OneDrive
OneDrive est un stockage en ligne gratuit intégré à Microsoft 365. Il permet de sauvegarder des documents Office dans le cloud, de les ouvrir ou de les modifier à partir de n'importe lequel des appareils que vous utilisez. OneDrive fait office de disque dur, il est possible d'y ajouter tout type de documents afin d'y accéder où que vous soyez. Le partage et la collaboration sont simples grâce à OneDrive.
OneDive permet :
- le stockage en ligne de 1 To (incluant un maximum de 30 000 000 de fichiers);
- le téléchargement de fichiers ayant une taille pouvant atteindre jusqu'à 10 Go;
- l'accès aux fichiers à partir d'une interface Web, une application mobile ou une application Office;
- la synchronisation des fichiers sur un poste de travail ou tout autre appareil afin d'y accéder hors connexion;
- le partage de fichiers, ainsi que le contrôle des accès à ceux-ci.
- Accès rapide : OneDrive
OneDrive est également accessible par le lanceur d'applications, une fois connecté à l'interface Microsoft 365.
Documentation
Deux options sont possibles :
1re option
Cliquez sur le bouton Créer ou charger , situé en haut à gauche et choisir Chargement de fichiers ou Chargement de dossier dans le menu déroulant.
- Chargement de fichiers : sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir. Il est possible d’utiliser la sélection multiple : CTRL + clic ou MAJUSCULE + clic.
- Chargement de dossier : sélectionnez le dossier et cliquez sur Importer.
2e option
Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers ou un dossier vers la fenêtre du navigateur à partir de l’explorateur Windows ou du Finder de Mac.
À partir de l’explorateur de fichiers Windows ou du Finder de Mac (si la synchronisation est activée)
Gérez vos fichiers comme n’importe quels autres fichiers et les modifications seront synchronisées vers Microsoft 365.
À partir d'un navigateur Web
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et/ou dossiers.
- En cliquant dans la colonne la plus à gauche.
- En utilisant CTRL + clic ou MAJUSCULE + clic sur la ligne contenant un fichier ou un dossier (pas sur le nom du fichier).
- Sélectionnez une action.
- En utilisant la barre d’outils qui apparait en haut de la page pour sélectionner l’action à effectuer.
- En utilisant le menu Autres actions représenté par ….
- Sélectionnez le fichier ou le dossier.
- Sélectionnez Partager dans la barre de menu, dans le menu Autres actions ou cliquez sur l’icône Partager sur la même ligne que le fichier ou le dossier.
- Ajoutez une adresse de courriel ou sélectionnez les personnes avec qui vous voulez partager le document et entrez un message.
- Sélectionnez qui aura accès en cliquant sur les Paramètres du lien, représenté par une icône d'engrenage.
- Toute le monde : toute personne disposant du lien y aura accès.
- Personnes dans USherbrooke : toute personne ayant un CIP et disposant du lien y aura accès.
- Seules les personnes disposant d'un accès existant : toute personne ayant déjà accès et disposant du lien y aura accès.
- Personnes de votre choix : seules les personnes que vous sélectionnez et disposant du lien auront accès.
- Changer au besoin le paramètre Peut modifier pour permettre la consultation seulement.
- Cliquez Appliquer.
- Cliquez Envoyer. Un courriel sera envoyé aux personnes sélectionnées.
Il est aussi possible de copier le lien et de l’envoyer vous-même par courriel.
Entrez le texte à rechercher dans le champ de recherche en entête.
La suite Office est disponible en ligne.
- Pour créer un nouveau fichier : Cliquez sur Créer ou charger et sélectionnez le type de document de la suite Office voulue.
- Pour modifier un fichier créé à partir de la suite Office (ex. Word, Excel) : Cliquez sur le nom du fichier pour qu'il s'ouvre dans la version en ligne ou dans le menu Autres actions, sélectionnez Ouvrir et ensuite Ouvrir dans le navigateur ou Ouvrir dans l'application, selon si vous souhaitez ouvrir le fichier dans la version en ligne ou dans la version complète (si celle-ci est installée sur votre poste de travail).
