Secteurs d'activités et responsabilités

En plus des tâches de gestion du Service, la directrice générale ou le directeur général assume notamment les responsabilités suivantes :

• Développer et mettre en oeuvre la mission et la vision du Service en concertation avec la direction de l’Université, les gestionnaires et le personnel.
• Coordonner l’ensemble des secteurs d’activités, administrer les budgets de fonctionnement et d’investissement du Service.
• Planifier les besoins en ressources humaines et assurer la relève, conformément aux objectifs opérationnels actuels ou futurs.
• Orienter le développement des bonnes pratiques et assurer le développement des ressources, pour le secteur des archives quant à l’organisation, la conservation et l’accessibilité des documents administratifs, des archives institutionnelles et privées.
• Orienter et assurer le développement concerté pour les secteurs des bibliothèques des ressources mobilières et immobilières, des services à distance et sur place et des ressources documentaires offerts à la communauté.
• Favoriser le soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement et les initiatives communes notamment par l’acquisition de compétences informationnelles en collaboration avec les facultés, les centres de formation et les services concernés.
• Favoriser les initiatives communes pour orienter le développement et l’offre des services de soutien à la recherche au bénéfice des étudiants des cycles supérieurs et des chercheurs de l’Université.
• Élaborer, appliquer et mettre à jour les politiques relatives à la mission du Service pour les secteurs des bibliothèques et des archives.
• Contribuer aux activités de planification stratégique de l’Université et produire un plan stratégique de développement du Service.
• Coordonner les activités de promotion et de communication du Service.
• Coordonner les activités avec les réseaux auxquels participe le Service.
• Fournir l’expertise-conseil à la direction de l’Université de même qu’aux facultés, centres universitaires de formation, instituts et services dans les champs d’expertise bibliothéconomique et archivistique.
• Représenter l’Université auprès des regroupements interuniversitaires ou professionnels dans les champs d’expertise bibliothéconomique et archivistique.
• Évaluer périodiquement le degré de satisfaction de la communauté universitaire quant aux collections et aux services fournis.
• Définir les indicateurs de performance et d’évaluation pour l’ensemble du Service aussi bien pour améliorer les services et les processus de gestion que pour répondre aux besoins de statistiques comparatives colligées par différentes organisations.

La directrice ou le directeur de section gère les activités et le personnel administratif du Service et gère aussi les activités et le personnel attitré aux initiatives numériques et à la gestion des systèmes.

Principaux mandats pour le volet « administration »

• Diriger les opérations financières du Service, planifier à court et à long terme les budgets, préparer les prévisions budgétaires annuelles et les révisions budgétaires trimestrielles, suivre les dépenses et préparer des rapports périodiques pour appuyer les prises de décision du Service; veiller à une application rigoureuse des pratiques comptables et des politiques et règlements de l'Université en matière de gestion financière.
• En collaboration avec les autres sections, voir à l’harmonisation et à l’amélioration des processus administratifs de travail et à optimiser l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles.
• Soutenir les directions des sections dans les opérations entourant les achats, la gestion des espaces de travail et des accès, la planification et la mise en oeuvre des projets de rénovation ou de construction.
• Voir au déploiement des consignes et des règles de santé et sécurité au travail avec l’ensemble des sections du Service.
• Rechercher, proposer et mettre en oeuvre de nouvelles méthodes de travail administratif et outils de gestion dans un objectif d’amélioration continue.
• Réviser des procédures administratives, des règlements et voir à la communication de l’information au personnel et aux clientèles concernées.
• Coordonner et superviser la cueillette, la compilation et la remise de diverses statistiques à des fins de gestion ou pour répondre à des besoins des sections et de la direction.
• Conseiller la direction générale du Service sur le perfectionnement du personnel et la formation continue des employés du Service pour des sujets d’intérêt général.
• Identifier les informations du Service à inclure dans la catégorisation des actifs informationnels, en lien avec la gestion des risques.
• Participer à l'élaboration des plans stratégiques et des plans d'action du Service et collaborer à sa mise en place et à son suivi.
• Participer au comité de régie afin de conseiller le directeur général ou la directrice générale du Service sur les différentes fonctions et activités et notamment sur la planification, le choix des orientations stratégiques, la coordination générale, l’organisation du travail, la gestion budgétaire, la réglementation et les procédures.
• Collaborer avec les autres unités administratives de l'Université, des associations étudiantes et d'organismes externes en tant que représentante ou représentant du Service.

