Mini-entrevues multiples (MEM)

Les MEM-V ont pour but d'évaluer certaines compétences personnelles et des aptitudes générales jugées essentielles à la réussite du programme et menant par la suite à l'exercice de la médecine, telles que les suivantes.

• Professionnalisme
• Capacité relationnelle
• Capacité d'adaptation et d'autocritique
• Capacité à exercer un jugement éclairé et à posséder un esprit critique
• Conscience sociale et l'ouverture d'esprit

Les MEM-V ne font pas appel à des connaissances médicales ni académiques.

Les MEM-V s’adressent aux personnes candidates de l’Université de Sherbrooke qui y seront convoquées et qui font partie des contingents suivants.

Personnes candidates de l’Université de Sherbrooke, site de passation virtuel de Sherbrooke

• Contingent québécois, catégorie collégiale (incluant Voie médecine)
• Contingent québécois, catégorie universitaire (incluant les profils particuliers)
• Contingent des personnes canadiennes hors Québec et hors des contingents de l'Atlantique
• Contingent international

Pour chacun de ces contingents, les MEM-V de l'Université de Sherbrooke auront lieu du 22 au 25 avril 2025.

Personnes candidates de l’Université de Sherbrooke, site de passation virtuel de Moncton

• Contingent du Nouveau-Brunswick, catégorie DSS
• Contingent du Nouveau-Brunswick, catégorie universitaire
• Contingent de la Nouvelle-Écosse
• Contingent de l'Île-du-Prince-Édouard

Pour chacun de ces contingents, les MEM-V de l'Université de Sherbrooke auront lieu le 24 avril 2025.

Personnes candidates du contingent québécois – catégorie des médecins diplômés hors du Canada et des États-Unis (DHCEU)

• Pour les personnes candidates de l’Université de Sherbrooke convoquées à des MEM dans cette catégorie, la passation des MEM se déroulera en présentiel aux sites de l’Université Laval ou de l’Université de Montréal.
• Ces MEM auront lieu en présentiel le 26 ou le 27 avril 2025.

Personnes candidates du contingent des Premières Nations et des Inuit au Québec (PNIQ)

• Le processus de sélection et la passation des MEM demeurent les mêmes qu'auparavant.
• Pour les personnes candidates de l'Université de Sherbrooke convoquées à des MEM dans ce contingent, la passation des MEM se déroulera en virtuel par l'Université McGill dans la langue de leur choix (français ou anglais).
• Ces MEM auront lieu en virtuel le 17 avril 2025.

Pour certains contingents de l’Université Laval et de l’Université de Montréal qui feront les MEM-V de l’UdeS

L’Université de Sherbrooke s’occupe de la passation des MEM-V pour certains contingents de l’Université Laval et de l’Université de Montréal.

Personnes candidates de l’Université Laval, site de passation virtuel de Sherbrooke

• Contingent international
• Contingent du Canada – catégorie Canadiennes et Canadiens provenant d’une province ou d’un territoire autre que le Québec

Personnes candidates de l’Université Laval, site de passation virtuel de Moncton

• Contingent du Canada – catégorie Canadiennes et Canadiens admissibles dans le cadre de l’Entente intergouvernementale entre le Québec et le Nouveau-Brunswick

Personnes candidates de l’Université de Montréal, site de passation virtuel de Sherbrooke

• Candidatures internationales
• Candidatures francophones hors Québec – catégorie Personnes francophones résidentes d’une autre province canadienne où les études médicales ne sont pas offertes en français

Personnes candidates de l’Université de Montréal, site de passation virtuel de Moncton

• Candidatures francophones hors Québec – catégorie Personnes francophones résidentes du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse ou de l'Île-du-Prince-Édouard

Personnes candidates de l’Université de Sherbrooke 

• Pour le site de passation virtuel de Sherbrooke, les MEM-V auront lieu du 22 au 25 avril 2025.
• Pour le site de passation virtuel de Moncton, les MEM-V auront lieu le 24 avril 2025.

