Soutien à la vie étudiante

Pour faciliter les communications et le transfert de connaissances au sein de votre groupe, vous pouvez obtenir un adresse courriel USherbrooke.ca. Rendez-vous sur le portail de services Casius et connectez-vous à l'aide de votre CIP et mot de passe.

Information

Pierre McCann
Coordonnateur à la vie étudiante
Pierre.McCann@USherbrooke.ca
819 821-8000, poste 63957
 

Vous pouvez obtenir une liste à jour des membres de votre association, qu'elle soit facultaire ou départementale. Certaines conditions s'appliquent afin de respecter la loi sur la confidentialité des dossiers.

1. Faire approuver votre demande par votre association accréditée

• Fédération étudiante de l’Université de Sherbrooke (FEUS)
• Regroupement des étudiantes et des étudiants de maîtrise, de diplôme et de doctorat de l’Université de Sherbrooke (REMDUS)
• Association générale étudiante en génie de l'UdeS (AGEG)
• Association générale étudiante en sciences (AGES)
• Association générale étudiante de droit (AGED)
• Association générale des étudiantes et étudiants de la Faculté d’éducation de l’Université de Sherbrooke (AGEEFEUS)
• Association générale étudiante de la Faculté des lettres et sciences humaines (AGEFLESH)
• Association générale étudiante de médecine de l'UdeS (AGEMUS)
• Regroupement des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs en études politiques (RECSEP)
• Regroupement des étudiantes et étudiants de l'École de gestion de l'Université de Sherbrooke (REGS)

2. Formuler une demande claire

Précisez les renseignements que vous souhaitez obtenir (nom, programme d'études, matricule, etc.) et envoyez-la à Pierre McCann.

Vous pouvez obtenir une liste de diffusion courriel pour rejoindre les membres de votre association facultaire ou départementale. Ces listes comprennent tout cotisant à l'association. Certaines conditions s'appliquent afin de respecter la loi sur la confidentialité des dossiers. Pour les regroupements ou autres projets étudiants, il est possible de se créer une liste de distribution.

Information 

Pierre McCann
Coordonnateur à la vie étudiante
819 821-8000, poste 63957
Pierre.McCann@USherbrooke.ca

La présente section décrit les différentes étapes en vue de l’accréditation, par les Services à la vie étudiante (SVE), d’un regroupement étudiant. Il est fortement recommandé d’écrire à sve@usherbrooke.ca afin de discuter avec une personne coordonnatrice d’activités étudiantes des SVE.

Cette discussion permettra de :

• valider les objectifs visés par la démarche et d’échanger sur les étapes à venir ;
• démontrer que le projet de regroupement répond à des besoins de la communauté étudiante ;
• démontrer que le projet de regroupement est conforme aux valeurs de la communauté universitaire ;
• bénéficier d’un soutien des SVE pour la suite de la démarche.

Voici les étapes nécessaires, à la suite de la première rencontre avec les SVE :

1. Trouver un nom pour le regroupement étudiant
2. Rédiger les règlements généraux. Voici un exemple que vous pouvez ajuster selon vos besoins.
3. Établir un plan d’action pour l’année en cours (Quels sont les projets que vous voulez mettre en place ? Quels seront vos besoins financiers ? Comment assurer une relève au regroupement ? )
4. Rédiger un projet d’ordre du jour pour l’assemblée générale de fondation du regroupement. Des modèles de documents peuvent être fournis sur demande auprès des SVE.
5. Contacter votre personne-ressource dans l’équipe de coordination d’activités étudiantes aux SVE afin de lui présenter vos règlements généraux, le plan d’action et le projet d’ordre du jour.
6. Annoncer votre assemblée générale de fondation. Vous y présenterez les éléments contenus à l’ordre du jour. En vous y prenant à l’avance, vous pourrez réserver une salle du pavillon à la vie étudiante et nous pourrons publiciser votre évènement. Le mode virtuel ou hybride est possible.
7. Pendant l’assemblée de fondation, veuillez notamment prévoir :
   1. la présentation et l’adoption des projets de règlements généraux et de plan d’action ;
   2. l’élection des membres du conseil d’administration ;
   3. la nomination d’une présidence et d’un secrétariat d’assemblée et d’élection (n’hésitez pas à faire appel aux SVE pour combler ces fonctions) ;
   4. la production d’un procès-verbal, incluant une liste des présences.
   5. les noms complets d’au moins 25 personnes étudiantes et leur matricule (ces personnes n’ont pas besoin d’être présentes à l’assemblée de fondation, mais elle doivent démontrer leur soutien au projet, notamment grâce à une signature).
8. En suivi à l’assemblée de fondation, vous devez transmettre les documents suivants aux SVE :

1. les règlements généraux et le plan d’action, tels qu’adoptés en assemblée de fondation ;
2. le nom complet, le numéro de matricule, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le poste occupé des membres du conseil d’administration ;
3. un procès-verbal, incluant la liste de présences ;
4. les noms complets d’au moins 25 personnes étudiantes membres et leur matricule ;
5. la liste des membres non-étudiants ou anciennement étudiants.

