Télétravail

Dernière mise à jour : 5 mars 2021

Protection des informations confidentielles de l'Université

Compte tenu des circonstances exceptionnelles demandant du télétravail et dans l’objectif de maintenir et de poursuivre certaines activités prioritaires, les membres du personnel de l’Université, même s’ils travaillent physiquement ailleurs qu’au bureau, doivent continuer à se conduire de manière à protéger les documents de l’Université dont ceux renfermant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles relatifs aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel ou autres. 

Consignes relatives à la gestion des contenus numériques

Il est important de suivre les recommandations sur le plan de la cybersécurité en utilisant des logiciels à jour, notamment un antivirus. Il est également recommandé de transmettre un document contenant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles à des personnes habilitées à recevoir ces renseignements : 

  • au moyen des serveurs partagés de l’unité administrative (lecteurs P:, S:, etc.);
  • par un groupe Teams @usherbrooke;
  • par un site Sharepoint @usherbrooke.

Il est proscrit de mettre en place une « solution de contournement », comme d'envoyer des renseignements personnels ou confidentiels d'un compte de messagerie personnel ou d’utiliser une solution non approuvée par l’Université. Pour plus d’informations à cet égard, n’hésitez pas à contacter l’équipe de soutien informatique du Service des technologies de l’information au poste 74444 ou à soutienTI@USherbrooke.ca.  

Consignes relatives aux conversations et conférences

Certaines conversations comportent des éléments sensibles. Il est important que le personnel soit prudent dans ses échanges téléphoniques ou par conférence virtuelle afin de préserver la teneur confidentielle de ceux-ci en prenant soin, lorsque c’est possible, de :

  • vérifier l’identité de chaque participant à la réunion en lui demandant de s’identifier vocalement, même si le nom affiché de la personne vous est connu;
  • porter un casque d’écoute;
  • demeurer dans une pièce isolée;
  • limiter le volume des haut-parleurs;
  • informer son interlocuteur si la conversation n’est pas privée.

Consignes relatives à la gestion des dossiers papier

Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. L’unité administrative doit :  

  • rappeler les consignes tant pour le respect de la confidentialité que pour le contrôle de la sortie et du retour de ces dossiers, dont les suivantes :

    • de ne pas dévoiler, à qui que ce soit, toute information de nature confidentielle;
    • de ne pas laisser les documents/dossiers à la vue de tous au domicile familial;
    • de conserver les documents/dossiers dans le coffre (valise) de la voiture pendant le transport;
    • d’utiliser si possible un porte-documents pouvant être verrouillé;
    • de limiter les impressions de documents;
    • de conserver les documents/dossiers dans le porte-documents verrouillé si possible ou dans un endroit sécuritaire de leur domicile dès qu’ils ne sont pas nécessaires, notamment en fin de journée;
    • de déclarer immédiatement toute perte à son supérieur immédiat.

  • faire parvenir un courriel sur le sujet aux membres du personnel impliqués;
  • désigner nommément les membres du personnel autorisés à le faire.

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