 Personnes candidates de l’Université Laval 

• Pour le site de passation virtuel de Sherbrooke, les MEM-V auront lieu du 22 au 25 avril 2025.
• Pour le site de passation virtuel de Moncton, les MEM-V auront lieu le 24 avril 2025.

Personnes candidates de l’Université de Montréal

• Pour le site de passation virtuel de Sherbrooke, les MEM-V auront lieu du 22 au 25 avril 2025.
• Pour le site de passation virtuel de Moncton, les MEM-V auront lieu le 24 avril 2025.

Vous aurez besoin d’une carte d’identité officielle avec photo pour nous permettre de valider votre identité avant de débuter vos MEM-V (ex. : carte d’assurance-maladie, permis de conduire, passeport ou certificat de naissance).

Si vous ne détenez pas de pièce d’identité officielle permettant de vous identifier au jour des MEM-V (perte, vol, etc.) ou si vous avez une préoccupation en lien avec l’utilisation du nom figurant à cet avis de convocation ou si vous êtes en démarche officielle de procédure de changement de nom, veuillez communiquer avec nous le plus rapidement possible, au plus tard le lundi 7 avril 2025 à 9 h (HE) à mem@usherbrooke.ca.

Si votre candidature est retenue pour les MEM-V de l’Université de Sherbrooke, vous recevrez un avis de convocation aux MEM-V par courriel à l'adresse ou aux adresses figurant dans votre dossier d'admission.

Consultez toutes vos adresses courriel, chaque jour, à compter du mardi 18 mars 2025 et jusqu’au mardi 8 avril 2025. Si vous n'avez pas reçu d'invitation lors de la 1^re vague, vous pourriez recevoir une convocation lors d’une vague d’invitation ultérieure.

Attention : L'avis de convocation aux MEM-V pourrait se retrouver dans vos courriels indésirables. Assurez-vous de les vérifier. Pour diminuer les risques que cette situation se produise, ajoutez mem@usherbrooke.ca à votre liste d’expéditeurs approuvés.

L'avis de convocation comprendra les informations suivantes :

1. la procédure de confirmation de votre présence aux MEM-V;
2. les consignes pour le paiement en ligne;
3. des liens vers le présent site web.

Important : Le délai pour le paiement des frais associés à la gestion des MEM-V est très court et doit absolument être respecté. Vérifiez toutes vos adresses courriel chaque jour pour éviter de le dépasser.

À la suite de la réception d'un avis de convocation aux MEM-V, vous devez immédiatement acquitter les frais de 266,17 $ par paiement en ligne avec une carte de crédit.

En payant les frais requis, vous réservez votre place aux MEM-V.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'utiliser le mode de paiement en ligne ou dans l'incapacité de payer les frais exigés, vous devez communiquer par courriel, dès la réception de votre avis de convocation aux MEM-V, à mem@usherbrooke.ca afin de prévoir une solution de rechange pour respecter le délai de paiement prescrit.

Advenant le non-paiement de ces frais dans le délai inscrit dans l'avis de convocation, vous ne pourrez pas avoir accès aux MEM-V, ce qui entraînera le rejet de votre candidature.

Politique de paiement des frais des MEM-V 

Vague 1

• Convocation : mardi 18 mars 2025
• Délai de paiement : dimanche 23 mars 2025 à 23 h 59 (HE)

Vague 2

• Convocation : mardi 25 mars 2025
• Délai de paiement : dimanche 30 mars 2025 à 23 h 59 (HE)

Vague 3

• Convocation : mardi 1^er avril 2025
• Délai de paiement : dimanche 6 avril 2025 à 23 h 59 (HE)

Vague 4

• Convocation : mardi 8 avril 2025
• Délai de paiement : dimanche 13 avril 2025 à 23 h 59 (HE)

Si vous avez reçu un avis de convocation aux MEM-V et avez confirmé votre place en effectuant le paiement en ligne exigé dans les délais requis, vous recevrez, par courriel, le 15 avril 2025, un avis d’assignation précisant que votre candidature est retenue pour les MEM-V sur le site virtuel de Sherbrooke ou de Moncton, la date et l’heure de vos MEM-V, ainsi que le lien Zoom pour participer aux MEM-V.

