Gestion des volumes de données
L’utilisation croissante des outils Microsoft 365 entraîne une augmentation significative de la quantité de données stockées dans les environnements numériques de l'Université.
Afin de mieux encadrer l’usage de Teams, Outlook, OneDrive et SharePoint, de nouvelles mesures sont déployées progressivement. Elles visent à réduire les coûts associés au stockage, diminuer notre empreinte environnementale et améliorer la gestion de l’information.
Mesures : passez à l'action
Consultez le détail des mesures pour savoir comment passer à l'action et contribuer à l'amélioration de nos pratiques.
Outlook
Description de la mesure
Le quota des boîtes courriel sera réduit de 100 Go à 15 Go *.
Date d'entrée en vigueur
Graduellement à compter du 29 juin 2026
Actions à poser
- Consulter son quota Outlook
- Libérer de l'espace en faisant le tri dans ses courriels et pièces jointes
- Appliquer les bonnes pratiques
Impacts si aucune action n'est prise
En cas de dépassement du quota, l’envoi et la réception de nouveaux messages seront bloqués. Il est donc essentiel de faire le tri dans ses courriels et pièces jointes, et de gérer efficacement sa boîte afin de maintenir un espace disponible suffisant.
* À l’entrée en vigueur de la mesure, et de façon exceptionnelle, le quota des boîtes dépassant 14 Go sera fixé à leur taille à cette date, plus 1 Go, afin de laisser le temps de se conformer.
Description de la mesure
Les courriels présents depuis plus de 90 jours dans le dossier Éléments supprimés seront désormais supprimés automatiquement.
Date d'entrée en vigueur
13 juillet 2026
Actions à poser
- S'assurer qu'aucun courriel important ne se trouve dans le dossier Éléments supprimés.
- Ne pas utiliser le dossier Éléments supprimés comme espace de stockage temporaire à long terme.
Impacts si aucune action n'est prise
Les courriels supprimés depuis plus de 90 jours et présents dans le dossier Éléments supprimés seront effacés. Aucune récupération ne sera possible.
Teams
Description de la mesure
Les équipes Teams inactives depuis au moins 6 mois seront mises en lecture seule.
Les propriétaires recevront jusqu’à trois avis par courriel signalant l’inactivité de leur équipe et les invitant à confirmer qu’elle est toujours utilisée. En l’absence de confirmation, l’équipe sera mise en lecture seule, puis éventuellement supprimée.
Date d'entrée en vigueur
13 juillet 2026
Actions à poser
À la réception d'un courriel indiquant qu'une équipe Teams est inactive depuis plus de 6 mois :
Si l'équipe est toujours pertinente ou si des documents importants doivent être conservés :
- Réactiver l'équipe en cliquant sur le bouton Certifier Le Site dans le courriel reçu.
- Déplacer les documents essentiels vers des espaces institutionnels appropriés (ex. : SharePoint, équipe Teams active, etc.).
- Supprimer l'équipe directement dans Teams, une fois qu'elle n'est plus utile.
Si l’équipe n’est plus utile et peut être supprimée :
- Ne cliquer sur aucun bouton.
- Supprimer le courriel reçu. L'équipe sera éventuellement mise en lecture seule et supprimée.
Impacts si aucune action n'est prise
Après l’envoi de trois avis sans confirmation de la part du propriétaire, l’équipe sera mise en lecture seule.
OneDrive et SharePoint
- Mesures à venir à l'automne 2026