Activités sur les campus
Plusieurs événements institutionnels sont organisés à l'Université de Sherbrooke (UdeS), mais les personnes de la communauté étudiante ainsi que les membres du personnel peuvent également planifier un événement ou une activité avec ou sans alcool sur les campus. Certaines règles et processus doivent toutefois être respectés.
Processus à suivre pour organiser une activité
La plupart des activités doivent obtenir une double approbation avant d'avoir avoir lieu. Les personnes organisatrices doivent s'assurer d'obtenir l'approbation de leur faculté ou service ainsi que celle du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP) avant que les activités soient organisées. Voici les étapes à suivre pour tenir un événement ou une activité sur les campus.
Campus de Sherbrooke
Pour les membres du personnel
Activité sans alcool de faible envergure
- Aucun formulaire à remplir pour le SMSP. Toutefois, la personne organisatrice doit obtenir l'autorisation du département, de la faculté ou du service et elle doit réserver la salle, s'il y a lieu.
Activité sans alcool de grande envergure
- Compléter le formulaire AS001
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 819 821-8000, poste 63572 pour obtenir de l’aide.
Activité avec service d'alcool ou avec possibilité d'apporter les consommations.
Activité privée, pour moins de 200 personnes
- Compléter le formulaire «activité ponctuelle»
- Transmettre le formulaire à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
Activité publique ou privée, mais pour plus de 200 personnes
- Compléter le formulaire AS001
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
- Demander un «permis pour réunion pour servir» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
Activité avec vente ou contribution volontaire pour l'alcool
- Compléter le formulaire AS001
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
- Demander un «permis de réunion pour vendre» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
À noter : La consommation d’alcool durant l’événement est conditionnelle à la réception par le SMSP d’une copie du permis de la RACJ, si applicable. Si un permis d'alcool est requis, il doit être affiché sur place.
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 819 821-8000, poste 63572 pour obtenir de l’aide.
Pour la communauté étudiante
Activité sans alcool de faible envergure
- Aucun formulaire à remplir pour le SMSP. Toutefois, la personne organisatrice doit obtenir l'autorisation du département, de la faculté ou du service et elle doit réserver la salle, s'il y a lieu.
Activité sans alcool de grande envergure
- Compléter le formulaire AS001
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 819 821-8000, poste 63572 pour obtenir de l’aide.
- Prendre connaissance de la Directive sur les activités sociales avec consommation d'alcool organisées par les associations étudiantes
- Compléter toutes les sections requises et faire signer le formulaire AS001 (étapes 1 à 4 obligatoires)
- Compléter et signer l'Engagement et responsabilités lors de la tenue d'une activité sociale avec alcool organisée par une association étudiante
- Transmettre la demande avec tous les documents au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
- Demander un «permis pour réunion pour servir» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
À noter : La consommation d’alcool durant l’événement est conditionnelle à la réception par le SMSP d’une copie du permis de la RACJ, si applicable. Si un permis d'alcool est requis, il doit être affiché sur place.
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 819 821-8000, poste 63572 pour obtenir de l’aide.
Pour le Campus de Longueuil
Pour les membres du personnel
Activité sans alcool de faible envergure
- Aucun formulaire à remplir pour le SMSP. Toutefois, la personne organisatrice doit obtenir l'autorisation du département, de la faculté ou du service et elle doit réserver la salle, s'il y a lieu.
Activité sans alcool de grande envergure
- Compléter le formulaire
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 450 463-6599, poste 61499 pour obtenir de l’aide.
Activité avec service d'alcool ou avec possibilité d'apporter les consommations.
Activité privée, pour moins de 200 personnes
- Compléter le formulaire «activité ponctuelle»
- Transmettre le formulaire à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
Activité publique ou privée, mais pour plus de 200 personnes
- Compléter le formulaire
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
- Demander un «permis pour réunion pour servir» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
Activité avec vente ou contribution volontaire pour l'alcool
- Compléter le formulaire
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
- Demander un «permis de réunion pour vendre» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
À noter : La consommation d’alcool durant l’événement est conditionnelle à la réception par le SMSP d’une copie du permis de la RACJ, si applicable. Si un permis d'alcool est requis, il doit être affiché sur place.
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 450 463-6599, poste 61499 pour obtenir de l’aide.
Pour la communauté étudiante
Activité sans alcool de faible envergure
- Aucun formulaire à remplir pour le SMSP. Toutefois, la personne organisatrice doit obtenir l'autorisation du département, de la faculté ou du service et elle doit réserver la salle, s'il y a lieu.
Activité sans alcool de grande envergure
- Compléter le formulaire
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées (étapes 1 à 4 obligatoires), transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 450 463-6599, poste 61499 pour obtenir de l’aide.
- Prendre connaissance de la Directive sur les activités sociales avec consommation d'alcool organisées par les associations étudiantes
- Compléter toutes les sections requises et faire signer le formulaire (étapes 1 à 4 obligatoires)
- Compléter et signer l'Engagement et responsabilités lors de la tenue d'une activité sociale avec alcool organisée par une association étudiante
- Transmettre la demande avec tous les documents au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : securite.longueuil@USherbrooke.ca
- Demander un «permis pour réunion pour servir» à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) en joignant le formulaire AS001 complété et signé au point 8 par le SMSP. Le formulaire AS001 est votre contrat de location ou déclaration du propriétaire.
- Transmettre une copie du permis obtenu de la RACJ au SMPS.
À noter : La consommation d’alcool durant l’événement est conditionnelle à la réception par le SMSP d’une copie du permis de la RACJ, si applicable. Si un permis d'alcool est requis, il doit être affiché sur place.
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 450 463-6599, poste 61499 pour obtenir de l’aide.
Pour les activités avec BBQ
Tous les membres de la communauté UdeS (étudiants et étudiantes et membres du personnel) doivent remplir un formulaire «Demande de permis de cuisson» pour organiser une activité avec un BBQ.
- Compléter le formulaire Demande de permis de cuisson
- Une fois toutes les sections requises complétées et signées, transmettre la demande au SMSP pour l'autorisation finale, à l'adresse courriel mentionnée dans le formulaire : activite.sociale@USherbrooke.ca
Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez appeler au 819 821-8000, poste 63572 pour obtenir de l’aide.
Organiser un rassemblement sur les campus
Si vous désirez organiser un rassemblement ou une manifestation sur les campus, vous devez d'abord obtenir l'autorisation du SMSP.
Pour faire autoriser une manifestation, les organisateurs doivent fournir les informations suivantes par courriel à la direction du SMSP. Courriel : direction.smsp@USherbrooke.ca
- Le nom et la personne physique ou morale ou de l’association organisatrice de l’événement
- Dans le cas d’une personne physique : son adresse et son numéro de téléphone.
- Dans le cas d’une personne morale ou d’une association : le nom, adresse et numéro de téléphone du représentant de cette personne morale ou de cette association.
- La date de l’événement et l’horaire prévu.
- Une évaluation sommaire du nombre de personnes et de véhicules routiers devant y participer.
- Le tracé emprunté sur les rues publiques de la Ville.
- Les mesures de sécurité prises et fournies par les organisateurs de l’événement.
Après analyse du dossier, la direction du SMSP communiquera sa décision auprès des organisateurs.
Sans l’autorisation officielle de la direction du SMSP, la manifestation sera jugée illégale.