Afin d'assurer une bonne et équitable gestion de l'administration des MEM-V, vous ne pourrez changer ni le site, ni la date, ni l'heure de vos MEM-V.

Toutefois, si pour un motif sérieux, vous avez une contrainte à passer vos MEM-V à l’une de ces journées, veuillez consulter les mesures d’accommodement pour connaître les motifs jugés recevables et les pièces justificatives exigées pour une demande d’accommodement autre. Le cas échéant, vous devez avoir effectué votre demande et fourni une pièce justificative au plus tard à la date limite fixée pour le paiement de vos MEM-V qui est précisée dans l’avis de convocation.

Le professionnalisme étant une valeur essentielle à la pratique médicale, l’Université de Sherbrooke exige que vous gardiez confidentiel le contenu des stations auxquelles vous participerez.

Dans l’avis d’assignation qui sera transmis le 15 avril 2025 à chaque personne candidate invitée aux MEM-V, un lien sera fourni pour accéder à une entente de confidentialité et d’intégrité par laquelle vous vous engagez à ne divulguer d'aucune façon que ce soit (verbalement, par écrit ou en ligne) le contenu des mises en situation (thématiques et sujets) qui vous seront proposées. Vous vous y engagerez aussi à n’utiliser aucun outil, logiciel, application informatique, logiciel ou aide extérieure pendant vos MEM-V.

Il est obligatoire de remplir et de transmettre le formulaire d’entente de confidentialité et d’intégrité dûment complété pour pouvoir passer les MEM-V de l’Université de Sherbrooke.

L’Université de Sherbrooke pourrait prendre des mesures disciplinaires à l'égard de toute personne candidate ou de toute personne étudiante inscrite qui ne respecterait pas ces dispositions.

Les MEM-V incluent plusieurs éléments visant à soutenir l’accessibilité qui sont appliqués de façon universelle pour toutes les personnes candidates.

• Le format virtuel permet à la personne candidate de passer l’examen dans un environnement favorisant son attention et sa concentration.
• Une vidéo explicative des MEM-V 2025 de l’UdeS est mise à la disposition de la personne candidate, ce qui réduit le stress ou l’anxiété liée à la nouveauté de cette modalité évaluative.
• Les consignes sont lues verbalement en début de station par la personne évaluatrice.
• La personne candidate peut demander une seconde lecture au besoin.
• La personne candidate peut demander à la personne évaluatrice de parler lentement.
• La personne candidate peut prendre des notes sur une feuille vierge.
• La personne candidate peut demander à la personne évaluatrice de clarifier certains termes ou expressions.
• La personne candidate répond verbalement à la personne évaluatrice.

Ces éléments d’accessibilité universelle répondent à plusieurs besoins spécifiques des personnes candidates.

Si toutefois vous souhaitez demander des mesures d’accommodement en raison d’une situation de handicap reconnue (avec diagnostic médical ou évaluation d’un professionnel reconnu à l’appui), vous devez suivre la procédure présentée à la section Mesures d’accommodement.

Il y a 2 types de mesures d’accommodement pour une situation de handicap ou pour une situation autre.

Accommodement pour une situation de handicap

Si vous souhaitez demander des mesures d’accommodement en raison d’une situation de handicap reconnue (avec diagnostic médical ou évaluation d’un professionnel reconnu à l’appui), veuillez communiquer avec l’équipe du Programme pour l'inclusion des personnes étudiantes en situation de handicap (PIPESH) de l’Université de Sherbrooke, au plus tard le lendemain de la date de transmission de votre avis de convocation à midi. Ce délai vise à vous assurer de recevoir le traitement prioritaire associé aux MEM-V.