Principaux mandats pour le volet « initiatives numériques et gestion des systèmes »

• Assurer l’évolution ordonnée de l’environnement numérique spécialisé dans les domaines documentaires et archivistiques du Service en tenant compte des besoins actuels et de vision d’un développement à long terme, de sécurité, de performance, de stabilité, de fiabilité, de modularité, de cohérence des données, d’interopérabilité entre systèmes et de respect des normes.
• Planifier, organiser, coordonner et diriger l’ensemble des activités et des ressources sous-jacentes à l’environnement numérique du Service.
• Diriger les processus d’acquisition des ressources en informatique documentaire ou archivistique du Service et faire des recommandations à la direction générale du Service.
• Élaborer les plans de développement, d’implantation et de maintenance des systèmes informatiques spécialisés du domaine documentaire, en collaboration avec le Service des technologies de l’information ou d’autres services.
• Diriger et coordonner les opérations lors de migrations ou de mises à jour et anticiper les problèmes par l’utilisation de calendrier de projets ou de maintenance, ou la mise en place de procéduriers et de bonnes pratiques.
• Assurer l’intégration des systèmes informatiques documentaires avec des applications sous la responsabilité d’autres services de l’Université et de fournisseurs externes.
• Concevoir, coordonner et gérer l’environnement numérique du Service en assurant une cohésion globale et l’application des principes d’interopérabilité de l’ensemble des applications, ressources et outils informatiques sous la responsabilité du secteur.
• En collaboration avec les autres sections du Service, assurer l’acquisition et la gestion des licences d’utilisation des systèmes informatiques sous la responsabilité du Service.
• Assurer l’expertise-conseil pour les initiatives de développement de ressources ou d’outils informatiques ayant un impact sur l’environnement numérique du Service.

Bibliothèque Roger-Maltais et Centre de ressources pédagogiques

La directrice ou le directeur de section gère les activités, le personnel, les espaces et les collections de la Bibliothèque Roger-Maltais et du Centre de ressources pédagogiques, en respectant les ressources allouées et les orientations du Service afin de répondre aux besoins des clientèles des Facultés d'éducation, des lettres et sciences humaines, des sciences de l'activité physique, de l'École de gestion, et du Centre d'études du religieux contemporain.

Principaux mandats

• Développer des relations étroites avec les facultés, départements, centres de recherche et autres membres de la communauté universitaire afin d’assurer une bonne adéquation entre les besoins et les services offerts à la Bibliothèque Roger-Maltais et au Centre de ressources pédagogiques.

Bibliothèque du Frère-Théode et Bibliothèque de droit

La directrice ou le directeur de section gère les activités, le personnel, les espaces et les collections de la Bibliothèque du Frère-Théode et de la Bibliothèque de droit, en respectant les ressources allouées et les orientations du Service afin de répondre aux besoins des clientèles des Facultés de droit, des sciences et de génie.

La directrice ou le directeur de section gère également l’offre de service en matière de données statistiques diffusées par le programme de l’Initiative de démocratisation des données (IDD) de Statistique Canada, pour lequel le Service est responsable à l’Université de Sherbrooke, et de données statistiques diffusées par l’Institut de la statistique du Québec, et gère aussi l’offre de service en matière de données géospatiales pour supporter l’enseignement et la recherche de toute la communauté universitaire.

Principaux mandats

• Développer des relations étroites avec les facultés, départements, centres de recherche et autres membres de la communauté universitaire afin d’assurer une bonne adéquation entre les besoins et les services offerts à la Bibliothèque du Frère-Théode et à la Bibliothèque de droit.

Bibliothèque Aldée-Cabana; développements et soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement

La directrice ou le directeur de section gère les activités, le personnel, les espaces et les collections de la Bibliothèque Aldée-Cabana, en respectant ressources allouées et les orientations du Service afin de répondre aux besoins des clientèles des programmes spécifiquement offerts au Campus de Longueuil.

La directrice ou le directeur de section assume aussi la responsabilité des activités transversales relatives aux développements et au soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement pour l’ensemble du Service.

