Définitions

Le langage de gestion de la recherche peut comporter une gamme de termes techniques selon les différents services offerts à l'Université de Sherbrooke (approvisionnements et finances, ententes et contrats, financement de la recherche et propriété intellectuelle et valorisation). Les sections suivantes se consacrent à fournir une définition pour la majorité de ces termes afin de faciliter votre gestion et collaboration avec ces services.

Finances et approvisionnement

Avance (CPAV)

Une avance de fonds dans le système de gestion SOFE permet le remboursement anticipé d'une dépense faite par une employée ou un employé ou par une étudiante ou un étudiant, et ce, avant que l'activité soit réalisée (inscription à un congrès, billet d'avion, etc.) ou qu'un bien ou service soit reçu.

Bon de commande 

Demande de service ou de produit faite à la suite d'une soumission établissant les conditions de la commande. La nature des services offerts ne doit pas mettre en cause des notions de confidentialité, de propriété intellectuelle et doit être de faible coût. Il est à noter que l'Université a un formulaire pour les situations où la professeure ou le professeur fournit des services à un partenaire externe (voir Offre de service).

Demande de paiement (CPDP)

Une demande de paiement dans le système de gestion SOFE permet la saisie d'une pièce à payer (facture) à un fournisseur. Cette pièce peut être associée (par la référence interne) à un bon de commande, une entente contractuelle, un contrat, etc.

Document d'achat

Le document d'achat du système de gestion SOFE contient les renseignements de base pour la production du bon de commande qui sera expédié à l'attention d'un fournisseur. 

Fonds avec restrictions

L'expression fonds avec restrictions fait référence à la gestion des fonds de recherche pour lesquels des restrictions sont imposées par les organismes subventionnaires ou par les termes d'un contrat avec un partenaire. La gestion de ces fonds est coordonnée par le Service des ressources financières de l'Université de Sherbrooke. 

Rapport de dépenses (CPRD)

Un rapport de dépenses correspond, dans le système de gestion SOFE, à une demande de remboursement faite par une employée ou un employé ou par une professeures ou un professeur pour obtenir un remboursement suivant une dépense personnel dans le cadre de ses fonctions à titre d'employée ou employé ou étudiante ou étudiant à l'Université de Sherbrooke. 

Réquisition d'inventaire

La réquisition d'inventaire offre la capacité aux usagers de lancer, à même le système de gestion SOFE, un document qui va signifier au magasinier les articles convoités. Par conséquent, la pièce « réquisition d'inventaire » s'adresse exclusivement aux facultés et aux services qui ont mis en place un magasin (génie, médecine, sciences, immeubles). Une fois complétée, le magasinier informe le demandeur par courriel que sa commande est prête.

Système de gestion SOFE

L'Université de Sherbrooke utilise le système de gestion SOFE pour la gestion financière et pour procéder à des commandes à l'attention du service de l'approvisionnement. Pour utiliser le système de gestion SOFE une utilisatrice ou un utilisateur doit posséder un code d'usager (demande d'accès au système de gestion financière SOFE) et respecter les politiques et directives relatives aux différents processus de l'Université.

Ententes et contrats

À noter que les mots ententes et contrats trouvent dans les cas présents un sens identique.

Entente de collaboration ou partenariat de recherche 

Entente entre l’Université et un ou des partenaires dans laquelle chacun s’engage à fournir des services, des produits, du matériel ou une somme d’argent afin de participer à un projet de recherche. L’entente conclue comporte un échéancier des versements par le ou les partenaires et une description des biens livrables par chaque partie. Il est nécessaire de procéder par contrat de recherche lorsque l'on doit encadrer les questions de confidentialité, de propriété des résultats et de droits de publication dans le projet de recherche.

Entente de confidentialité 

Une entente de confidentialité est une entente en vertu de laquelle les signataires (professeures, professeurs, étudiantes, étudiants, partenaires, collaborateurs, etc.) s’engagent à limiter leur droit de divulguer et d’utiliser l’information confidentielle qui peut être échangé dans un partenariat. Une telle entente est aussi souvent appelée NDA découlant de la nomination anglaise (Non-Disclosure Agreement) ou CDA (Confidential Disclosure Agreement).

Entente de prêt de matériel (MTA - Material Transfer Agreement)

Entente qui octroie des droits d'exploitation commerciale de technologies brevetées. Le MTA définit les droits du fournisseur et du récipiendaire sur le matériel et ses dérivés. Le transfert peut se faire entre deux universités, de l’Université à une compagnie ou d’une compagnie à l’Université. 

Entente de service

Entente qui détaille les services que la professeure ou le professeur propose de rendre à un partenaire ainsi que les conditions de réalisation (ex. : travaux de caractérisation, analyses chimiques ou biologiques, utilisation d'un équipement de laboratoire). La nature des services offerts ne doit pas mettre en cause des notions de confidentialité ou de propriété intellectuelle. 

Entente de transfert de fonds

Entente reliée à l'obtention de fonds par le concours d'un organisme subventionnaire et par laquelle le chercheur principal du projet transfère des fonds à une cochercheuse ou à un cochercheur d'une autre université (voir Transfert de fonds).

