Dates limites internes
L’UdeS mandate le SARIC pour vérifier et soumettre les demandes de subvention de recherche de ses professeures et professeurs.
Le SARIC peut vous accompagner vers la soumission d’une demande de subvention, dès que vous commencez à y réfléchir. Ainsi, plusieurs semaines ou mois avant la date limite de l’organisme subventionnaire, le SARIC peut commencer à répondre à vos questions et commenter vos documents.
Il vous offre également son appui pour satisfaire aux nouvelles exigences des organismes subventionnaires en matière d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI), d'évaluation des risques (sécurité nationale) et de gestion des données de recherche (GDR).
Depuis le 2 avril 2024, des dates limites internes sont en vigueur dans le but d'optimiser l’efficacité des services offerts par le SARIC et permettre le traitement adéquat et optimal de toutes les demandes.
Dates limites du SARIC* pour la vérification et la soumission d’une demande de subvention à un organisme subventionnaire (étapes obligatoires) et l'accès à l'accompagnement offert
* Les dates limites et les niveaux d'accompagnement offerts ci-dessus s’appliquent à la majorité des subventions (p. ex. : IRSC Projet, CRSNG découverte, concours CRSH, FRQ, Mitacs, fondations, organismes étrangers, etc.).
** Pour obtenir du soutien spécialisé :
Pour satisfaire aux exigences des organismes subventionnaires en matière d’EDI et de GDR, veuillez contacter les personnes-ressources au SARIC le plus tôt possible, idéalement dès que vous commencez à réfléchir au projet de recherche. Pour l'EDI : equite-diversite-inclusion@USherbrooke.ca / Pour la GDR : gdr@USherbrooke.ca
Pour les concours dont le processus est plus long (p. ex. : Chaires de recherche Canada, Chaires d'excellence en recherche du Canada, Chaires institutionnelles, concours de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), PSOV4, Consortium Alliance, Consortium internationaux, Apogée, FNFR-Transformation), veuillez contacter l'équipe des projets stratégiques du SARIC à l'adresse suivante : saric.strategique@USherbrooke.ca.
Étapes obligatoires
Évaluation des risques pour la sécurité nationale du Canada
Si votre demande de subvention implique un ou des partenaires, une évaluation des risques doit être réalisée au SARIC et approuvée par la Faculté.
Veuillez contacter le SARIC à ce sujet, à securite-recherche@USherbrooke.ca, au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme subventionnaire.
Envoi de la version finale et complète de votre demande de subvention au SARIC, qui devra valider et soumettre la demande à l'organisme subventionnaire
Votre demande doit être transmise au SARIC dans sa version finale et complète au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, sans quoi elle ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
Accompagnement offert
Deux niveaux d'accompagnement sont mis à votre disposition pour le dépôt des demandes de subvention et leur révision.
Important : L'admissibilité aux services offerts dépend de la date d'envoi de vos documents au SARIC.
L'objectif du SARIC : vous accompagner pour que votre demande soit dans le meilleur état possible au moment de la déposer à l'organisme subventionnaire.
En transmettant vos documents pour révision au SARIC au moins 10 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme subventionnaire, vous pouvez bénéficier de l’offre complète de services* du SARIC.
Mode de transmission des documents**:
- Aucune voie de transmission ni format privilégiés (courriel, portail de l’organisme, document Word ou document PDF acceptés).
- Attention : Tous les documents doivent être dans l’envoi (formulaire, budget, projet, etc.). Cela est nécessaire pour que la révision soit pertinente et optimale.
Appui offert :
- Lecture attentive et approfondie de la demande
- Documents lus et commentés par le SARIC
- Temps garanti pour poser vos questions et discuter des stratégies à adopter
- Possibilité de soumettre vos textes plus d'une fois et de les bonifier
- Révision des considérations d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI)***
- Révision du plan de gestion des données de recherche (PGD), si applicable
* Pour obtenir du soutien spécialisé, veuillez contacter le SARIC le plus tôt possible, idéalement dès que vous commencez à réfléchir au projet de recherche.
*** L’EDI sera révisé par les conseillers et conseillères à la recherche. Pour un soutien en amont, consultez les outils EDI. Pour toute question supplémentaire, contactez nos personnes-ressources en EDI : equite-diversite-inclusion@usherbrooke.ca
Seront commentés :
- C.V., programmation de recherche et tous les documents transmis
- Éligibilité des candidates et candidats ainsi que des partenaires
- Budget (pour maximiser les effets de levier, admissibilité des dépenses, justificatif, FIR, etc.)
- Contributions institutionnelles ou de partenaires (y compris les lettres d'engagement). Le SARIC effectuera la démarche pour obtenir la signature du VRR, si elle est requise.
Rappels :
1) Si votre demande de subvention implique un ou des partenaires, une évaluation des risques devra obligatoirement être effectuée. Veuillez contacter le SARIC, à securite-recherche@USherbrooke.ca, au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme.
