Groupe Microsoft 365

Toute personne ayant une boîte de messagerie active dans Microsoft 365 peut faire la création d'un groupe Microsoft 365. Avant de procéder à la création d'un groupe, il est important de lire les règles d'utilisation d'un groupe Microsoft 365.

1. Dans l'interface Web Outlook, cliquer sur Accéder aux Groupes qui s'affiche au bas du volet de navigation de gauche.
2. Cliquer sur le bouton Nouveau groupe.
3. Remplir le formulaire :
   • Dans le champ Nom du groupe, entrer le nom du groupe désiré. (Consulter la nomenclature pour créer un nom approprié et respectant les normes de l'Université.)
   • Le champ Adresse de courriel du groupe apparaît à la suite de la saisie du nom avec une adresse de courriel proposée. Celle-ci peut être conservée telle quelle ou modifiée.
   • Dans le champ Description, entrer une description du groupe si désiré.
   • Dans le champ Confidentialité, sélectionner le choix Privé pour que seuls les membres du groupe aient accès au contenu de celui-ci. En sélectionnant Public, tous les membres de la communauté universitaire auront accès au groupe.
   • Cliquer sur le bouton Créer au haut de la fenêtre.
4. Ajouter des membres au groupe.
   • Entrer le nom ou le CIP d'une personne à ajouter au groupe.
   • Cliquer sur Rechercher dans l'annuaire. S'il y a plus d'un choix, sélectionner la personne correspondante.
   • Une ligne s'ajoutera avec le nom de la personne.
   • Dans le cas où une personne serait ajoutée par erreur, il est possible de la retirer en cliquant sur le X à droite de son nom.
   • Répéter les étapes précédentes pour chaque membre à ajouter.
   • Cliquer sur le bouton Ajouter au haut de la fenêtre.

La gestion des membres d'un groupe se fait par la ou le propriétaire du groupe. Il est toutefois possible pour un membre de se retirer lui-même d'un groupe.

Ajout d'un membre par un propriétaire

1. À partir de la section Groupes de Microsoft 365, sélectionner le groupe dans lequel un membre doit être ajouté.
2. Cliquer sur le nombre de membres du groupe indiqué sous le nom du groupe.
3. Sélectionner l'onglet Membres. Une liste de tous les membres s'affiche. 
4. Cliquer sur le bouton Ajouter des membres.
5. Entrer le nom ou l'adresse de courriel de la personne à ajouter au groupe.
6. Cliquer sur le bouton Ajouter.

Retrait d'un membre par un propriétaire

1. À partir de la section Groupes de Microsoft 365, sélectionner le groupe dans lequel un membre doit être retiré.
2. Cliquer sur le nombre de membres du groupe indiqué sous le nom du groupe.
3. Sélectionner l'onglet Membres. Une liste de tous les membres s'affiche. 
4. Cliquer sur le x qui s'affiche à droite du nom du membre à retirer.
5. Cliqeur sur Oui pour confirmer la suppression.

Approbation d'une demande à rejoindre un groupe reçue par courriel

Un propriétaire peut recevoir des demandes de personnes désirant se joindre au groupe. L'ajout de ces nouvelles personnes peut se faire par la méthode habituelle d'ajout d'un membre ou en cliquant sur le lien Approuver la demande situé au haut du courriel reçu. Une fenêtre d'ajout s'affichera alors directement avec le nom de la personne à ajouter. En cliquant sur le bouton Enregistrer au haut de la fenêtre, l'ajout sera confirmé.

Dans le cas où le propriétaire ne désire pas ajouter la personne ayant soumis une demande à rejoindre son groupe, il lui suffit d'ignorer le courriel reçu.

Un groupe Microsoft 365 peut avoir plus d'un propriétaire. L'attribution ou le retrait du statut de propriétaire se fait seulement par un propriétaire du groupe. 

Attribution du statut de propriétaire

1. À partir de la section Groupes de Microsoft 365, sélectionner le groupe dans lequel vous voulez nommer un nouveau propriétaire.
2. Cliquer sur le nombre de membres du groupe indiqué sous le nom du groupe.
3. Sélectionner l'onglet Membres. Une liste de tous les membres s'affiche. 
4. Cliquer sur l'icône Modifier le rôle qui s'affiche à droite du nom du membre.
5. Sélectionner Propriétaire.

Retrait du statut de propriétaire

1. À partir de la section Groupes de Microsoft 365, sélectionner le groupe dans lequel vous voulez retirer un propriétaire.
2. Cliquer sur le nombre de membres du groupe indiqué sous le nom du groupe.
3. Sélectionner l'onglet Membres. Une liste de tous les membres s'affiche. 
4. Cliquer sur l'icône Modifier le rôle qui s'affiche à droite du nom du membre à retirer son statut de propriétaire.
5. Sélectionner Membre.