Vous devez utiliser le lien prévu à cet effet  pour prendre rendez-vous avec le PIPESH et joindre à votre demande tous les documents attestant de votre situation (certificat médical, preuve diagnostique, plan de mesure si vous en avez déjà un, etc.).

Vous pouvez consulter à l’avance le formulaire à remplir. Vous pouvez également consulter les documents requis pour attester de votre situation de handicap et les préparer à l’avance afin d’être prêt advenant la réception d’un avis de convocation.

Précisions importantes relatives à la prise de rendez-vous avec le PIPESH :

• Indiquez un maximum de disponibilités.
• Dans le champ de saisie Précisez l'heure ou la date, si nécessaire (au bas de formulaire), indiquez que votre demande concerne les MEM-V. Vous pouvez également y ajouter des précisions sur l’heure et la date, tel que prévu au formulaire.
• Si vous avez reçu une convocation en date du 6 avril, notez qu’en raison des délais très courts propres à cette dernière vague de convocation, seules les disponibilités indiquées pour le jeudi 8 et le vendredi 9 avril pourront être considérées. Veuillez-vous assurer d’être disponible pour accepter un rendez-vous à brève échéance.

Une personne du PIPESH vous offrira une plage de rendez-vous correspondant à vos disponibilités.

Recevez l’assurance que votre dossier sera traité de façon tout à fait confidentielle.

À la suite de l’analyse de votre dossier, si des mesures d’accommodement sont requises, elles seront transmises à l’équipe organisatrice des MEM-V de l’Université de Sherbrooke par la personne conseillère à l’inclusion ayant analysé votre demande.

Dans tous les cas, vous recevrez de la part de la personne conseillère au PIPESH une confirmation précisant si votre demande a été acceptée ou non.

Accommodements pour une situation autre

Les MEM-V de l’Université de Sherbrooke se dérouleront du mardi 22 avril au vendredi 25 avril 2025 pour le site virtuel de Sherbrooke et le jeudi 24 avril 2025 pour le site virtuel de Moncton.

Si pour un motif sérieux, vous avez une contrainte à passer vos MEM-V pendant l’une de ces journées, vous devez effectuer une demande d’accommodement pour une situation autre, et ce, le plus rapidement possible, en écrivant à mem@usherbrooke.ca.

Vous devez avoir effectué votre demande au plus tard à la date limite fixée pour le paiement de vos MEM-V qui est précisée dans l’avis de convocation. Vous devrez nous transmettre par courriel une pièce justificative au plus tard le dimanche 13 avril 2025 à 23 h 59 (HE).

Si le motif est jugé recevable, nous tenterons de vous accommoder en vous assignant à une plage horaire différente, comprise entre le mardi 22 avril et le vendredi 25 avril 2025.

Dans les quelques jours ouvrables suivant l’envoi de votre demande, vous recevrez une confirmation précisant si votre demande a été acceptée ou non.

Sauf exception, notez qu’aucun accommodement ne sera proposé en dehors des dates alternatives prévues.

Exemples de motifs pouvant être jugés recevables et pièces justificatives exigées

• Motifs religieux : formulaire de demande d'accommodement religieux dûment rempli (p. 43 du document)
• Examen ou évaluation dans le cadre de votre cheminement scolaire, prévu durant les MEM-V : lettre de la direction de programme ou de la professeure ou du professeur responsable du cours
• Participation à un concours ou à une compétition, sportive ou autre, au niveau provincial, national ou international : lettre de l'entraîneuse ou de l'entraîneur ou d'une autre personne responsable
• Obligation d'être au travail : lettre de l'employeur
• Participation à un colloque ou à un congrès dans le cadre de votre cheminement scolaire : lettre de la direction de programme ou de la direction de recherche

Si vous vous désistez avant le dimanche 6 avril 2025 à 23 h 59 (HE), 50 % des frais associés aux MEM-V vous seront remboursés.

