Bonnes pratiques

Avant d’envoyer un courriel, il est recommandé d’évaluer si ce mode de communication est réellement nécessaire. 

Dans certains cas, un appel téléphonique, une rencontre ou une conversation Teams peut s'avérer plus approprié. Ces options sont souvent plus efficaces et permettent de limiter la conservation inutile de données.

• Ne pas utiliser son courriel institutionnel pour des usages personnels.
• Évitez l’inscription à des infolettres ou services non liés aux activités académiques ou professionnelles.
• Limitez les abonnements générant un volume important de notifications.
• Désactivez les notifications courriel de Teams.
• Déplacer les documents importants vers les espaces institutionnels appropriés. Outlook n'est pas un outil de gestion documentaire.

Il est recommandé d’effectuer un nettoyage périodique de sa boîte courriel. 

Exemples d’actions : 

• Supprimer les courriels obsolètes.
• Vider le dossier Éléments supprimés.
• Vider le dossier Courriers indésirables.
• Vider le dossier Éléments envoyés.
• Supprimer les pièces jointes inutiles.
• Retirer les copies locales non nécessaires.
• Supprimer les conversations devenues sans valeur opérationnelle. 

Recommandation : 

• Effectuer un tri hebdomadaire léger et un nettoyage plus complet sur une base mensuelle.

Astuce : 

• Mettre en place des rappels périodiques ou des mécanismes automatisés afin de favoriser le nettoyage régulier de votre boîte courriel. 

• Privilégier le partage de liens SharePoint ou OneDrive plutôt que l’envoi de fichiers en pièce jointe (consulter la procédure).
• Éviter l’envoi de plusieurs copies d’un même document.
• Collaborer directement dans les espaces partagés lorsque possible.
• Éviter d’utiliser Outlook comme espace principal d’archivage documentaire.

• Limiter l’utilisation du Répondre à tous.
• Cibler les bons destinataires.
• Éviter les chaînes de courriels contenant plusieurs versions d’un document.
• Réduire les transferts inutiles de messages et les doublons.
• Éviter les pièces jointes répétitives dans une même conversation.
• Privilégier un emplacement centralisé pour les documents collaboratifs (ex. : SharePoint de l’équipe) plutôt que l’envoi de multiples versions par courriel.

• Repérer les courriels contenant des pièces jointes volumineuses, déplacer les fichiers importants vers un espace institutionnel, puis supprimer les pièces jointes inutiles.
• Éviter l’envoi de vidéos ou fichiers lourds par courriel, privilégier l'application Transfert sécurisé de fichiers.

Privilégiez l'envoi vers une boîte partagée lorsque l'information concerne une équipe, un service ou une fonction, plutôt qu’une personne spécifique. 

Cette pratique permet notamment :

• d'assurer une meilleure continuité des opérations;
• de réduire les risques liés aux départs;
• d'améliorer la conservation et l'accès à l’information collective. 

Simplifiez la gestion de vos courriels grâce aux outils intégrés d’Outlook :

• Tri et classement automatiques des messages
• Suppression automatisée 
• Application d'étiquettes de rétention

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