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Gérez vos fonds de recherche

La gestion des fonds de recherche (appelés fonds avec restrictions) représente un volet très important dans la réalisation d'un projet de recherche.

Le Service des ressources financières (SRF) de l'Université de Sherbrooke effectue le contrôle budgétaire des fonds avec restrictions, soutient les responsables de projet dans la gestion de ces fonds et gère les comptes à recevoir des subventions, contrats et autres sources de financement.

Système de gestion financière SOFE

L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE (site Intranet - connexion nécessaire) pour la gestion financière. Pour de l'information spécifique sur le fonctionnement du système SOFE, reportez-vous au manuel de référence sous la rubrique Comptes payables. Vous y trouverez des guides pas-à-pas, des trucs et astuces de même qu'une section sous forme de questions-réponses.

Demande d'accès : pour utiliser le système de gestion SOFE et commander des biens et services, vous devez posséder un code d'usager et utiliser les modalités relatives aux différents processus d'achat de l'Université. Si ce n'est pas le cas, vous devez procéder à une demande d'accès au système de gestion financière SOFE.

Utilisation des fonds de recherche

La réalisation d'un projet de recherche nécessite des engagements financiers à partir des fonds de recherche, et génère ainsi des comptes à payer. Consultez le site du Service des ressources financières (connexion nécessaire à l'aide de votre code d'identification personnel (CIP) et mot de passe) afin de voir les différents types de dépenses associés aux procédures à réaliser dans le système de gestion SOFE pour rembourser des individus, payer un fournisseur ou procéder à l'embauche de personnel de recherche :

Il est également important de consulter l'ensemble des politiques et règlements de l'Université de Sherbrooke qui encadrent les différents types de dépenses.

Pour toute question en lien avec l'utilisation de vos fonds avec restriction, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre unité.

Règles budgétaires et rapports financiers

Différentes règles s'appliquent pour l'admissibilité des dépenses relatives aux subventions et contrats liés à la recherche. Les différents organismes subventionnaires exigent par ailleurs des rapports financiers à des moments précis et dans des délais prescrits. Le tableau suivant vous informe à ce sujet (liste non exhaustive).

Rapports financiers aux organismes subventionnaires

Organisme (liens menant aux normes et règles des organismes)

Date de fin d’exercice financier

Date de remise du rapport financier

Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH)

31 mars

30 juin

Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG)

31 mars

30 juin

Fondation canadienne pour l’innovation (FCI)

31 mars

15 juin

Fondation des maladies du cœur du Québec (FMCQ)

30 juin

31 août

Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS)

30 juin

30 septembre

Fonds de recherche du Québec - Nature et technologies  (FRQNT

31 mars

30 juin

Fonds de recherche du Québec - Société et culture (FRQSC)

31 mars

30 juin

Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)

31 mars

30 juin

Définitions

Une avance de fonds dans le système de gestion SOFE permet le remboursement anticipé d'une dépense faite par une employée ou un employé ou par une étudiante ou un étudiant, et ce, avant que l'activité soit réalisée (inscription à un congrès, billet d'avion, etc.) ou qu'un bien ou service soit reçu.

Demande de service ou de produit faite à la suite d'une soumission établissant les conditions de la commande. La nature des services offerts ne doit pas mettre en cause des notions de confidentialité, de propriété intellectuelle et doit être de faible coût. Il est à noter que l'Université a un formulaire pour les situations où la professeure ou le professeur fournit des services à un partenaire externe (voir Offre de service).

Une demande de paiement dans le système de gestion SOFE permet la saisie d'une pièce à payer (facture) à un fournisseur. Cette pièce peut être associée (par la référence interne) à un bon de commande, une entente contractuelle, un contrat, etc.

Le document d'achat du système de gestion SOFE contient les renseignements de base pour la production du bon de commande qui sera expédié à l'attention d'un fournisseur. 

L'expression fonds avec restrictions fait référence à la gestion des fonds de recherche pour lesquels des restrictions sont imposées par les organismes subventionnaires ou par les termes d'un contrat avec un partenaire. La gestion de ces fonds est coordonnée par le Service des ressources financières de l'Université de Sherbrooke. 

Un rapport de dépenses correspond, dans le système de gestion SOFE, à une demande de remboursement faite par une employée ou un employé ou par une professeure ou un professeur pour obtenir un remboursement suivant une dépense personnel dans le cadre de ses fonctions à titre d'employée ou employé ou étudiante ou étudiant à l'Université de Sherbrooke. 

La réquisition d'inventaire offre la capacité aux usagers de lancer, à même le système de gestion SOFE, un document qui va signifier au magasinier les articles convoités. Par conséquent, la pièce « réquisition d'inventaire » s'adresse exclusivement aux facultés et aux services qui ont mis en place un magasin (génie, médecine, sciences, immeubles). Une fois complétée, le magasinier informe le demandeur par courriel que sa commande est prête.

L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE pour la gestion financière et pour procéder à des commandes à l'attention du service de l'approvisionnement. Pour utiliser le système de gestion SOFE une utilisatrice ou un utilisateur doit posséder un code d'usager (demande d'accès au système de gestion financière SOFE) et respecter les politiques et directives relatives aux différents processus de l'Université.


Liens complémentaires