Si une personne se désiste après cette date ou ne se présente pas aux MEM-V à la plage horaire et au site virtuel de passation attribués, elle ne pourra s’enquérir de son droit de remboursement et verra son dossier de candidature être automatiquement fermé.

Pour nous informer de votre désir de vous désister des MEM-V ou pour toute autre question, veuillez communiquer avec nous à mem@usherbrooke.ca.

Étant donné le nombre élevé de personnes candidates souhaitant participer aux MEM-V, la confirmation de votre désistement, le cas échéant, est très importante, car elle pourrait nous permettre de convoquer une autre personne candidate.

Le Comité d’admission de l’Université de Sherbrooke n’est affilié à aucune entreprise offrant des services de préparation ou de coaching pour les MEM-V. Il n'entérine ni ne valide aucune information ou formation, ni aucun autre document que ce qui est diffusé sur son site web. 

Nous vous déconseillons de payer pour des séances de préparation, parfois très coûteuses.

Nous vous encourageons plutôt à prendre le temps de réfléchir à vos habiletés et à vos forces comme vous le feriez pour vous préparer à tout autre type d’entrevue. Faites-vous confiance et restez vous-même, c’est votre meilleur gage de réussite.

Lisez les conseils sur la préparation aux MEM-V ci-dessous et familiarisez-vous avec le format des MEM-V (7 minutes par station) pour réduire votre niveau d’anxiété le jour des entrevues et pour pouvoir énoncer clairement et de façon synthétique vos idées dans ce laps de temps.

Quelques conseils généraux pour mieux vous préparer aux MEM-V

• Lisez l’entièreté de la page des MEM-V de l’Université de Sherbrooke et visionnez la vidéo de présentation (lien à venir).
• Prenez connaissance des objectifs des MEM-V  pouvant être évalués.
• Familiarisez-vous avec ce format de 7 minutes afin de pouvoir énoncer clairement et de façon synthétique vos idées dans ce laps de temps.
• Attendez-vous à vous faire surprendre par de nouveaux sujets, des interventions ou des questions inattendues.
• Entraînez-vous à débattre de vos idées sur des sujets variés.
• Pensez à des situations ou à des expériences de vie significatives qui ont contribué à créer la personne que vous êtes devenue aujourd'hui.
• Restez naturel et authentique. Évitez d’énoncer des réponses préfabriquées et apprises par cœur; les évaluatrices et évaluateurs les ressentent. Connaître les thématiques des MEM antérieures a parfois nui aux personnes candidates dans le passé.
• Vous êtes en entrevue, montrez qui vous êtes.

Exemple 1

Dans cette station, la personne candidate discute d'un sujet avec une évaluatrice ou un évaluateur à partir d'une question d'ouverture.

Vous aurez 7 minutes pour discuter de votre point de vue avec l'évaluatrice ou l'évaluateur.

Exemple de question d'ouverture

Équilibrer le budget des universités est difficile. Des mesures envisagées pour y arriver incluent l’augmentation du nombre de personnes étudiantes par classe. Qu'en pensez-vous?

Exemple 2

Dans cette station, la personne candidate interagit avec une actrice ou un acteur jouant le personnage mentionné dans la vignette (Sara dans l'exemple ci-dessous). Pendant l’interaction, l'évaluatrice ou l'évaluateur est en retrait et observe l'interaction.

Vous aurez 7 minutes pour effectuer cette rencontre.

