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Demande de participation

Programme de télétravail régulier

Dernière mise à jour : 22 février 2022

Les membres du personnel intéressés et admissibles au télétravail régulier sont invités dans un premier temps à prendre connaissance de l’ensemble de la documentation liée au cadre de référence institutionnel, incluant les modalités d’application de la phase de projet pilote du Programme de télétravail régulier ainsi que les recommandations et des exigences présentées dans les fiches Santé et sécurité au travail (SST) et Technologies de l’information et des communications (TIC). 

Avant de soumettre une demande formelle, il est recommandé de mener une réflexion concrète en fonction de sa situation. La formation en ligne peut éclairer cette réflexion. Il est aussi recommandé de discuter de la question avec sa personne supérieure immédiate ou hiérarchique. Ces conversations permettent d’établir la cohérence de la demande et les liens avec les principes directeurs du cadre de référence. Elles doivent faciliter l'alignement et la compréhension mutuelle en vue de la mise en œuvre du travail à distance, de façon à favoriser la réussite de l’expérience de télétravail. Ce processus peut également être initié par la personne supérieure immédiate ou hiérarchique.

L’arrangement avec sa personne supérieure immédiate doit être formalisé au moyen du « Protocole d’entente de télétravail régulier », à l’intérieur duquel la personne supérieure immédiate et la personne salariée doivent aussi établir une évaluation périodique de ce mode d’organisation et y apporter les ajustements nécessaires à sa viabilité.

Nouveau formulaire de demande participation (fiches et protocole)

Le document à remplir pour soumettre une demande de participation (intégrant les fiches SST, TIC et le protocole d’entente) est maintenant accessible en format MS Forms (au lieu de PDF). Cliquez sur le bouton ci-dessous. 

Remplir et soumettre ma demande de participation 

Les demandes soumises en format PDF par courriel continueront à être acceptées, mais la version PDF demeure accessible en ligne pour consultation seulement. 

  1. La personne admissible et intéressée au Programme de télétravail régulier soumet sa demande en remplissant le formulaire MS Forms en y identifiant sa personne supérieure immédiate (approbation de niveau 1). Elle est tenue au courant du cheminement de sa demande par courriel (avec en pièce jointe une copie de sa demande en format PDF) ainsi que par le biais de notifications sur Teams.

    En cas de refus à l’un ou l’autre des niveaux d’approbation, la décision sera communiquée à la personne demanderesse qui pourra, s’il y a lieu, retourner à son formulaire déjà rempli pour réviser sa demande initiale et la soumettre à nouveau (le lien à suivre est le même pour remplir et modifier sa demande).
     
  2. La personne supérieure immédiate identifiée dans la demande reçoit un avis par courriel ainsi que par le biais de Teams l’informant qu’elle doit analyser une nouvelle demande (pièce jointe au courriel en format PDF). En toute simplicité, elle peut communiquer son acceptation ou son refus ainsi que ses commentaires.
     
  3. Suivant l’approbation par la personne supérieure immédiate d’une demande, cette dernière est automatiquement transmise à la personne identifiée responsable de l’unité (approbation de niveau 2) aux fins du Programme de télétravail régulier.
     
  1. Suivant l’approbation de la personne désignée responsable de l’unité, la demande de participation au Programme de télétravail régulier est automatiquement soumise au Service des ressources humaines (SRH). Après vérification et approbation finale, le document (fiches et protocole d’entente approuvés) est déposé au dossier d’employé. La personne dûment inscrite au Programme de télétravail régulier reçoit une confirmation par courriel du SRH, avec la consigne de suivre, si ce n’est pas déjà fait, la formation obligatoire en ligne et de transmettre son attestation de formation (badge) à sa personne supérieure immédiate.

En tout temps, la personne supérieure immédiate peut suspendre temporairement une entente pour assurer les besoins du service.

L’entente peut être résiliée sur-le-champ lorsqu’il est constaté qu’elle n’est pas respectée. Elle peut également être résiliée à la demande de la personne supérieure immédiate ou de la personne salariée à l’intérieur d’un délai raisonnable. La personne conseillère en gestion des ressources humaines de l’unité doit également en être informée.

Une demande de participation dûment approuvée devra être soumise à nouveau dans le cas d’un changement définitif (ex. : changement de poste, lieu de télétravail, nombre de jours par semaine en télétravail). Une modification temporaire peut être apportée sans la nécessité de remplir une nouvelle demande. 

Pour toute précision, écrivez à rh-teletravail@USherbrooke.ca.

Quand pourrais-je commencer le télétravail régulier?

Si votre demande est acceptée, vous conviendrez avec votre personne supérieure immédiate de la date de début du travail régulier à l'intérieur de votre protocole d'entente. Avant de débuter le télétravail régulier, vous devrez suivre la formation en ligne obligatoire