Rôles et responsabilités dans le processus d'accueil et d'intégration
Les membres de notre personnel sont certainement les plus importantes ressources de notre institution. Afin de réaliser la mission de notre université ainsi que son rayonnement, nous avons le souci d’attirer les meilleurs talents, mais aussi de favoriser leur intégration, leur développement et leur rétention.
Afin de prendre un bon départ, le processus d’accueil et d’intégration de nos nouvelles recrues est capital. Il débute dès l’invitation à l’entrevue de sélection, où nous avons alors l’occasion de présenter les différentes facettes de l’organisation, de l’environnement et des conditions de travail.
Ainsi, avant même l’arrivée en poste d’une nouvelle recrue, il importe de prendre le temps de bien préparer son accueil et son intégration, en tenant compte dans la mesure du possible de ses besoins particuliers sur les plans personnel et professionnel. Lorsque la nouvelle recrue débutera ses fonctions, la première journée sera certes importante, mais il nous faut aussi prévoir les premières semaines et les premiers mois au sein de l’organisation pour assurer un transfert efficace de l’information, tout en effectuant des suivis réguliers.
Tous les membres du personnel de l’Université de Sherbrooke peuvent, en équipe, faire une réelle différence dans le cheminement de nos nouvelles recrues, et ce, dans le respect du rôle et des responsabilités de chacun.
En tant que nouvelle recrue, vous détenez le principal rôle du processus d’accueil et d’intégration.
Ci-dessous, vous trouverez quelques suggestions susceptibles de vous aider à vous familiariser avec votre nouvel environnement de travail, à prendre votre place au sein de votre nouvelle équipe et à devenir un membre à part entière de la communauté universitaire.
- Prenez connaissance des guides d’accueil préparés par le Service des ressources humaines ainsi que par votre unité administrative. Si vous évoluez au Campus de Longueuil, consultez également le guide pratico-pratique destiné aux membres du personnel.
- Assurez-vous de connaître et de clarifier au besoin votre description de tâches, vos mandats spécifiques et les attentes à votre égard.
- Faites preuve d’ouverture, de réceptivité.
- Démontrez votre intérêt, votre volonté de faire partie intégrante de l’équipe.
- Acceptez de participer, lorsque possible, à des échanges informels, à des activités sociales, etc.
- Suivez au besoin les formations offertes pour l’utilisation de divers outils (Office 365, Moodle, Véo, SOFE, Typo3, etc.).
- Offrez aux collègues votre aide, cherchez à apporter votre contribution et votre expérience.
- Consultez le site Internet de l’UdeS, la documentation sur les faits saillants, le fonctionnement de l’Université (statuts, documents officiels), de votre faculté et département ou service.
- N’hésitez pas à poser vos questions à votre gestionnaire (personne supérieure immédiate), à vos nouveaux collègues et à vos personnes-ressources au Service des ressources humaines. Vos commentaires et vos suggestions sont aussi les bienvenus!
L’équipe du Service des ressources humaines est responsable de fournir un soutien essentiel afin de faciliter l'intégration au sein de la communauté universitaire. Elle s’occupe, entre autres, des aspects administratifs du dossier et des conditions de travail.
Suivant une confirmation d'embauche, le Service des ressources humaines (SRH) transmet par courriel à la nouvelle recrue une communication l'invitant à prendre connaissance de la rubrique web Accueil du nouveau personnel. On y présente les actions à poser en marge de son entrée en fonction (processus administratif) ainsi que des renseignements pratiques pour lui permettre familiariser avec son nouveau milieu de travail et de vie.
Une conseillère ou un conseiller en gestion des ressources humaines du SRH rencontre systématiquement chaque nouvelle personne titulaire d'un poste régulier dans les premiers jours ou les premières semaines suivant son entrée en fonction. Parfois même, la rencontre a lieu avant son arrivée officielle.
En complément au site Web dédié au personnel de l'UdeS, le SRH présente des séances d'information «Découverte de l'UdeS» (sur inscription) qui permettent d'en apprendre davantage sur les différentes facettes de l'organisation.
À noter que le Service des ressources humaines s’occupe également de certaines démarches pour le dossier d’immigration (permis de travail), et ce, en collaboration avecUSherbrooke International et les facultés et départements concernés, puis avec la personne immigrante.
L’unité de travail (faculté, département, service, centre, institut) sera très certainement le port d’attache du nouveau membre du personnel. C’est en effet à travers elle que la nouvelle recrue tissera des liens significatifs, créera des réseaux pratiques et des partenariats forts qui lui permettront d’élargir ses collaborations auprès des autres équipes au sein de l’UdeS et des organismes externes.
Ainsi, l’unité de travail est responsable de mettre en place des actions favorisant le sentiment d’appartenance dès l’arrivée de ses nouvelles recrues. En plus de la personne supérieure immédiate, plusieurs actrices et acteurs devraient avoir des rôles déterminants à jouer pour faire une différence dans l’accueil et l’intégration.