Exemple de vignette

Vous partez pour San Diego pour une rencontre d'affaires importante. Sara, une collègue de travail, est aussi du voyage. Vous l'appelez avant de passer la prendre pour vous rendre à l’aéroport. Lorsque la station commence, l'actrice (Sara) vous dit : « Je suis désolée de te dire cela maintenant, mais je n'irai pas à San Diego. »

^{Source : Exemples de vignettes adaptées de Eva et.al. (2004). ‘’An admissions OSCE: the multiple mini-interview’’, Medical Education, 38, p. 314-326.}

Les MEM-V 2025 se tiendront en mode virtuel sur la plateforme Zoom.

Il est de votre responsabilité d’être en mesure de vous connecter aux entrevues virtuelles le jour de vos MEM-V. Veuillez noter que vous êtes responsable du fonctionnement adéquat de votre équipement informatique.

Vous devez réaliser vos MEM-V à l’aide d’un ordinateur, portable ou fixe. Cet ordinateur doit offrir la configuration informatique requise. Il n’est pas recommandé d’utiliser une tablette (iPad ou autre) ni un téléphone intelligent, car les fonctionnalités seront alors limitées.

Veuillez lire attentivement toute l’information qui suit pour bien vous préparer aux MEM-V et prévenir tout problème technique. 

Avant vos MEM-V

• Téléchargez sur le bureau l’application Zoom : https://zoom.us/download. Consultez la marche à suivre pour vous inscrire. Si l'application est déjà installée, effectuez toutes les mises à jour récentes.
• Effectuez une réunion test (test call) une fois dans Zoom pour valider que votre connexion Internet est adéquate et que votre caméra, votre micro et vos haut-parleurs ou écouteurs sont opérationnels. Pour ce faire, cliquez sur le lien suivant : https://zoom.us/test. Suivez ensuite les directives que l’application vous donnera.
• Procurez-vous un casque d’écoute avec microphone idéalement avec fil de connexion (ceci est fortement recommandé, car les écouteurs Bluetooth ont parfois des problèmes de connexion audio). Vous éviterez ainsi de potentiels retours de son et optimiserez la qualité audio et votre concentration.
• Ayez à votre disposition un second appareil afin de pouvoir utiliser celui-ci comme appareil de secours, advenant un problème avec votre appareil principal. Cet appareil de secours peut être un téléphone ou une tablette. Téléchargez préalablement l'application Zoom sur ce second appareil et assurez-vous que l’ensemble des vérifications aura été complété. Si la réunion test (test call) ne fonctionne pas, consultez le document Configuration informatique requise  afin de vous assurer que votre appareil réponde aux caractéristiques nécessaires.
• Assurez-vous de répondre à toutes les exigences techniques et d’environnement informatique.
• Effectuez un test Zoom avec une autre personne (membre de la famille, ami, etc.) pour vous familiariser avec le processus.
• Masquez les participants sans vidéo afin d'optimiser l'interaction dans Zoom.
• Activez les sous-titres et augmentez la taille d’affichage des sous-titres  en allant dans l’application Zoom. Ceci est important afin de mieux voir les annonces écrites quant au déroulement du temps qui seront affichées en cours d’entrevue.
• Vérifiez si le nom qui s’affiche pour vous identifier est bien celui qui apparaît dans votre avis d’assignation  et qu’il est écrit en alphabet latin (évitez les symboles propres à d’autres langues).
• Si vous utilisez un Mac, désactivez la fonction d'effet d'écran, car certains mouvements de la main pourraient déclencher des effets non désirés (confettis, ballons, etc.) sur Zoom et causer des distractions. 

Consultez les liens suivants pour vous préparer à ces problèmes éventuels :

• La vidéo ou la caméra ne fonctionne pas
• Tester l'audio de l'ordinateur ou de l'appareil
• Problèmes de connexion sans fil (source commune de vidéo gelée ou d'audio coupée)
• Configuration requise pour Zoom