Offre de service accélérée

Document qui détaille les services que la professeure ou le professeur propose de rendre à un partenaire ainsi que les conditions de réalisation. Par exemple, des travaux de caractérisation, des analyses chimiques ou biologiques, l'utilisation d'un équipement de laboratoire peuvent être traités au moyen de l'offre de service accélérée. La nature des services offerts ne doit pas mettre en cause des notions de confidentialité, de propriété intellectuelle et doit être de faible coût. 

Financement de la recherche

Bourse (Entente relative à une bourse)

Somme d’argent attribuée par un partenaire extérieur à l’Université, pendant une durée déterminée, en vue de permettre à une étudiante ou un étudiant (Baccalauréat, Maîtrise, Doctorat) ou à une ou un stagiaire postdoctoral de poursuivre un projet de recherche dans son domaine d’étude (ex. : Bourse BMP).

Entente de transfert de fonds

Entente reliée à l'obtention de fonds par le concours d'un organisme subventionnaire et par laquelle la chercheuse ou le chercheur principal du projet transfère des fonds à une cochercheuse ou un cochercheur d'une autre université (voir Transfert de fonds).

Subvention

Assistance financière utilisée dans la réalisation de travaux effectués à l’intérieur d’un projet de recherche mis de l’avant et entièrement élaboré par une professeure ou un professeur de l’Université. Les versements de fonds sont indépendants des résultats obtenus et l’Université ou la professeure ou le professeur conserve tous les droits de propriété sur les résultats de la recherche. La subvention est normalement octroyée à la suite d'un concours géré par l’organisme pourvoyeur de fonds (ex. : CRSNG, Fondation des maladies du coeur, FRQSC, etc.). 

Propriété intellectuelle

Brevet

Un brevet confère un droit exclusif sur une invention qui est un produit ou un procédé offrant une nouvelle manière de faire quelque chose ou apportant une nouvelle solution technique à un problème. Un brevet confère à son titulaire la protection de l’invention. Cette protection est octroyée pour une durée limitée, qui est généralement de 20 ans. 

Déclaration d'invention

Document officiel qui sert à déclarer à l’Université une invention d’un ou de plusieurs professeures ou professeurs, de membres du personnel de recherche, d'étudiantes ou étudiants. La déclaration d'invention réunit tous les éléments essentiels au processus de protection de l’invention : les inventeurs, la nature de l’invention, les sources de financement, l’identification du marché cible potentiel, etc. 

Dessin industriel

On appelle dessin industriel les caractéristiques visuelles touchant la forme, la configuration, le motif ou les éléments décoratifs (ou toute combinaison de ces éléments) d'un objet fini, fabriqué à la main ou à l'aide d'un outil ou d'une machine.

Droit d'auteur

Le droit d'auteur s'applique à toutes les œuvres originales, dramatiques, musicales, artistiques et de nature littéraire (dont les programmes informatiques). Il vise aussi les prestations, les signaux de communication et les enregistrements sonores. 

Inventrice ou Inventeur

Du point de vue juridique, la reconnaissance du statut légal d'une inventrice ou d’un inventeur exige une participation intellectuelle dans la conception et le développement de l'invention. Il ne suffit pas simplement d'avoir une idée pour être l'inventeur de l'objet issu de cette idée. L'inventrice ou l'inventeur doit être en mesure de démontrer qu'elle ou qu'il a contribué intellectuellement à la réalisation de l'invention, et ce, peu importe le degré de sa contribution. Ainsi, les coauteures ou les coauteurs de publications ou de manuscrits en rapport avec la présente invention ne se qualifient pas nécessairement à titre de co-inventrice ou co-inventeur.

Invention

Se qualifie comme invention toute réalisation, procédé, machine, fabrication ou composition de matières ou tout perfectionnement quelconque de l’un d’eux présentant le caractère de la nouveauté et de l’utilité et satisfaisant aux exigences nécessaires pour l’obtention d’un brevet.

Licence

Entente en vertu de laquelle la ou le propriétaire d’une technologie accorde le droit de fabriquer, de vendre ou d’utiliser sa technologie. La licence octroie donc à un partenaire externe le droit d’utiliser un brevet et le savoir-faire de l’Université, sans lui donner un droit de propriété. La licence peut aussi permettre à l’Université d’utiliser un service, un produit ou un matériel provenant d’une entreprise ou d’une autre université, sans toutefois en acquérir les droits de propriété.

Marque de commerce

Une marque de commerce est un mot (ou des mots), un dessin ou une combinaison de ces éléments servant à caractériser les produits ou les services d'une personne ou d'un organisme. 

Propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle désigne les créations de l’esprit. Dans le cadre de vos activités de recherche, vous êtes appelé à créer une ou plusieurs formes de propriété intellectuelle. Vous devrez donc anticiper, prévoir et faire des choix quant à la protection et à la valorisation éventuelles de ces différentes formes de protection.

Savoir-faire

Les connaissances ou les habiletés techniques qui sont acquises par l'expérience dans l'exercice d'une profession et qui présentent le caractère d'être transmissibles, non immédiatement accessibles au public et non brevetées, constituent du savoir-faire.