FAQ - Gestion des boîtes courriel

Le quota vise à encourager de meilleures pratiques de gestion des courriels : moins de conservation inutile, moins de pièces jointes en double et un usage accru des espaces collaboratifs (ex : SharePoint).
Cela permet aussi de réduire les coûts, les risques et l’empreinte environnementale liés au stockage des données.

Lorsque le quota est atteint :

• il n'est plus possible d'envoyer ni recevoir de courriels;
• les messages entrants sont retournés à l’expéditeur.

Le service reprend normalement dès que de l’espace est libéré.

Un message d’avertissement apparaîtra dans Outlook lorsque votre boîte approchera de sa capacité maximale.

Dans la majorité des cas :

• les courriels avec pièces jointes volumineuses;
• les anciens fils de discussion conservés « au cas où »;
• les dossiers Éléments supprimés et le Courrier indésirable non vidés.

Quelques courriels seulement peuvent représenter plusieurs gigaoctets.

Dans Outlook, vous pouvez :

• rechercher les messages avec pièces jointes;
• trier un dossier par taille.

Ces fonctionnalités permettent de libérer beaucoup d’espace en peu de temps. Pour en savoir plus, consulter la procédure Libérer de l'espace en faisant le tri dans ses courriels et pièces jointes.

Classer n’est pas réduire : Un courriel classé occupe le même espace qu’un courriel dans la boîte de réception.

Les bonnes pratiques recommandent :

• de supprimer ce qui est transitoire;
• de limiter la création de dossiers « d’archives personnelles »;
• d’utiliser la recherche pour retrouver l’information réellement nécessaire.

La bonne question à se poser est : Où est la version officielle du document?

Bonnes pratiques :

• si le document est dans SharePoint ou dans l’espace collaboratif de votre unité (ex : lecteur réseau), la pièce jointe du courriel est une copie;
• conservez le document dans l’espace collaboratif;
• supprimez ensuite le courriel ou la pièce jointe.

Évitez d’utiliser votre boîte courriel comme espace d’archivage de fichiers.

L’archivage local (fichier PST) n’est pas recommandé comme solution de gestion courante :

• il déplace les données hors des mécanismes institutionnels;
• il complique la recherche, la sécurité et la continuité;
• il ne remplace pas de bonnes pratiques de tri et de suppression.

La priorité est de réduire à la source.

Il est préférable de :

• faire un ménage léger mais régulier aux 2 à 4 semaines;
• éviter les situations urgentes de nettoyage lorsque la boîte est bloquée.

Un entretien fréquent prend peu de temps et évite les interruptions de service.

C’est une inquiétude tout à fait normale.

Quelques repères simples pour vous guider :

• Si l’information existe déjà ailleurs de façon officielle, le courriel peut être supprimé.
• Si le courriel n’a plus d’utilité opérationnelle, il peut être supprimé.
• De manière générale, il vaut mieux supprimer que conserver inutilement.

Types de courriel pouvant être éliminés : 

• Courriels classés dans l’espace partagé de son unité
• Courriels servant uniquement à transmettre une pièce jointe
• Courriels informels remplaçant un échange téléphonique ou verbal et non nécessaires à la continuité des opérations
• Courriels reçus à titre d’information ou de référence devenus inutiles
• Pourriels
• Courriels de listes de discussion
• Courriels à valeur éphémère (rappel, invitation, abonnement, publicité, etc.)
• Messages d’erreur, accusé de réception, demandes de réunion
• Courriels dans la boîte de réception auxquels on a répondu (la réponse se trouve dans les éléments envoyés)
• Courriels personnels

Microsoft 365 offre plusieurs outils permettant de sauvegarder et de gérer des documents (OneDrive, SharePoint, Teams). Des partages réseau sont également disponibles pour certaines unités.

Pour les membres du personnel :

• Déposez dans l'espace partagé de votre unité les courriels et pièces jointes nécessaires à la continuité des opérations ou devant éventuellement être archivés. Cet espace peut être un partage réseau, un site SharePoint ou une équipe Teams. 
• Conservez vos autres documents liés à votre emploi dans OneDrive.