Dates limites internes
L’UdeS mandate le SARIC pour vérifier et soumettre les demandes de subvention de recherche de ses professeures et professeurs.
Attention, de nouvelles règles sont en vigueur depuis le 2 avril 2024.
De plus, toute demande transmise au SARIC, moins de 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
Le SARIC peut vous accompagner vers la soumission d’une demande de subvention, dès que vous commencez à y réfléchir. Ainsi, plusieurs semaines ou mois avant la date limite de l’organisme subventionnaire, le SARIC peut commencer à répondre à vos questions et commenter vos documents.
Il vous offre également son appui pour satisfaire aux nouvelles exigences des organismes subventionnaires en matière d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI), d'évaluation des risques (sécurité nationale) et de gestion des données de recherche (GDR).
Trois niveaux d'accompagnement
Pour optimiser l’efficacité des services offerts par le SARIC et permettre le traitement adéquat et optimal de toutes les demandes, trois scénarios d’accompagnement sont mis à votre disposition pour le dépôt des demandes de subvention et leur révision, et ce, depuis le 2 avril 2024.
Vous pouvez choisir le scénario qui vous convient, selon le niveau d'appui que vous souhaitez avoir*.
Scénario 1
Accompagnement complet donnant accès à l’offre complète de services du SARIC
Date limite pour transmettre vos documents au SARIC : au plus tard 10 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme
Scénario 2
Accompagnement partiel et vérification sommaire de la demande
Date limite pour transmettre vos documents au SARIC : au plus tard 5 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme
Scénario 3
Accompagnement minimal et validation de la conformité de la demande
Date limite pour transmettre vos documents au SARIC : au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme
*Attention :
- Vous devrez vous assurer de respecter le nombre de jours ouvrables minimal requis, avant la date limite du concours, pour transmettre votre demande au SARIC.
- Les dates limites indiquées dans les scénarios sont fermes. Aucune exception ne sera accordée.
- Les facultés ont leurs propres dates limites internes, assurez-vous de les connaître.
- Si votre demande de subvention implique un ou des partenaires, une évaluation des risques devra être effectuée. Cette évaluation est obligatoire.
À retenir : toute demande transmise au SARIC, moins de 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
Contactez-nous le plus tôt possible! Une demande de subvention qui a été bien préparée a plus de chances d'être financée!
Projet de recherche avec partenaires
Avant le dépôt d’une demande de subventions impliquant un ou des partenaires, une évaluation des risques doit être réalisée au SARIC et approuvée par la Faculté. Cette évaluation est obligatoire*.
Veuillez contacter le SARIC à ce sujet, à securite-recherche@USherbrooke.ca, au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme, et ce, peu importe le scénario que vous choisirez. Il n’est pas nécessaire que les autres sections de la demande soient terminées pour faire cette démarche.
Attention : aucune évaluation des risques ne sera entamée moins de 5 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme.
*Cette évaluation est nécessaire pour l'Université, même si elle n'est pas requise par l'organisme subventionnaire.
Description des scénarios offerts
Les scénarios présentés ci-dessous s’appliquent à la majorité des subventions (p. ex. : IRSC Projet, CRSNG découverte, concours CRSH, FRQSC, FRQNT, FRQS, Mitacs, fondations, organismes étrangers, etc.).
Ils ne s’appliquent pas pour les concours dont le processus est plus long tels que : les Chaires de recherche Canada, les Chaires d'excellence en recherche du Canada, les Chaires institutionnelles, les concours de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), PSOV4, Consortium Alliance, Consortium internationaux, Apogée, FNFR-Transformation. Dans ces cas, il faut valider le calendrier interne avec le SARIC.
Le scénario 1 vous permet de bénéficier de l’offre complète de services du SARIC.
Date limite à respecter : au plus tard 10 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme.
Appui offert :
- Documents lus et commentés par le SARIC, pour améliorer les chances de succès de votre demande.
