveau comparatif réalisé à la date d'achat de votre billet montrant le coût du billet aller-retour pour les dates de séjour autorisées à des fins professionnelles en vertu de la Directive 2600-013 (maximum 2 jours avant et 1 jour après la tenue de l’activité de développement). 

2) Personnel de soutien administratif assurant le traitement des demandes de remboursement (SOFE)

Documentation de référence à consulter : 

Informations complémentaires :