Il est recommandé que chaque unité (faculté, centre, institut, service) se dote d'un plan général d'accueil et d'intégration correspondant à sa réalité et que ce plan soit adapté selon le profil d'emploi (fonction) de la nouvelle recrue. Le plan général de l'unité peut s'inspirer des protocoles et grilles proposés par le Service des ressources humaines. Il est important de bien clarifier dans le plan d’accueil et d’intégration les actions de chacun (qui fait quoi?).
- Avant l’arrivée de la nouvelle recrue, adapter et personnaliser le plan d'accueil et d'intégration de la nouvelle recrue puis identifier les personnes ou groupes de personnes clés afin d’assurer la réussite du plan;
- préparer l’équipe à accueillir la nouvelle recrue par le biais de diverses actions simples et concrètes ;
- partager avec la nouvelle recrue de l’information sur les enjeux, les défis, les valeurs et le fonctionnement propres à l’unité de travail;
- se montrer disponible et effectuer des suivis réguliers auprès de la nouvelle recrue pour favoriser son intégration, son bien-être et la maîtrise de ses nouvelles fonctions;
- voir au développement professionnel à court terme de la nouvelle recrue selon ses mandats et responsabilités ains que le reflet du processus de sélection (ex. : coaching, plan de développement individuel, formation par l’action, etc.).
Grandes lignes d'un plan d'accueil et d'intégration (à adapter et à personnaliser selon la fonction, les besoins et les particularités de l'unité)
La personne supérieure immédiate voit à :
- Adapter et personnaliser le plan d’accueil et d’intégration de l'unité en fonction du profil d'emploi de la nouvelle recrue et assurer la coordination de son déploiement. Dans l'Intranet du Service des ressources humaines, les gestionnaires et les personnes supérieures immédiates peuvent télécharger des protocoles d'accueil (guides et grilles).
- Confirmer la date officielle d’entrée en fonction.
- Préparer et diffuser un avis de nomination pour informer le personnel de la faculté ou du service de l’arrivée prochaine de la nouvelle employée ou du nouvel employé (présentation, date d’arrivée prévue).
- Réserver des périodes à l’agenda des différentes personnes intervenantes pour accueillir et rencontrer la nouvelle recrue.
Logistique – Outils de travail :
- Réserver un bureau, s’assurer qu’il soit dans un état impeccable, obtenir la clé à remettre à la nouvelle recrue.
- S’assurer que les équipements informatiques soient disponibles et fonctionnels.
- Demander au besoin la création d’un code d’usager SOFE OU SIGG.
- Demander l’activation de la ligne téléphonique.
- Identifier les besoins de formation pour les logiciels et autres outils tel que SOFE (à faire avant l’arrivée ou lors de l’arrivée avec la nouvelle recrue).
Le personnel responsable peut soumettre une demande de services informatiques en vue de l'arrivée d'un nouveau membre du personnel à par le biais de l'application CASIUS (Centre d'aide et de soutien informatisé de l'UdeS). Suivant votre connexion, repérez «Gestion des ressources humaines» puis «Arrivée d'un employé» dans le catalogue de services.
La personne supérieure immédiate doit être disponible pour accueillir la nouvelle employée ou le nouvel employé dès le premier jour de son arrivée afin de lui présenter, entre autres, ses nouvelles responsabilités, mais également les défis, enjeux et projets de développement de sa faculté, de son service, de sa section ou de sa division ainsi que les valeurs qui y sont privilégiées.
- Réserver du temps lors de l’entrée en fonction de la nouvelle employée ou du nouvel employé.
- Présenter l’organigramme de la faculté ou du service.
- Expliquer les responsabilités de la nouvelle employée ou du nouvel employé et lui présenter le plan de formation pour les prochains jours et les prochaines semaines.
- Préciser l’horaire de travail, les pauses ainsi que le code vestimentaire le cas échéant.
- Présence au travail pour assurer la permanence le cas échéant.
Espace de travail :
- Montrer l’espace de travail personnel, le bureau
- Remettre les clés ou code d’accès (bureau, autres locaux, casier)
Outils, ordinateur, téléphone, accès :
- Expliquer le fonctionnement du système téléphonique (appels interurbains, boîte vocale, téléphone logiciel) et mettre à sa disposition le guide d’utilisation ainsi que le répertoire téléphonique interne à la faculté ou au service, le cas échéant.
- Offrir au besoin un soutien pour l’activation du CIP, de l’adresse @ et l’ajout de coordonnées au bottin universitaire (monAccès).
- Indiquer comment obtenir un soutien informatique.
