Gestion des examens à distance

Pour les personnes étudiantes inscrites dans des programmes à distance selon le protocole d’entente avec l’Université Laval.

Étape 1

Chaque mi-session

Les responsables de chaque faculté ou centre doivent s’informer du calendrier des examens pour la session à venir en consultant le calendrier de l’Université Laval - Hiver 2024.

Veuillez prendre note que ce service n’est pas offert pour le trimestre d’été.

Étape 2

Le premier vendredi au plus tard après le début de la session de l’Université Laval

Les responsables de chaque faculté ou centre doivent inscrire les personnes étudiantes devant passer un examen dans le réseau des salles de l’Université Laval en téléchargeant le fichier Excel, en le complétant et en le retournant par courriel à ssf.examen@USherbrooke.ca.

Il est nécessaire d’utiliser une ligne par examen et non par personne. Ainsi, une personne étudiante soumise à deux épreuves ou plus doit être inscrite sur deux lignes différentes ou plus dans le fichier Excel. Le Service de soutien à la formation (SSF) procédera à l’intégration de tous les renseignements et les transmettra à l’Université Laval. De plus, le SSF vous accompagnera à toutes les étapes, et ce, tout au long de la session.

Étape 3

15 jours ouvrables au plus tard avant le début de la période d'examens de l’Université Laval

Les responsables de chaque faculté ou centre doivent faire parvenir au Service de soutien à la formation les copies vierges des examens en format numérique à ssf.examen@USherbrooke.ca (aucun examen ne peut être rédigé sur ordinateur).

Afin de reprographier les examens et de donner des consignes précises aux personnes surveillantes, les renseignements ci-dessous doivent être indiqués :

• format lettre ou légal;
• copie recto ou recto verso;
• si une fiche optique ou un cahier réponse doit être joint à l’examen.

Les consignes concernant le matériel doivent apparaître sur la première page de chaque examen. Ce sont celles-ci qui seront transmises aux personnes étudiantes ainsi qu’aux personnes surveillantes d’examen et qui prévaudront sur toute autre information. Si aucune consigne n’apparaît sur l’examen, il sera considéré qu’aucun matériel n’est permis.

Le Service de soutien à la formation procédera à l’envoi de l’ensemble des copies vierges.

Étape 4

Environ 10 jours après la date d’examen

Le Service de soutien à la formation reçoit les copies d’examen complétées et les transmet au vice-décanat concerné ou à la direction du centre à moins que ces derniers aient désigné une personne qui assume la fonction de réception des copies d’examen.

Le retour de toutes les copies de chaque examen complété de tous les lieux d’examen vers l’Université Laval peut prendre jusqu’à 4-5 jours ouvrables. Lorsque toutes les copies d’examen sont reçues, la livraison des examens de l’Université Laval vers l’Université de Sherbrooke s’effectue la journée même. Il faut prévoir au moins deux jours ouvrables additionnels pour la livraison vers l’Université de Sherbrooke. Ces délais sont tributaires des fournisseurs de messagerie rapide et ne relèvent pas de l’Université Laval ni du Service de soutien à la formation.