OSER place les étudiantes et les étudiants au centre de leur parcours académique et de leur projet de recherche

À l’automne 2022, la Faculté des sciences lançait l’Outil de suivi des études supérieures et de la recherche (OSER). Pour la clientèle étudiante, OSER met celle-ci au centre de son cheminement en la responsabilisant et en favorisant son autonomie. OSER permet de baliser le parcours de formation et implique directement en temps réel tous les intervenants dans celui-ci. Pour les gestionnaires des programmes, OSER facilite la gestion de la durée des études. Au cours des prochains mois, l’ensemble des facultés de l’UdeS pourra compter sur le déploiement de l’outil au sein de leurs départements.

L’idée de cet outil a été proposée dès 2017 par le Pr Claude Spino, alors vice-doyen à la Faculté des sciences. L’objectif était de créer un système Web qui réunit le dossier académique et le dossier administratif de l’étudiant. La direction de la Faculté voulait éliminer les formulaires papier, garantir la confidentialité et donner un accès au dossier étudiant grâce à un système fonctionnel. Le projet misait sur l’intégration judicieuse du numérique dans le parcours de formation pour soutenir l’expérience d’études et de recherche.

En 2018, le vice-doyen à la recherche, Pr Patrick Fournier prenait connaissance des plans du vice-doyen précédent d’utiliser l’expertise du Département d’informatique pour mettre sur pied un outil de suivi académique et administratif intégré éliminant les formulaires non nécessaires. Le vice-doyen avait été charmé par la simplicité d’opération et de mise en œuvre de l’outil. Comme les étudiantes et les étudiants de maîtrise et de doctorat avaient déjà indiqué un besoin pour mieux encadrer et baliser leurs études lors des rencontres suivant la mise en place du plan stratégique facultaire, OSER s’est imposé par nécessité.

Cet outil simplifie la vie des utilisateurs tout en recentrant les priorités vers la mission première de l’Université : la formation et la recherche.

OSER a changé nos façons de faire. Auparavant, on devait remplir un formulaire papier avec la personne sous notre direction et ça nous incitait à faire un bilan. Au fil des ans, j’ai remarqué que l’information n’était plus aussi facilement accessible comme si une certaine déconnexion s’était produite dans le temps. Les professeurs qui misent beaucoup sur le succès des travaux de recherche des personnes sous leur direction pouvaient, malgré elles et eux, s’écarter des objectifs des programmes auxquels sont inscrits ces étudiantes et étudiants. OSER rétablit cette connexion nécessaire, explique le Pr Denis Morris, vice-doyen aux partenariats et à la recherche.

L’expertise du Département d’informatique

Les défis rencontrés ont été nombreux : faire l’inventaire des besoins réels et actuels et analyser ce qui existait pour répondre à ces besoins. Pour y arriver, le Département a dégagé à temps partiel un responsable du projet, Vincent Ducharme, coordonnateur au soutien à l’enseignement, qui a supervisé et assuré la progression du développement de l’interface. Deux stagiaires boursiers de Magnet en informatique ont également contribué à l’élaboration de l’interface. L’adjointe au vice-décanat, Josée Lamoureux, a aidé à valider les besoins, les interfaces, et certains aspects connexes à l’utilisation de la plateforme. L’équipe a travaillé sur le projet pendant un an. Elle avait des atouts de taille; elle connaissait la réalité des personnes étudiantes aux études supérieures et la réalité de l’encadrement du corps professoral, ce qui a permis un développement efficace de la plateforme.

Comment ça marche la plateforme OSER?

• Pour la personne étudiante, OSER permet de rapidement savoir où elle est rendue dans son programme d’études : quelles sont les prochaines étapes, les inscriptions aux activités à venir et aux comités, etc.
• Pour le corps enseignant, OSER permet de voir la progression de tous ses étudiantes et ses étudiants, les prochaines étapes, etc. OSER permet aussi un accès possible pour les superviseurs externes, les co-directeurs ou encore les membres du jury (grâce à un identifiant).
• OSER envoie des suivis et des avis en temps réel.
• Pour la faculté, OSER permet d’avoir une vue globale tout en simplifiant le suivi et les processus liés à la gestion des dossiers étudiants.

OSER est déployé dans les cinq départements de la Faculté des sciences. L’équipe en place soutient, forme et accompagne le personnel enseignant pour une meilleure utilisation de l’outil. Plusieurs ajustements ont déjà été apportés pour faciliter son utilisation. Depuis l’automne dernier, la Faculté de génie déploie l’outil dans ses départements. L’équipe projet travaille actuellement à intégrer l’application dans l’environnement UdeS et évalue comment déployer adéquatement OSER dans l’ensemble des facultés, en cohérence avec leur capacité.