2) ** Votre demande doit être transmise au SARIC dans sa version finale et complète au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, sans quoi elle ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
L'accompagnement complet est fortement recommandé pour les nouvelles professeures et nouveaux professeurs de l'UdeS.
En transmettant vos documents pour révision au SARIC au moins 5 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme subventionnaire, vous pouvez bénéficier d'un accompagnement partiel.
Mode de transmission des documents*:
- Transmission par le portail de l'organisme (ou exceptionnellement par courriel, si l'organisme n'a pas de portail).
- Compléter le bordereau de transfert et y joindre une copie du formulaire de subvention (PDF).
- Attention, aucun document de travail ne sera accepté.
Appui offert :
- Vérification générale de la demande
- Une seule lecture sera effectuée
- L'évaluation des risques sera finalisée
- Rappel : les sections portant sur l'EDI et la GDR ne seront pas analysées en profondeur
Seront commentés :
- C.V. et Programmation de recherche (les commentaires seront limités aux éléments critiques)
- Éligibilité des candidates et candidats ainsi que des partenaires
- Conformité du budget (admissibilité des dépenses, FIR et lettres d'engagement)
- Les contributions institutionnelles (lettres d'appui) doivent être confirmées par des écrits détaillants les sources et les montants. Le SARIC effectuera la démarche pour obtenir la signature du VRR, si elle est requise.
Rappels :
1) Si votre demande de subvention implique un ou des partenaires, une évaluation des risques devra obligatoirement être effectuée. Veuillez contacter le SARIC, à securite-recherche@USherbrooke.ca, au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme.
2) * Votre demande doit être transmise au SARIC dans sa version finale et complète au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, sans quoi elle ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
Attention
- Les dates limites indiquées ci-dessus sont fermes. Aucune exception ne sera accordée.
- Les facultés ont leurs propres dates limites internes, assurez-vous de les connaître.
- Si votre demande de subvention implique un ou des partenaires, une évaluation des risques devra être effectuée (obligatoire).
- Votre demande doit être transmise au SARIC dans sa version finale et complète au plus tard 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, sans quoi elle ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire.
Les avantages de s'y prendre à l'avance
- Meilleur soutien des professionnelles et professionnels en appui
- Meilleur arrimage avec les ressources facultaires
- Gestion post-octroi facilitée
- Démarrage plus rapide des projets
- Meilleur appui au corps professoral
- Moins de surprises de tout genre (conflits d’intérêts, lettres d’appui, contributions, etc.)
- Meilleure coordination facultaire (p.ex. : rénovations, planification embauches, etc.)
- Grand volume de dossiers
- Plusieurs concours simultanés
- Complexification des dossiers
- Obligations légales en hausse
- Plusieurs nouvelles embauches dans le corps professoral
Un appui supplémentaire
Pour faciliter votre planification et vous aider dans la préparation de votre demande, le SARIC a également créé des listes qui regroupent les dates limites des principaux organismes subventionnaires.
Pour chacun des concours, les dates limites internes du SARIC sont indiquées pour chacun des niveaux d’accompagnement offerts.
Les obligations respectives
- Dossier complet
- Budget conforme
- Contributions confirmées
- Lettres d’appui ou tout autre document (ex. formulaire des partenaires)
- Bordereau de transfert
En complément :
- Solliciter des avis externes (collègues, SARIC, VDR, etc.)
- Approuver le bordereau de transfert
- Confirmer budget et FIR
- Confirmer contributions
- Confirmer éligibilité du chercheur ou de la chercheuse
- Gestion des conflits d’intérêts
En complément :
- Révision projet et CV
- Comité de révision interne
- Validation de la capacité facultaire (espaces, services spécialisés, etc.)
- Valider la conformité du dossier
- Documenter les confirmations de tous (VDR, etc.).
- Valider le budget et FIR
- Valider et documenter les contributions
- Support technique
- Sécurité nationale (affiliations)
- Valider l’approbation des partenaires
- Validation et signature des lettres d’appui
- Soumettre aux organismes subventionnaires
En complément :
- Révision du projet et CV
- Analyse sécurité nationale (parfois obligatoire)
- Section EDI ou recherche autochtone
- Plan de gestion des données de recherche (parfois obligatoire)
Projet de recherche avec partenaires
Avant le dépôt d’une demande de subventions impliquant un ou des partenaires, une évaluation des risques doit être réalisée au SARIC et approuvée par la Faculté. Cette évaluation est obligatoire*.
Veuillez contacter le SARIC à ce sujet, à securite-recherche@USherbrooke.ca, au moins 15 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme, et ce, peu importe le scénario que vous choisirez. Il n’est pas nécessaire que les autres sections de la demande soient terminées pour faire cette démarche.
*Cette évaluation est nécessaire pour l'Université, même si elle n'est pas requise par tous les organismes subventionnaires.
Attention : aucune évaluation des risques ne sera entamée moins de 5 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme subventionnaire.
Des questions?
Pour toute question concernant les dates limites du SARIC et les scénarios d'accompagnement offerts, nous vous invitons à nous contacter par courriel à l'adresse saric@usherbrooke.ca.