9. Les documents énumérés à l’étape des suivis sont analysés par les SVE, qui rendent une décision sur la demande d’accréditation.

Une fois le processus d’accréditation complété, un protocole d’entente est signé entre la direction des Services à la vie étudiante et le regroupement étudiant, établissant l’accréditation pour une période d’un an. Chaque année, il faut donc renouveler son accréditation.

Fonder un regroupement et le faire reconnaître
Exemple de modèle de réglements généraux

Information

Campus de Sherbrooke
Pierre McCann
Coordonnateur à la vie étudiante
819 821-8000, poste 63957
Pierre.McCann@USherbrooke.ca

Campus de Longueuil
Audrey Beaudry 
Coordonnatrice à la vie étudiante
450 463-1835, poste 61123
Audrey.Beaudry@USherbrooke.ca

Au début de chaque session d’automne et afin de conserver son accréditation auprès des SVE, tout regroupement doit tenir une assemblée générale annuelle (AGA).

Vous devez prévoir la production des documents suivants et leur envoi aux membres du regroupement avant la tenue de l’AGA :

• un projet d’ordre du jour, incluant la liste des postes en élection ;
• un projet de plan d’action pour l’année en cours ;
• le cas échéant, les modifications aux règlements généraux, qui seront préalablement approuvées par la personne coordonnatrice d’activités étudiantes, et envoyées avec l’avis de convocation.

En suivi à l’assemblée générale, vous devez transmettre les documents suivants aux SVE :

• un procès-verbal, incluant :
  • processus d’élection ;
  • bilan du plan d’action de l’année précédente ;
  • plan d’action ;
  • nouvelle mouture des règlements généraux, s’il y a lieu, tels qu’adoptés en AGA ;
  • états financiers, s’il y a lieu ;
  • la liste de présences. 
• le nom complet, le numéro de matricule, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le poste occupé des membres du conseil d’administration ;
• les noms complets d’au moins 25 personnes étudiantes membres du regroupement et leur matricule ;
• la liste des personnes membres non-étudiantes ou anciennement étudiantes

Les documents énumérés ci-haut sont analysés par les SVE, qui rendent une décision sur la demande de renouvellement de l’accréditation. Vous devez vous assurez d’avoir ces documents en main.

Vous voulez vous assurer que la transition se passe bien lors de l'arrivée d'un nouvel exécutif? Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de votre association étudiante ou sur les modifications de cotisations étudiantes? Voici quelques outils :

• Obligations des administrateurs d'OBNL
• ABC de la démarche de modification de la cotisation étudiante
• Tâches de gestion d'une association étudiante
• Capsules de sensibilisation pour maintenir un climat de travail sain

Une fois votre regroupement reconnu, voici quelques services et avantages que vous offrent les SVE : 

• Appui des SVE dans l’atteinte des objectifs du regroupement, en conformité avec les valeurs, la mission et les politiques de l’UdeS 
• Accompagnement dans la planification et l’organisation de vos projets et événements (objectifs, budget, échéancier, promotion/ publicité) 
• Autorisation d’utiliser le nom de l’UdeS dans sa dénomination 
• Possibilités de financement 
• Annonce de vos activités, projets et événements dans le bulletin Nota Bene et sur la page www.usherbrooke.ca/etudiants
• Espace Web pour votre site Internet de type pages.usherbrooke.ca/nom de votre regroupement
• Adresse électronique pour votre regroupement de type nom@usherbrooke.ca
• Inscription de votre regroupement sur la page Web des associations étudiantes et regroupements étudiants reconnus 
• Boîte postale
• Lieux de réunion et locaux pour vos activités, en fonction des ressources disponibles. Pour la réservation de locaux au E1, veuillez communiquer avec sve-reservations@usherbrooke.ca
• Attestations de participation étudiante
• Aide pour la gouvernance de votre regroupement, notamment la rédaction de chartes ou de règlements généraux
• Animation de réunions et d’assemblées

Vous avez besoin d'aide pour l'animation de vos assemblées générales? Deux solutions s'offrent à vous :

• Un membre du personnel peut aller animer votre assemblée générale.
• Une personne référée par les Services à la vie étudiante peut animer votre assemblée.