- Temps garanti pour poser vos questions et discuter des stratégies à adopter.
- Possibilité de soumettre vos textes plus d'une fois et de bonifier.
Pour obtenir l'aide des conseillères et conseillers spécialisés pour la rédaction des sections portant sur l'EDI, la GDR ou la Sécurité de la recherche, veuillez prévoir au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme.
Seront commentés :
- C.V. et Programmation de recherche
- Éligibilité des candidates et candidats ainsi que des partenaires
- Budget (pour maximiser les effets de levier, admissibilité des dépenses, justificatif, FIR, etc.)
- Contributions institutionnelles ou de partenaires (y compris les lettres d'engagement). Le SARIC effectuera la démarche pour obtenir la signature du VRRES, si elle est requise.
Le scénario 1 est fortement recommandé pour les nouvelles professeures et nouveaux professeurs de l'UdeS.
Si vous optez pour le scénario 2, une vérification sommaire de votre demande sera effectuée par le SARIC.
Date limite à respecter : au plus tard 5 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme.
Format : soumettre sur le portail de l'organisme (si applicable), compléter le bordereau de transfert et y joindre une copie du formulaire de subvention (PDF). Attention, aucun document de travail ne sera accepté.
Appui offert :
- Le SARIC prendra 2 jours ouvrables pour vérifier la demande et vous la retourner avec ses commentaires.
- Une seule relecture sera effectuée (aucun aller-retour).
- L'évaluation des risques sera finalisées.
Rappel : les sections portant sur l'EDI et la GDR ne seront pas analysées.
Seront commentés :
- C.V. et Programmation de recherche (les commentaires seront limités aux éléments critiques)
- Éligibilité des candidates et candidats ainsi que des partenaires
- Conformité du budget (admissibilité des dépenses, FIR et lettres d'engagement)
- Les contributions institutionnelles (lettres d'appui) doivent être confirmées par des écrits détaillants les sources et les montants. Le SARIC effectuera la démarche pour obtenir la signature du VRRES, si elle est requise.
Pour le scénario 3, le SARIC effectuera une vérification minimale de la demande. C'est-à-dire que la demande finale est déposée au SARIC, qui en valide la conformité.
Date limite à respecter : au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme.
Attention : aucune extension ne sera accordée. Si un ou des partenaires sont impliqués, l'évaluation des risques devra avoir été complétée par le SARIC au préalable. De plus, les questions d'éligibilité des candidates et candidats ou des cocandidates et cocandidats devraient avoir été réglées en amont avec votre Faculté.
Format : soumettre sur le portail de l'organisme (si applicable), compléter le bordereau de transfert, joindre une copie du formulaire de subvention (PDF) et les confirmations écrites de toute contribution de l'UdeS (si applicable). Attention, aucun document de travail ne sera accepté.
Appui offert :
- Validation minimale de la conformité de la demande finale, puis soumission à l'organisme subventionnaire.
Seront vérifiées :
- Présence de toutes les sections, pièces et signatures exigées (aucune relecture), incluant les lettres d'engagement (il est trop tard pour obtenir une lettre d'appui du VRRES).
- Validation minimale du budget (conformité des FIR et engagements de l'UdeS).
Les avantages de s'y prendre à l'avance
De nombreux avantages sont observés pour les demandes qui sont transmises au SARIC plusieurs jours avant la date limite des organismes subventionnaires :
- Appui du personnel du SARIC, qui revoit et commente chaque année des centaines de demandes de subvention
- Appui des conseillères et conseillers spécialisés pour répondre aux exigences demandées en ce qui concerne l'EDI, la GDR et la sécurité nationale
- Taux de succès plus élevé
- Financement plus élevé
Des questions?
Pour toute question concernant les dates limites du SARIC et les scénarios d'accompagnement offerts, nous vous invitons à nous contacter par courriel à l'adresse saric@usherbrooke.ca.