Visite guidée de la faculté ou du service :
Accompagner la nouvelle employée ou le nouvel employé lors d’une visite guidée des lieux de travail :
- Présentation des membres du personnel de la faculté ou du service (rôles et responsabilités)
- Salon du personnel, salles de repos
- Services alimentaires dans le pavillon
- Bacs pour marières recuclables et compostables
- Salles de toilette
- Emplacement où sont prodigués les premiers soins
- Information sur le courrier interne et externe
- Photocopieur
- Papeterie et fournitures de bureau
- Jumelage avec une autre personne pour une partie de la journée ou de la semaine
- Clore la première journée avec la nouvelle employée ou le nouvel employé
- Tenir une activité d’accueil. Si par exemple un comité social est en place, tenir en toute simplicité une première activité d’accueil dans une ambiance chaleureuse et sympathique.
- Effectuer un survol du site Internet/Intranet de la faculté, du département ou du service.
- Expliquer les modes de communications internes, les règlements et politiques internes de la faculté ou du service tels que la confidentialité, le contenu du dossier, l’éthique, etc.
- Effectuer un ou des suivis au cours de la semaine pour savoir comment tout se déroule, répondre à ses besoins ou ses questions.
- Assurer la coordination du plan d’intégration.
- Assurer un suivi régulier auprès de la nouvelle employée ou du nouvel employé pour favoriser son intégration, son bien-être et la maîtrise de ses nouvelles fonctions (rencontres formelles et informelles).
- L’aiguiller vers les ressources auxquelles elle peut faire appel en cas de besoin (information complémentaire, aide, etc.).
- Assurer un suivi régulier auprès de la nouvelle employée ou du nouvel employé pour favoriser son intégration, son bien-être et la maîtrise de ses nouvelles fonctions (rencontres formelles et informelles).
- L’aiguiller vers les ressources auxquelles elle peut faire appel en cas de besoin (information complémentaire, aide, etc.).
- S'il s'agit d'un membre du personnel de soutien, professionnel ou cadre, procéder à l’évaluation de rendement à l’aide du rapport type fourni par le SRH et tel que prévu à la convention collective, règlement ou protocole applicable à l’employée ou l’employé.
Depuis 2018, l’Université de Sherbrooke offre un Programme de mentorat des professeures et professeurs. Il vise à définir et à encadrer les meilleures pratiques afin de favoriser l’intégration des nouvelles professeures et nouveaux professeurs à l’Université de Sherbrooke, d’appuyer leur développement professionnel en enseignement et recherche ainsi que de les aider à assumer les autres tâches liées à leurs fonctions professorales.
Consulter le Programme de mentorat des professeures et professeurs
Les pratiques d’accueil varient d’une équipe à l’autre. Certaines unités administratives proposent une marraine ou un parrain.
Une marraine ou parrain est une personne qui a été désignée par la direction de son unité pour jouer ce rôle. C’est un membre du personnel qui connaît bien le milieu de travail et qui saura guider et accompagner la nouvelle recrue dans son processus d’accueil et d’intégration pour qu’elle se sente rapidement à l’aise et en confiance. C’est un rôle qui doit être clairement défini et qui nécessite une certaine préparation avant l’arrivée de la nouvelle recrue.
Entre autres, la marraine ou le parrain devrait :
- connaître le plan d’accueil et d’intégration prévu par l’unité administrative en vue de l’arrivée de la nouvelle recrue et, tout particulièrement, les volets qui lui sont confiés à titre de marraine ou parrain ;
- faire preuve d’ouverture, de réceptivité et de disponibilité;
- prévoir un moment d'échanges informels avec la nouvelle recrue;
- offrir son aide, partager son expérience;
- s’informer régulièrement de son bien-être et l’aiguiller au besoin vers les personnes-ressources qui pourront lui offrir le soutien et l’aide nécessaires.
L’ensemble des membres du personnel au sein d’une unité seront appelés à côtoyer la nouvelle recrue et à collaborer avec elle à différents niveaux. Tous et chacun peuvent faire une différence dans la qualité de l’accueil et de l’intégration de la nouvelle recrue. Nous vous encourageons à :
- vous présenter le plus tôt possible à votre nouvelle ou à votre nouveau collègue en lui souhaitant la bienvenue;
- faire preuve d’ouverture, de réceptivité;
- participer aux rencontres ou activités visant l’accueil et l’intégration;
- prévoir un moment d'échanges informels;
- lui offrir votre aide;
- s’informer régulièrement de son bien-être et l’aiguiller au besoin vers les personnes-ressources qui pourront lui offrir le soutien et l’aide nécessaires.
À l’Université de Sherbrooke, plusieurs unités administratives ont constitué un comité social qui, par différents moyens, voit notamment à susciter des occasions d’échanges et de rassemblements au sein de l’organisation, ainsi qu’à créer une ambiance chaleureuse. Le mandat d’un comité social varie d’une unité administrative à l’autre.
À titre suggestif, voici quelques activités qui, en toute simplicité, pourraient être organisées par la direction d’une unité, avec la collaboration de son comité social :
- rassembler les collègues et la nouvelle recrue dans le salon du personnel, en début de journée ou à la pause, avec mot de bienvenue et service de café et de muffins (fonds social);
- inviter des collègues et la nouvelle recrue à un 5@7 à l’extérieur du campus (chacun paie ses propres consommations).