Copilot
Microsoft Copilot Chat est un assistant virtuel basé sur l'intelligence artificielle conçu pour simplifier et optimiser diverses tâches. L'Université privilégie l'utilisation de cet agent conversationnel pour les besoins courants des membres de la communauté universitaire. La version incluse dans les licences Microsoft 365 offerte à la communauté garantit la protection des données et respecte les normes de sécurité et de confidentialité en vigueur à l'UdeS.
Copilot Chat permet notamment :
- la recherche d'informations;
- la rédaction, la création et la révision de contenu (ex. : documents, rapports, présentations);
- l'analyse de données (ex. : courriels, réunions, fichiers);
- l'automatisation de tâches (ex. : gestion et synthèse des courriels).
- Accès rapide : Copilot Chat
Copilot Chat est accessible également dans le menu de l'application Teams.
Vous croyez que la version de Copilot offerte ne répond pas suffisamment à vos besoins?
Pour le personnel, consultez la Foire aux questions pour découvrir les options qui s'offrent à vous.
Protection de vos données
Important : Pour garantir la protection de vos données et des clavardages, vous devez être connecté à Copilot Chat avec votre compte USherbrooke.
Les requêtes et réponses générées par Copilot Chat sont traitées de manière sécurisée. Microsoft protège les données selon des termes stricts en matière de sécurité, de confidentialité et de contrôle des accès. Ainsi, les données ou documents partagés dans les clavardages de Copilot Chat sont protégés et ne peuvent être consultés ni par Microsoft ni par d'autres membres de la communauté universitaire. Ils ne pourront pas non plus servir à entraîner des modèles de fondation de l'IA ou se retrouver exposés au grand public. Il demeure tout de même de mise de ne jamais soumettre des renseignements personnels dans Copilot Chat.
Avant de lancer une requête, assurez-vous d'être bien connecté et que la protection est activée. Une icône verte représentant un bouclier de sécurité avec un crochet s'affichera en haut de l'interface de clavardage.
Documentation et formation
Une formation autoportante sur les notions de base pour l'utilisation des outils d'IA est offerte conjointement par le Service de soutien à la formation (SSF) et le Service des bibliothèques et archives (SBA).
- Accéder à la formation (Cette formation s'adresse aux membres du personnel.)
D'autres ressources en lien avec l'IA sont aussi offertes par le SSF et le SBA :
- Section Intelligence artificielle (IA) du site Web du SSF
- Guide thématique consacré aux intelligences artificielles du SBA
Foire aux questions
Oui, si vous êtes connecté à votre compte USherbrooke vos requêtes ainsi que les réponses (conversations) sont sauvegardées et l'historique de celles-ci est conservé. Il est donc conseillé de supprimer les conversations qui vous ne sont plus utiles.
Dans une même conversation, vous pouvez poser plusieurs questions. Ainsi afin de bien gérer votre historique de clavardage, il peut être utile de débuter un nouveau clavardage pour chaque nouveau sujet.
Microsoft offre une licence professionnelle plus puissante, nommée Copilot pour Microsoft 365 (M365), qui permet l'intégration de Copilot à même plusieurs applications M365 et donne accès à des fonctionnalités avancées. Une licence Teams Premium est aussi disponible pour utiliser l'IA dans le cadre de réunions ou événements en ligne.
Des coûts sont associés à ces licences. Celles-ci sont annuelles et renouvelables chaque 1er juin. Le coût est calculé au prorata des mois restants jusqu'au 31 mai, auquel s'ajoute le montant de l’année complète suivante. Une licence ne peut être résiliée en cours d'année, mais peut être transférée à un autre utilisateur.
Pour effectuer un achat, il faut remplir une demande Casius : Achat de logiciels.
Avant de considérer l'achat d'une licence Copilot pour M365 ou Teams Premium, voici un tableau comparatif avec la version Web gratuite Copilot Chat.
| Copilot Chat | Copilot pour M365 | Teams Premium | |
|---|---|---|---|
| Ce que c'est? | Agent conversationnel IA (chat) accessible dans l'app M365 (Web et mobile) et dans Teams, Outlook et Edge. | Abonnement individuel qui débloque l'intégration de Copilot dans les applications M365 : Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. | Ajout à Teams pour rendre les réunions et les événements virtuels plus intelligents, engageants et protégés. |
| Fonctions clés |
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* Toutes les fonctionnalités de la version gratuite Copilot Chat sont incluses. |
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| Sécurité et confidentialité |
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| Traduction et sous-titres IA dans les appels Teams | Non | Oui | Oui |
| Personnalisation visuelle | Non | Oui | Oui (logo, arrière-plans, gabarits de réunion) |
| Coûts (à titre indicatif) | Gratuit | 516,00 $ + taxes / année par utilisateur | 32,60 $ + taxes / année par utilisateur |
En bref :
- Copilot Chat n'engendre aucun coût supplémentaire et offre des possibilités intéressantes pour une utilisation individuelle et ponctuelle de l'IA.
- Copilot pour M365 peut être recommandé lorsque les besoins en IA générative sont plus importants, notamment grâce à l'intégration de Copilot dans les applications M365.
- Teams Premium est utile pour les réunions ou évènements nécessitant un haut niveau de sécurité, des comptes rendus automatisés, une gestion avancée ou une personnalisation de l’image de marque.
Il est déconseillé d'acquérir des licences en masse, car il est démontré qu'une majorité ne l'utilise pas pleinement, ce qui occasionne des pertes financières, d'autant plus que l'acquisition de licence se fait sur une base annuelle.
Consultez également la question suivante Quelles possibilités offrent les outils d'IA de Microsoft aux membres du personnel? pour découvrir d'autres exemples d'utilisation de ces licences selon votre rôle.
Selon votre rôle à l'UdeS, l'utilisation de l'IA peut vous être utile dans différents contextes. Voici des exemples de ce qu'il est possible d'accomplir avec les différentes licences. De nombreuses autres possibilités sont également offertes.
| Profil | Copilot Chat | Copliot pour M365 (payant) | Teams Premium (payant) |
|---|---|---|---|
| Personnel cadre |
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| Personnel professionnel |
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| Personnel de soutien |
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| Personnel enseignant |
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| Personnel à la recherche |
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Microsoft Copilot est l'assistant virtuel recommandé par l'Université considérant son intégration à l’environnement M365 qui est utilisé à travers l’organisation.
L’utilisation d’autres outils d’intelligence artificielle doit être évitée dans le cadre des activités liées à l'UdeS. Quant aux IA offertes gratuitement, elles doivent être utilisées avec modération et prudence, car le niveau de sécurité n'est pas garanti. À noter que l'utilisation de DeepSeek est interdite par le ministère de la Cybersécurité et du Numérique.
En raison des tensions commerciales actuelles, l'achat de licences pour d’autres IA dont les distributeurs sont américains, notamment ChatGPT Plan plus et Pro, n'est plus remboursé. Des dérogations pourraient être accordées dans des situations exceptionnelles. Pour un tel cas, communiquer avec votre personne-ressource attitrée en approvisionnement. Advenant qu'une dérogation soit accordée, le remboursement pourra alors être effectué.