Principaux mandats pour le volet « bibliothèque »

• Développer des relations étroites avec les facultés, départements, centres de recherche et autres membres de la communauté universitaire afin d’assurer une bonne adéquation entre les besoins et les services offerts à la Bibliothèque Aldée-Cabana.

Principaux mandats pour le volet transversal « développements et soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement » pour l’ensemble du Service

• Maximiser l’offre et voir à la cohésion pour l’ensemble des bibliothèques du Service d’accueil, d’orientation et d’aide à la recherche documentaire pour la communauté, que ce soit sur les lieux, à distance, ou pour la bibliothèque virtuelle.
• Coordonner pour l’ensemble des bibliothèques et pour le centre de ressources pédagogiques le développement des outils, des services, des contenus et de la documentation en soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement.
• Collaborer avec les directeurs de section à l’implantation de nouveaux services, au développement ou à la révision de procédures, de règlements et à la communication de l’information au personnel et aux clientèles concernés.
• Conseiller la direction générale du Service sur le perfectionnement du personnel et les ressources nécessaires pour assurer la qualité des services offerts à la communauté inhérents au mandat de développements et soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement.
• Développer et maintenir la collaboration avec des instances internes ou externes à l’Université en coordonnant et en développant pour le Service une offre cohérente de formations, sur place et à distance, synchrone et asynchrone.
• Jouer un rôle proactif auprès du personnel enseignant de l’Université dans la promotion et l’évaluation des compétences informationnelles.
• Tout en tenant compte de spécificités de certains besoins, harmoniser et développer le service d’accueil, d’orientation et d’aide à la recherche documentaire pour la communauté, sur place et à distance, en proposant au personnel des bibliothèques et du centre de ressources pédagogiques des pratiques améliorées et la mise en commun de ressources.
• Tout en tenant compte de spécificités de certains besoins, établir des règles de circulation cohérentes et efficientes en fonction des types d’usagères et d’usagers autant pour les documents sur support physique que pour les ressources numériques en mettant notamment à jour la Directive relative à l’utilisation des documents, des locaux et des équipements du Service des bibliothèques et archives (Directive 2600-034).
• Établir des stratégies de veille pour rester informé des nouvelles tendances et des défis à venir dans le secteur du développement et du soutien à la réussite étudiante et à l’enseignement.
• Assurer un rôle d’expert-conseil afin de maximiser l’expérience publique pour l’exploitation de l’information et l’accès aux services publics.
• En collaboration avec les directions de sections et l’agent de communication du Service, planifier, organiser, coordonner la gestion et le développement du site Web du Service afin d’optimiser l’expérience de navigation en réponse aux besoins du public.
• Offrir du soutien en matière de droit d’auteur notamment quant à l’utilisation des oeuvres d’autrui par les membres de la communauté universitaire.
• Assurer l’application, la diffusion et la mise à jour de la Directive relative à la reproduction et à la présentation à des fins d’enseignement d’oeuvres protégées par le droit d’auteur (Directive 2600-005).
• Coordonner au sein du Service les activités relatives au repérage, à l’adaptation et à la création de ressources éducatives libres (REL) en collaboration avec les autres unités administratives de l'Université ou organismes externes.
• Planifier, organiser et coordonner et promouvoir le dépôt en libre accès Savoirs UdeS afin d’assurer la diffusion et la conservation à long terme des thèses, mémoires et autres productions numériques de l’Université.

Bibliothèque des sciences de la santé; développements et soutien à la recherche

La directrice ou le directeur de section gère les activités, le personnel, les espaces et les collections de la Bibliothèque des sciences de la santé, en respectant les ressources allouées et les orientations du Service afin de répondre aux besoins des clientèles de la Faculté de médecine et des sciences de la santé.

La directrice ou le directeur de section assume aussi la responsabilité des activités transversales relatives aux développements et au soutien à la recherche pour l’ensemble du Service.

Principaux mandats pour le volet « bibliothèque »

• Développer des relations étroites avec les facultés, départements, centres de recherche et autres membres de la communauté universitaire afin d’assurer une bonne adéquation entre les besoins et les services offerts à la Bibliothèque des sciences de la santé.