Le propriétaire d'un groupe Microsoft 365 a la possibilité de modifier les paramètres de son groupe, pour ce faire il faut suivre les étapes suivantes : 

1. Sélectionner dans section Groupes de Microsoft 365 le groupe à modifier.
2. Cliquer sur l'icône d'engrenage (Paramètres) située en haut à droite.
3. Cliquer sur Modifier le groupe.
4. Modifier les paramètres* selon les besoins et cliquer sur le bouton Enregistrer.

* Le nom du groupe ne doit pas être modifié afin de ne pas créer de conflit avec d'autres groupes actifs.

Le paramètre Confidentialité permet de rendre un groupe public ou privé. Par défaut les groupes Microsoft 365 créés sont privés, ce qui signifie que seuls les propriétaires d'un groupe peuvent ajouter et approuver l'ajout d'un membre au groupe. Un groupe public permet à toute personne de se joindre au groupe sans approbation préalable.

La suppression d'un groupe Microsoft 365 est possible seulement par la ou le propriétaire du groupe.

Attention : Cette action est irréversible. Une fois le groupe supprimé, l'ensemble du contenu de celui-ci sera inaccessible.

Voici les étapes à suivre pour supprimer un groupe : 

1. Sélectionner dans la section Groupes de Microsoft 365 le groupe à modifier.
2. Cliquer sur l'icône d'engrenage (Paramètres) située en haut à droite.
3. Cliquer sur Modifier le groupe.
4. Une fenêtre apparaît.
5. Cliquer sur le bouton Supprimer le groupe au bas de la fenêtre.
6. Une fenêtre de confirmation apparaît, cocher la case Je comprends que tout le contenu du groupe sera supprimé et cliquer sur le bouton Supprimer.

Il est possible de rejoindre un groupe Microsoft 365 déjà existant. Voici les étapes à suivre à partir de l'interface Web Microsoft 365 :

1. À partir de la section Groupes de Microsoft 365, cliquer sur Découvrez des groupes.
2. Une liste de groupes à rejoindre est suggérée et un outil de recherche est disponible.
3. Si le groupe à rejoindre apparaît dans la liste, cliquer sur le bouton Demande de participation du groupe et passer à l'étape 5. Sinon, passer à l'étape suivante.
4. Pour rechercher un groupe à partir de l'outil de recherche :
   1. Entrer le nom du groupe recherché dans le champ Rechercher des groupes et appuyer sur Entrée sur votre clavier.
   2. Le résultat de la recherche apparaît, cliquer sur Demande de participation pour le groupe voulu.
5. Si le groupe est public, l'ajout au groupe est automatique, s'il est privé, un champ apparaît pour ajouter un message au propriétaire. Rédiger un message et cliquer sur le bouton Envoyer. L'ajout au groupe se fera lorsque le propriétaire du groupe approuvera la demande. Un courriel vous sera envoyé pour confirmer l'ajout. 

Il est possible de se retirer d'un groupe Microsoft 365, pour ce faire il faut suivre les étapes suivantes : 

1. Sélectionner dans la section Groupes de Microsoft 365 le groupe à quitter.
2. Cliquer sur l'icône d'engrenage (Paramètres) située en haut à droite.
3. Cliquer sur Quitter le groupe.

Attention : Aucune confirmation ne vous sera demandée. Une fois le groupe quitté, son contenu est inaccessible à moins de rejoindre le groupe à nouveau.

Vous recevez tous les courriels envoyés au groupe dans votre boîte de réception personnelle, si le groupe a été configuré ainsi et que le suivi par courriel est activé. Ces courriels sont également accessibles dans la boîte de réception du groupe (onglet Conversations).

Pour chaque groupe dont vous êtes membre, il est possible de recevoir les messages envoyés à ces groupes dans votre boîte de réception personnelle ou de désactiver cette option.

Pour ce faire :

1. Sélectionner dans la section Groupes de Microsoft  365 le groupe pour lequel vous souhaitez recevoir ou non des messages dans votre boîte de réception.
2. Cliquer sur Suivi dans la boîte de réception en haut à droite.
3. Sélectionner l'option désirée.

L'adresse de courriel pour un groupe Microsoft 365 est générée sous la forme nom-du-groupe@groupes.usherbroooke.ca.

Oui, l'accès aux groupes Microsoft 365 sur mobile se fait à partir de l'application Microsoft Outlook. L'application permet notamment de démarrer, lire ou répondre à une conversation de groupe. Pour obtenir plus d'informations, consulter la page Utiliser des groupes dans l'application mobile Outlook de Microsoft.