Gestion des fonds

La gestion des fonds de recherche est assurée par le Service des ressources  financières (SRF) en étroite collaboration avec le Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC). À la suite de l'octroi d'un projet, le SARIC effectue les vérifications requises (éthique, etc.), prépare une entente si nécessaire, fait l'ouverture du projet dans SOFE et transmet le dossier une fois complet à l'équipe des fonds avec restrictions du SRF. Le SRF peut ensuite effectuer les vérifications pertinentes pour l'ouverture des comptes, valider les dépenses autorisées et le calendrier de paiements, et attribuer un numéro d'Unité budgétaire responsable (UBR) au professeur pour qu'il ait accès à ses fonds via SOFE. À toutes les étapes de ce processus, le personnel du SRF et du SARIC sont en contact afin de s'assurer que les opérations répondent aux besoins du professeur, de l'Université (imputabilité), de l'organisme et/ou du partenaire.

Utiliser vos fonds de recherche

Le Service des ressources financières est responsable de la création, du contrôle et de la fermeture de vos budgets de recherche à l’Université.

Ouvrir une unité budgétaire regroupée (UBR)

À la suite de l’obtention d’un financement pour un projet de recherche et lorsque tous les certificats d'éthique sont obtenus, le Service d'appui à la recherche, à la création et à l'innovation (SARIC) remet au Service des ressources financières les renseignements nécessaires à l’ouverture d’une UBR.

Postes budgétaires (dépenses permises)

Les postes budgétaires (salaires, achats d’équipement, déplacements, etc.) sont déterminés d’après votre demande de subvention ou votre contrat de recherche. On doit normalement obtenir l’autorisation de l’organisme responsable du financement pour pouvoir les modifier.

Effectuer une dépense

Les formulaires à compléter pour effectuer des dépenses sont disponibles soit aux secrétariats départementaux ou dans le système financier SOFE. Pour utiliser SOFE, ou si vous désirez que votre secrétaire ait accès à vos UBR grâce à ce système, cliquez ici.

Fin d’un projet

À la fin de votre projet, le Service des ressources financières fermera l’UBR et préparera un rapport synthèse des dépenses pour l’organisme responsable du financement, rapport que vous devrez signer.

Utilisation d’un solde positif

Si, à la fin du projet, votre UBR a un solde positif, il est possible, sous certaines conditions, de prolonger ou de transférer ce solde dans une autre UBR.