Principaux mandats pour le volet transversal « développements et soutien à la recherche » pour l’ensemble du Service

• Maximiser l’offre et voir à la cohésion pour l’ensemble des bibliothèques des services offerts aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs de l’Université. Pour ce faire, analyser le contexte, mettre de l’avant une veille professionnelle, développer des stratégies ou des ressources, orienter et conseiller à différents paliers du Service et mobiliser les secteurs pour le développement et l’implantation.
• Développer pour l’ensemble des bibliothèques et pour le centre de ressources pédagogiques des outils, des services, des contenus et de la documentation en soutien à la recherche.
• Développer et mettre en place des services pour soutenir et diffuser la recherche et la création auprès de l’ensemble de la communauté de recherche de l’Université.
• Conseiller la direction générale du Service sur le perfectionnement du personnel et les ressources nécessaires pour assurer la qualité des services offerts aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs de la communauté universitaire.
• Développer et maintenir la collaboration avec des instances internes ou externes à l’Université concernée par la recherche en coordonnant et en développant pour le Service, en partenariat avec le Vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures, les facultés, les programmes, les services une offre cohérente de services, sur place et à distance et en jouant un rôle proactif dans leur promotion et leur évaluation auprès des étudiants des cycles supérieurs et des chercheurs de l’Université.
• Harmoniser et développer des services d’aide aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs, en proposant au personnel des bibliothèques et du centre de ressources pédagogiques des pratiques améliorées et la mise en commun de ressources.
• Établir des stratégies de veille pour rester informé des nouvelles tendances et des défis à venir dans le secteur d’activité des développements et soutien à la recherche.
• Assurer un rôle d’expert-conseil auprès de la direction du Service en lien avec l’offre de service en soutien à la recherche.
• Planifier, organiser, coordonner et contrôler la gestion et le développement des retraites de rédaction offertes aux étudiantes et étudiants des cycles supérieurs.

La directrice ou le directeur de section gère les activités et le personnel attitré au développement, à l’acquisition et au traitement documentaire des collections sur support physique et numérique. Ces collections sont diffusées dans l’ensemble des bibliothèques du Service et au centre de ressources pédagogiques.

Principaux mandats

• Répondre aux besoins documentaires de la communauté universitaire en effectuant les commandes, en sélectionnant les fournisseurs appropriés, et ce, pour tous les types de documents.
• Assurer l’acquisition et le développement des collections sur support physique et numérique afin de répondre aux besoins des programmes d’enseignement et de recherche, en accord avec les principes directeurs de développement des collections, par différents modes d’acquisition, tout en respectant la répartition budgétaire entre les disciplines.
• Collaborer avec les directeurs de section du Service dans l’établissement de mesures à prendre pour répondre aux besoins des facultés, en matière de ressources documentaires, lors de l’analyse préliminaire, de la création ou de l’évaluation périodique des programmes d’enseignement.
• Mettre à jour et voir à l’application des directives relatives au développement des collections dans les différentes sections du Service.
• Veiller à la cohésion des collections offertes dans les bibliothèques et au centre de ressources pédagogiques. Pour ce faire, analyser le contexte, identifier les lacunes, développer des stratégies ou des ressources, orienter et conseiller les bibliothécaires disciplinaires et mobiliser les secteurs pour l’atteinte des objectifs.
• Mettre en place des mécanismes pour évaluer de façon périodique les collections offertes ou diffusées auprès de la communauté universitaire et proposer des modifications au besoin.
• Coordonner les activités relatives à l’inventaire des collections pour une saine gestion des espaces et pour assurer une adéquation entre les outils de recherche et les collections disponibles sur place et à distance.
• Approuver et gérer les licences d’exploitation des ressources documentaires numériques acquises par le Service.
• Évaluer de manière proactive les impacts des différents modèles d’acquisition sur les principes directeurs de développement des collections, et sur l’accès aux ressources documentaires et leur utilisation par la communauté.
• Décrire, classifier et indexer les documents et en assurer le traitement matériel.
• Fournir l’expertise-conseil aux directeurs de section du Service, aux facultés, centres universitaires de formation, instituts et services pour la gestion de collections documentaires.
• Coopérer avec les autres services de bibliothèque d’autres établissements pour l’achat en commun ou le partage du traitement des ressources documentaires.
• Compiler et analyser les statistiques d’utilisation des ressources électroniques et en assurer l’accès par le personnel concerné.
• Produire et colliger les données factuelles sur la prestation et la réalisation des tâches du personnel pour des besoins spécifiques de gestion, d'évaluation, ou d'amélioration du fonctionnement du secteur, ou pour répondre aux demandes d'indicateurs de la direction générale.
• Planifier et assurer le suivi du budget d’acquisition de collections documentaires.
• Participer à l'élaboration des plans stratégiques et des plans d'action du Service et collaborer à sa mise en place et à son suivi.
• Participer au comité de régie afin de conseiller le directeur général ou la directrice générale du Service sur les différentes fonctions et activités et notamment sur la planification, le choix des orientations stratégiques, la coordination générale, l’organisation du travail, la gestion budgétaire, la réglementation et les procédures.
• Collaborer avec les autres unités administratives de l'Université et organismes externes dans le cadre du mandat défini pour ce secteur d’activité.