Information

Pierre McCann
Coordonnateur à la vie étudiante
819 821-8000, poste 63957
Pierre.McCann@USherbrooke.ca

Le groupe Facebook Praesidium Sherbrooke vous permet d'entrer en relation avec des personnes pouvant vous aider lors de vos assemblées.

Chaque semaine, le Nota Bene présente un survol des activités étudiantes ayant lieu sur les campus de même que des chroniques thématiques susceptibles d'intéresser la communauté étudiante. Vous pouvez soumettre un texte pour promouvoir une activité ou votre regroupement. Les Services à la vie étudiante diffusent également de l'information pratique toute l'année sur leur page Facebook.

Autres moyens de diffusion 

• FEUS
• REMDUS
• CFAK
• Le Collectif

Il est possible de demander un espace Web afin de créer un site pour votre regroupement. Votre site aura une adresse de type association.espaceweb.usherbrooke.ca. Pour obtenir votre espace, faites une demande à usherbrooke.ca/espaceweb.

En hébergeant votre site sur Espace Web, vous vous soumettez à la Directive relative à l’utilisation, à la gestion et à la sécurité des actifs informationnels.

Information 

Pierre McCann
Coordonnateur à la vie étudiante
819 821-8000, poste 63957
Pierre.McCann@USherbrooke.ca

Babillards pour promotion d'activités

Ces babillards sont entièrement dédiés à la promotion des activités étudiantes. Présentez-vous au à la réception de l'aide financière, local E1-2002.

Si cette liste n'est pas conforme, informez-nous des corrections à apporter en écrivant à sve@USherbrooke.ca.

Les personnes étudiantes de Longueuil peuvent se présenter à L’Accueil au B2 pour faire approuver une affiche pour le babillard dans L’Agora (L1-3400) et vérifier avec leur association facultaire pour un affichage sur le babillard devant le mur du local des associations facultaires (L1-3450).

Affichage de petites annonces

Pour afficher des petites annonces (voiture ou meubles à vendre, offre de services, etc.), vous n'avez pas besoin de sceau d'autorisation. Il vous suffit d'afficher vous-même vos annonces.

Les associations et regroupements étudiants peuvent tenir des kiosques d'information ou de sensibilisation dans les casse-croûte de l'Université ou au Pavillon multifonctionnel du Campus principal. Pour réserver un kiosque :

• au Campus principal : gestiondeslocaux@USherbrooke.ca ou 819 821-8000, poste 63698 ;
• au Campus de la santé : Alain Fleury ou 819 821-8000, poste 72752 ;
• au Campus de Longueuil : Audrey Beaudry ou 450 463-1835, poste 61123.

Les étudiantes et étudiants de l'UdeS peuvent demander à promouvoir leurs activités sur les téléviseurs du pavillon de la vie étudiante (E1). Pour ce faire, envoyez un courriel à sve@usherbrooke.ca. 

Les personnes étudiantes de Longueuil peuvent contacter : Karine Cousineau ou 450 463-1835, poste 61774 (le même format 1920X1080 pixels s’applique).

À noter
Les dimensions du visuel à afficher sur le téléviseur doit être de 1920 x 1080 px. 

Vous organisez une activité ou réalisez un projet et avez besoin de financement? Faites une demande à l'un des programmes de subvention qui soutiennent financièrement les initiatives étudiantes.

• En savoir plus

Vous organisez une activité où il y aura consommation ou vente de boissons alcoolisées? Vous devez obligatoirement vous procurer un permis d'alcool au préalable. Prévoyez un délai de trois semaines, car ce permis doit être émis par la Régie des alcools, des courses et des jeux.  

Vous trouverez les différents formulaires à remplir sur le site du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention.

Informations : 
activite.sociale.cp@USherbrooke.ca

Campus principal

Agora ou salon du Carrefour de l'information
Réservation de l'agora
Réservation du salon

Salles du Pavillon multifonctionnel (en haut de la cafétéria)
819 821-8000, poste 65167
traiteur@USherbrooke.coop
*Il faut payer pour la réservation de ces salles

Centre culturel de l’UdeS
819 821-8000, poste 62749
genevieve.lacombe2@USherbrooke.ca
*Il faut payer pour la réservation de ces salles

Salles du pavillon de la vie étudiante (E1)
sve-reservations@USherbrooke.ca

Terrains sur le Campus principal pour des activités extérieures
819 821-8000, poste 62833
activite.sociale.cp@USherbrooke.ca 

Autres locaux
819 821-8000, poste 63698
gestiondeslocaux@USherbrooke.ca

Réserver un local au campus de la santé

Réserver un local au campus de Longueuil

Pour de l’aide avec la réservation de locaux au campus de Longueuil , contactez Audrey Beaudry ou 450-463-1835, poste 61123.