Consultation des archives pour les chercheuses et chercheurs externes

Si vous souhaitez consulter des documents et des archives, vous pouvez contacter les Archives par courriel à l’adresse suivante archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090 afin de prendre rendez-vous et venir consulter les documents.

Veuillez lire attentivement ces autres consignes

• Au besoin, une paire de gants de coton réutilisable sera offerte au chercheur, mais il devra la conserver pour ses visites subséquentes.
• Consultation sur place uniquement (aucun prêt de document d’archives n’est permis).
• Il sera possible d’apporter de l’eau dans une bouteille qui devra être déposée par terre : pas d’eau ou d’aliments sur la table où se trouvent des archives.
• Aucun crayon, papier, etc., ne sera prêté.
• Les chercheurs peuvent apporter un ordinateur portable.
• Les chercheurs n’auront pas accès à la cuisine.
• Les chercheurs peuvent se rendre à la salle de toilette.
• Les chercheurs peuvent quitter la salle des chercheurs pour midi et revenir en après-midi, selon l’horaire établi préalablement.
• Les chercheurs sont dans l’obligation de nous informer dès que possible de toute annulation.
• Quinze (15) minutes avant l’heure du dîner et quinze (15) minutes avant l’heure de la fermeture du secteur en fin de journée, les chercheurs doivent :
  • Ranger leur matériel;
  • Informer une employée du secteur s’ils ont besoin que des documents soient photocopiés ou numérisés et indiquer quels documents peuvent être rangés (ne vous sont plus utiles).

Pour la numérisation des documents d’archives par le personnel des Archives, un délai peut s’appliquer en fonction des demandes et des priorités.

Accessibilité et consultation

La majorité des documents administratifs et archives sont accessibles, cependant certains documents font l’objet de restrictions d’accès et ne peuvent être consultés, reproduits ou publiés.

Les Archives respectent en cela les obligations créées par la Loi sur les archives, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il doit également respecter les ententes établies entre l’Université et la donatrice ou le donateur, dans le cas des fonds et des collections d’archives privées.

La consultation des archives institutionnelles et des archives privées se fait sur place seulement. Le personnel des Archives peut limiter la quantité de documents prêtés en consultation. Les manteaux et sacs doivent être déposés au vestiaire; seuls les papiers, crayons, ordinateurs portables ou tablettes sont permis dans la salle de consultation. Les chercheuses et chercheurs devront également s'abstenir de consommer des aliments ou d’apporter des boissons sur les lieux de consultation. Il est impératif de manipuler avec grand soin tous les documents consultés : ne pas annoter les documents, les plier, les sortir des registres ou des chemises, ni en changer l’ordre de classement.

Reproduction

La reproduction des documents mis à la disposition des chercheuses et des chercheurs est soumise à certaines contraintes telles que le respect du droit d’auteur, l’autorisation de reproduction qui relève de la donatrice ou du donateur ou encore la fragilité des documents.

Les chercheuses et les chercheurs ne pourront utiliser les documents ainsi reproduits que dans le respect de toute loi relative à l’utilisation de ces documents notamment la Loi sur le droit d’auteur, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute loi relative au droit au respect à la vie privée et toute autre loi qui leur serait applicable.

Droit d'auteur

Les Archives ne détiennent généralement pas les droits d’auteur sur les documents dont il a la garde. Il incombe aux chercheuses et aux chercheurs de respecter la Loi sur les archives ainsi que les lois touchant la confidentialité des documents notamment à ne pas reproduire une œuvre ou une partie importante de celle-ci à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable et écrite du titulaire du droit d’auteur. Elle ou il s’engage donc à utiliser de façon équitable et à des fins d’étude privée ou de recherche au sens de la Loi sur les archives toute reproduction d’une œuvre protégée que les Archives pourrait avoir accepté d’effectuer.

Mention de la source

Si les chercheuses ou les chercheurs utilisent des informations contenues dans les fonds d’archives, ils devront indiquer la référence du document cité ou reproduit notamment en inscrivant l’auteur et le titre du document, le titre du fonds et la provenance de ce dernier.

Exemple :
Henri Tranquille, lettre du 13 mars 1950, Fonds Jean-Charles Harvey, Université de Sherbrooke.

Utilisation et protection des renseignements personnels

Les chercheuses et les chercheurs s’engagent également à ne pas divulguer dans le cadre de communications et publications, qu’elles soient orales ou écrites, les renseignements personnels dont la divulgation serait susceptible de nuire à des personnes ou à leur réputation et à n’utiliser ces renseignements qu’aux fins exclusives de recherche (Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels).

Finalement, elles ou ils assument l’entière responsabilité de l’utilisation des documents consultés et de toute reproduction de ceux-ci, et ce, à l’entière exonération de l’Université de Sherbrooke, laquelle est dégagée de toute responsabilité à cet égard.