Demande de documents officiels

Vous avez besoin d'un document officiel portant le sceau du Bureau de la registraire et la signature de la registraire?

À savoir avant de faire votre demande

Délai de production

Prenez note qu'à ce jour, les délais de production des documents officiels est environ de 6 jours ouvrables. Cette information est mise à jour tous les lundis. Ce délai ne s'applique pas pour les demandes de CAQ/PE ainsi que pour une parchemin de remplacement.

Un délai supplémentaire est à prévoir si une ou des informations s’avèrent manquantes ou si votre dossier ne nous permet pas de répondre à votre requête dans l’immédiat.

Si vous nous demandez un document officiel pour répondre à une exigence d'un organisme (gouvernemental ou autre), veuillez nous fournir une copie de la description des besoins de l'organisme.

Livraison par la poste
Le Centre de services s’engage à produire les documents dans les délais indiqués. Par contre, une fois les documents expédiés par la poste ou par courrier rapide, nous ne pouvons être responsables des délais ou des erreurs de livraison. Dans la mesure du possible, nous pourrons transmettre les informations nécessaires à la localisation des documents, mais la responsabilité de les retrouver vous revient. 

Si vos documents reviennent au Centre de services, une personne communiquera avec vous par téléphone ou par courriel, aux coordonnées indiquées sur votre demande de documents officiels. À partir de ce moment, un délai de 5 jours ouvrables vous est accordé pour communiquer avec nous et nous informer d'une nouvelle adresse postale. Au-delà de ce délai, votre demande de documents officiels sera annulée et vos documents détruits. Vous devrez refaire une nouvelle demande. Notez qu'aucun remboursement n'est accordé.

Réception par courriel
Le document reçu par courriel est officiel, mais il s'agit d'une copie et non d'un original.

Documents non réclamés

Une fois votre document traité, un courriel sera envoyé à votre adresse courriel pour vous mentionner que vous avez un mois pour les récupérer. Si vous avez choisi l'option de récupérer votre document au Centre de services, vous devrez le faire dans un délai de 30 jours. Après ce délai, votre document sera détruit. 

Procuration

Si vous ne pouvez pas vous présenter au Centre de services pour faire une demande ou récupérer un document officiel, nous devons avoir votre autorisation pour remettre le document à la personne que vous nous désignerez.

Il suffit de nous envoyer un courriel, exclusivement par votre adresse « USherbrooke.ca », à centre.de.services@USherbrooke.ca. Ce courriel fera office de procuration et devra contenir les renseignements suivants :

  • votre nom et votre numéro de matricule étudiant;
  • le nom de la personne mandatée;
  • l’étendue et la durée du mandat de la procuration (demande ou obtention de documents, accès aux informations financières ou scolaires ou à tout le dossier universitaire, etc.).

Toutefois, si vous n'avez plus d’adresse « USherbrooke.ca » après votre passage à l’Université de Sherbrooke, vous pouvez utiliser le formulaire de procuration, l’imprimer, le signer et le déposer en personne au Centre de services. S'il vous est impossible de vous présenter, vous pouvez remettre le formulaire de procuration à la personne mandatée de vous représenter avec une copie d’une pièce d’identité avec signature (ex. : permis de conduire, carte d’assurance maladie, etc.).

Un certain délai pourrait être nécessaire pour valider l’authenticité de votre signature.

Veuillez prendre note que toute personne désignée dans une procuration devra effectuer sa demande en personne et obligatoirement présenter une carte d’identité avec photo.

Particularité des enveloppes scellées

L'enveloppe scellée garantit l'authenticité du document qu'elle contient et permet à l'étudiante ou l'étudiant de le remettre directement au destinataire.

Conformément au Règlement des études de l’Université, n’est considéré comme officiel que les documents émis par le Bureau de la registraire et portant le sceau du Bureau de la registraire.

Faire une demande en ligne

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Vous pouvez faire votre demande de documents officiels en ligne via un formulaire convivial et facile d'accès. Compatible avec un compte Paypal ou une carte de crédit, ce formulaire vous permettra en quelques étapes de soumettre votre demande afin d'obtenir les documents souhaités.

AVIS IMPORTANT : Un premier courriel vous sera envoyé pour confirmer votre commande. Un courriel distinct vous sera envoyé pour vous aviser lorsque vos documents officiels auront été produits et que vous pourrez les récupérer au point de cueillette que vous aurez identifié.

Faire une demande en ligne 

Faire une demande sur place au Centre de services

Vous préférez faire votre demande en personne? Pour éviter les longues files d'attente, prenez un rendez-vous!

Heures d'ouverture

Lundi au vendredi : 8 h 30 à 16 h

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