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Suivi administratif

Comité consultatif

Un comité consultatif conseille la ou le titulaire sur l’évolution de la chaire. Les membres du comité sont nommés pour cinq ans. Il se compose de la ou du titulaire, de deux experts du domaine, d’un membre de la direction de la faculté d’attache de la chaire, et d’une représentante ou d’un représentant nommé par la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable de la recherche de la faculté. Lorsqu’applicable, un membre représentant la donatrice ou le donateur siègera au comité. Ce dernier se réunit dans les trois mois qui suivent le début de la chaire, puis au moment de chaque rapport d’avancement, au plus tard deux mois après avoir reçu celui-ci. 

Questions fréquemment posées

Voici les réponses aux questions les plus fréquemment soulevées concernant le comité consultatif :

  • La section 4.3.3 dans la Politique relative aux chaires de recherche est dédiée spécifiquement à cet effet.
  • La proposition de chaire qui encadre le programme de recherche contient également une présentation ou un rappel de cette définition. L’entente signée entre l’Université et les partenaires peut aussi y référer ou en préciser la composition et le mandat.
  • Le vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures (VRRES) de l’Université de Sherbrooke, sur recommandation de la personne titulaire. La constitution du comité consultatif est également approuvée par la faculté d’attache de la personne titulaire, par le vice-doyen ou la vice-doyenne à la recherche (VDR). Le VRRES confirme les nominations par lettre officielle.
  • Les mandats des membres sont de cinq ans et renouvelables conséquemment à la poursuite de la chaire.
  • La personne titulaire fournit au Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) le nom des membres du comité, leur titre de fonction et leur adresse courriel en complétant le document intitulé Composition du comité consultatif.
  • La fréquence des réunions est indiquée dans la proposition de chaire, et dans l’entente signée avec les donateurs ou partenaires, le cas échéant.
  • Il est recommandé de tenir une réunion du comité consultatif une fois par année. La fréquence minimale, prévue dans la Politique relative aux chaires de recherche, est d’un rapport aux deux ans. Dans tous les cas, cette réunion doit avoir lieu, au plus tard, deux mois après la soumission du rapport d’activité à ses membres.
  • Toujours selon la Politique relative aux chaires de recherche, si celle-ci vient d’être nouvellement créée, une première rencontre doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent le début des activités scientifiques de la chaire.
  • Un rapport annuel d’activités doit être remis aux membres du comité avant la tenue de la réunion pour qu’ils puissent en prendre connaissance. Un document intitulé Modèle de rapport d’activités propose une structure de rédaction de base à l’intention de la personne titulaire. Cette structure peut être bonifiée par celle-ci, selon ses besoins.
  • Un rapport financier officiel, préparé par le Service des finances de l’Université, doit également être présenté aux membres du comité consultatif.
  • Le compte rendu de la réunion du comité consultatif doit être acheminé aux membres du comité consultatif ainsi qu’au Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) à la suite de la rencontre.

Une heure, mais elle peut durer jusqu’à trois heures, notamment si des présentations d'étudiantes ou d’étudiants ou de projets y sont intégrées ou des visites d’installations de recherche s’y greffent. Le tout est à la discrétion de la personne titulaire. 

Depuis 2020, cette pratique est commune et a pour avantage de faciliter l’agencement des disponibilités des membres du comité consultatif. Il peut également être envisagé de tenir des réunions sous format hybride, selon le contexte propre à chacune des chaires.  

Il est invité à remettre son appréciation du rapport d’activités, du rapport financier ainsi que ses recommandations par écrit au comité. Une discussion découlant de cet envoi pourra avoir lieu lors de la rencontre, si des éléments le requièrent.

  • La représentante ou le représentant du vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures (VRRES) s’assure que la Politique relative aux chaires de recherche de l’Université de Sherbrooke soit suivie dans le cadre des activités du comité consultatif. À ce titre, ce sont le rapport annuel, le rapport financier et les échanges lors des rencontres qui permettent de l’apprécier.
  • Dans le cadre de cette fonction déléguée par le VRRES, la représentante ou le représentant endosse la responsabilité de transmettre des informations jugées pertinentes de part et d’autre, selon la situation. Ainsi, cette personne peut être amenée à partager du contenu en provenance du VRRES auprès du comité consultatif et vice-versa. Autrement dit, elle assure la liaison entre le comité consultatif de la chaire et les différentes instances de l’Université de Sherbrooke.
  • Finalement, la personne représentant le VRRES occupe une fonction symbolique : incarner l’attention déférente qu’accorde l’Université de Sherbrooke aux partenaires associés à la chaire, qu’ils soient impliqués dans son financement, dans ses activités scientifiques ou dans son administration.

La représentante ou le représentant d’un organisme partenaire de la chaire est habituellement la personne responsable d’apprécier l’impact des recherches menées par la chaire à l’intérieur de cet organisme. Ainsi, les réunions du comité consultatif permettent de discuter de cet impact avec les représentantes et représentants universitaires et les personnes expertes indépendantes en fonction des objectifs de la chaire.

Cette personne a normalement une compréhension scientifique des travaux conduits par l’équipe universitaire, ainsi qu’une compréhension de l’intégration de ces travaux à la stratégie de développement de son organisme. Elle n’est pas l’unique canal de communication directe entre l’organisme partenaire et l’équipe universitaire. Elle joue tout de même un rôle d’importance dans la diffusion et la coordination de l’information transmise de l’équipe de recherche vers l’organisme partenaire et vice-versa.

Prolongation de la chaire

Pour diverses raisons, il peut arriver qu’une demande de prolongation de la chaire d’une année soit requise pour écouler les sommes dédiées à la programmation de recherche. Cette mesure, exceptionnelle, requiert l’accord de tous les partenaires et de la direction de la faculté d’attache de la personne titulaire. En aucun temps, cette prolongation ne doit impliquer l’apport d’un nouveau financement.

Au terme de la prolongation, tout solde sera dirigé vers un nouveau projet et la chaire prendra fin.

Le nouveau projet devra recevoir l’accord de la faculté, du Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) et des partenaires, le cas échéant. Le nouveau projet peut être placé sous la responsabilité de la personne qui était titulaire de la chaire.

Certains protocoles d’ententes avec des partenaires prévoient que le solde soit retourné au partenaire à la fin du mandat de la chaire, sans prolongation possible.

Rapport d'activités

Le rapport annuel d’activités a pour objectif de détailler aux partenaires siégeant sur le comité consultatif de la chaire l’évolution des travaux de recherche, la progression de la formation de la relève étudiante en son sein, tout en mettant de l’avant le rayonnement du titulaire et de son équipe notamment dans les médias. Autrement dit, avec le bilan financier de la chaire, il constitue le socle des discussions du comité consultatif.

Selon la Politique relative aux chaires de recherche, les informations contenues dans le rapport d’activités et le bilan financier sont du domaine public. Il appartient au titulaire de s’assurer qu’aucune information confidentielle n’y soit dévoilée. 

Le SARIC rend disponible un modèle de rapport d’activités contenant certaines suggestions de contenu pour les personnes titulaires. Celui-ci peut être bonifié ou modifié selon les besoins spécifiques de chacune des chaires de recherche de l’Université de Sherbrooke.