La directrice ou le directeur de section gère les activités et le personnel attitré à la gestion des documents administratifs et des archives de l’Université de Sherbrooke ainsi qu’aux fonds d’archives d’origine privée, et ce, dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des directives en vigueur.

Principaux mandats

• Mettre en oeuvre des mesures favorisant la conservation et l’accessibilité des documents administratifs de l’Université, des archives institutionnelles ainsi que des fonds d’archives d’origine privée.
• Mettre à jour, diffuser et appliquer le plan de classification ainsi que le calendrier de conservation des documents de l’Université, sous réserve de l’approbation de la secrétaire générale ou du secrétaire général dans le cas du calendrier de conservation.
• Analyser les besoins et fournir l’expertise-conseil à la direction de l’Université, aux facultés et aux services afin de favoriser et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives.
• Former et soutenir les membres du personnel concernés à l'utilisation des systèmes et méthodes proposés, des espaces de stockage physique et numérique ainsi qu’à l'élaboration et la diffusion d'outils d'application.
• Conserver les documents physiques et numériques qui lui sont confiés par les différentes unités administratives de l’Université en vertu de l’application du calendrier de conservation.
• Gérer les espaces de conservation de documents physiques et numériques placés sous sa responsabilité et favoriser la mise en place de mesures de conservation adéquates pour les documents administratifs et les archives, notamment en assurant la pérennité et la sécurité des renseignements personnels et des données institutionnelles sensibles.
• Effectuer le prêt et le rappel de documents qui lui ont été confiés lorsqu’ils sont demandés par les unités concernées.
• Éliminer certains documents qui lui ont été confiés lorsque le calendrier de conservation le permet et en respect des directives de l’Université lorsqu’il s’agit de documents confidentiels.
• Acquérir des archives quasi institutionnelles et des fonds d'origine privée selon la Directive relative à l’acquisition de fonds et de collections d’archives privées (Directive 2600-004) au bénéfice des membres de la communauté universitaire, en soutien à leurs activités d'enseignement et de recherche et de la communauté de la recherche en général.
• Traiter les archives institutionnelles et les fonds d’archives d’origine privée conformément aux normes reconnues et fournir l’accès sur place et à distance à ces archives de manière à les faire connaître et à en favoriser la consultation tout en protégeant les renseignements personnels et autres données sensibles.
• Accueillir et aider les usagères et usagers pour faciliter la consultation des archives.
• Soutenir les processus administratifs de l’Université et conserver la mémoire de l’institution.
• Soutenir la direction de l’Université, les facultés et les services dans la transformation numérique de leurs documents afin que ce changement majeur dans les pratiques administratives soit efficace et rigoureusement encadré.
• Soutenir la direction de l’Université, les facultés et les services dans la gestion et l’organisation des renseignements personnels, confidentiels et sensibles qu’ils détiennent.
• Participer à l'élaboration des plans stratégiques et des plans d'action du Service et collaborer à sa mise en place et à son suivi.
• Participer au comité de régie afin de conseiller le directeur général ou la directrice générale du Service sur les différentes fonctions et activités et notamment sur la planification, le choix des orientations stratégiques, la coordination générale, l’organisation du travail, la gestion budgétaire, la réglementation et les procédures.
• Collaborer avec les autres unités administratives de l'Université et organismes externes dans le cadre du mandat défini pour ce secteur d’activité.