Si vous êtes membre ou propriétaire d’un groupe Microsoft 365 (généralement associé à une équipe Teams ou à un site SharePoint), celui-ci apparaîtra au bas du menu de gauche. Sélectionnez le groupe de votre choix pour gérer ses fichiers de la même manière que vous le feriez dans votre OneDrive personnel.
Foire aux questions
Oui, pour ce faire, suivez la procédure de Microsoft : Partager des fichiers et des dossiers dans Microsoft OneDrive.
Si la personne n'a pas de compte Office 365, voici les étapes qu'elle devra suivre pour accéder aux fichiers :
- Cliquer à partir de sa boîte de courriels sur le lien partagé pour accéder aux fichiers. Une fenêtre «Vérification de votre identité» s'affichera.
- Entrer son adresse de courriel (celle utilisée lors du partage des fichiers) et cliquer sur Suivant. Une fenêtre «Entrez un code de vérification» s'affichera.
- Un nouveau courriel est alors envoyé dans sa boîte de courriels avec un code de vérification (si le courriel ne se trouve pas dans la Boîte de réception, vérifier dans le Courrier indésirable).
- Entrer le code reçu par courriel et cliquer sur Vérifier.
Les dossiers ou fichiers supprimés sont déplacés dans la Corbeille et accessibles dans celle-ci durant 60 jours. Par la suite, ils seront déplacés dans une corbeille secondaire pour une autre période de 30 jours.
Pour récupérer un dossier ou un fichier supprimé :
- Sélectionner Corbeille dans le menu de gauche de OneDrive.
- Une fenêtre apparaît, affichant les éléments supprimés.
- Cocher le dossier ou le fichier à récupérer et cliquer sur le bouton Restaurer.
- Si le dossier ou le fichier que vous voulez récupérer ne s'y trouve pas, cliquer sur le lien Corbeille second niveau au bas de la fenêtre. La procédure de récupération est la même que celle mentionnée à l'étape précédente.
Vérifier la synchronisation
Les modifications ne sont probablement pas perdues, il s'agit possiblement d'un problème de synchronisation. En travaillant sur un fichier OneDrive accessible à partir d'un appareil personnel, le contenu du fichier est alors téléchargé localement sur cet appareil. Il est donc nécessaire de s'assurer que la synchronisation du fichier a été exécutée correctement, afin d'accéder au contenu mis à jour à partir d'un autre appareil ou en ligne. Pour ce faire, il faut évidemment que l'appareil soit connecté à Internet.
Dans le cas où la synchronisation aurait échoué, il faut alors retourner à l'endroit original où les modifications ont été faites pour retrouver le contenu voulu.
Historique des versions
Il est également possible d'avoir accès à l'historique d'un fichier et ainsi pouvoir restaurer une ancienne version de celui-ci. Évidemment, le contenu doit avoir été synchronisé pour apparaître dans l'historique.
Pour accéder à l'historique d'un fichier à partir de OneDrive en ligne :
- Sélectionner le fichier.
- Cliquer sur Historique des versions dans le menu du haut.
- Une fenêtre s'affiche avec la liste des dernières versions du fichier. Pour restaurer une version :
- Sélectionner la version voulue.
- Cliquer sur les ...
- Sélectionner Restaurer.
Certains caractères ne sont pas autorisés dans les noms de dossiers et fichiers. Ces caractères sont les suivant : * : < > ? / \ | " . Également, les noms de dossiers ou fichiers ne peuvent commencer ou se terminer par un point.
OneDrive est offert aux personnes aux études et aux membres du personnel de l'Université de Sherbrooke.
L'accès à ce service prend fin lorsque vous obtenez votre diplôme, prenez votre retraite ou n'êtes plus aux études ni à l'emploi de l'Université.
Pour connaître les modalités applicables, consultez la section Accès aux services Microsoft 365 selon votre profil.