Pendant vos MEM-V

• Évitez d'accéder à Internet via un réseau privé virtuel (VPN).
• Évitez de connecter votre appareil à un réseau public ou à un réseau cellulaire.
• Connectez votre appareil à une prise électrique (ne pas compter uniquement sur la batterie).
• Fermez tous les programmes autres que l’application Zoom sur votre ordinateur pour éviter des ralentissements.
• Fermez votre second appareil pour éviter d’être dérangé par une sonnerie ou une alerte.
• Utilisez un casque d’écoute avec microphone idéalement avec fil de connexion.
• N’utilisez aucun fond d’écran et notez qu’il n’est pas permis de rendre flou votre arrière-plan.
• Assurez-vous que le nom qui s’affiche est bien celui inscrit dans votre avis d’assignation et qu’il est écrit en alphabet latin (évitez les symboles propres à d’autres langues).
• Assurez-vous d’avoir rapidement accès au lien Zoom attribué dans votre avis d’assignation, si besoin.

Pendant vos MEM-V, il est formellement interdit d’enregistrer les entrevues de quelque façon que ce soit ou d’utiliser quelque outil, logiciel, application informatique ou de faire appel à toute aide extérieure. Des mesures disciplinaires pourraient être prises face à toute personne qui ne respecterait pas ces dispositions.

Les MEM-V 2025 de l’Université de Sherbrooke se tiendront en mode virtuel sur la plateforme Zoom.

Lors des MEM-V, vous exécuterez un parcours de plusieurs stations proposant des mises en situation. Ces diverses mises en situation, qui se déroulent exclusivement en français, visent à évaluer certaines compétences personnelles ainsi que vos aptitudes générales. Elles ne font pas appel à des connaissances médicales.

Horaire

• Connectez-vous à l’heure indiquée dans votre avis d’assignation (ni à l’avance, ni en retard). L’heure indiquée comporte déjà 15 minutes de temps supplémentaire. À moins de circonstances exceptionnelles, tout retard ou absence aux MEM-V entraînera un refus de votre candidature.
• Si vous constatez qu’à l’heure prévue de vos MEM-V, vous êtes toujours dans la salle d’attente, veuillez patienter. Il est possible qu’il y ait du retard dans l’horaire de la journée.
• Si le retard perdure et que vous souhaitez vous enquérir de la situation, vous pouvez écrire à l’une ou l’autre des adresses suivantes, selon votre site de passation :
  – Sherbrooke (Université de Sherbrooke) : MEM-support@usherbrooke.ca
  – Moncton (Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick) : cfmnb@umoncton.ca
• Prévoyez un temps total de 120 à 150 minutes et ne prévoyez rien après vos MEM-V au cas où vos entrevues débuteraient avec du retard ou si l’une de vos stations MEM-V devait être reprise à la fin de vos MEM-V.

Environnement

• Vous devez être seul ou seule. Aucune autre personne n'est autorisée dans la pièce où vous vous trouverez.
• Tout enregistrement (audio, vidéo, photo, etc.) en cours d’entrevue est strictement interdit.
• Si vous possédez une bande passante limitée, demandez aux autres membres de votre domicile de ne pas utiliser des applications lourdes durant vos entrevues, comme la diffusion de vidéos en continu.
• Évitez de vous asseoir directement devant une source de lumière (fenêtre, lampe, etc.) qui pourrait rendre votre visage difficile à voir. Évitez d’avoir une source de lumière forte derrière vous (fenêtre, lampe, etc.). Un fond simple (mur, rideau, etc.) dans un espace bien éclairé permet de vous voir plus facilement.
• Évitez les espaces bruyants ou une pièce où vous risquez d'être dérangé.
• Portez des vêtements confortables et professionnels, comme vous le feriez pour une entrevue en personne.
• L'eau et les collations sont autorisées (cependant celles-ci peuvent être dérangeantes).
• Assoyez-vous directement en face de l’écran et de la caméra et gardez le contact visuel avec vos interlocuteurs (évitez de regarder vers un second écran en latéral; vous ne devez jamais présenter votre profil).
• Soyez assuré que les personnes évaluatrices sont conscientes que le contact visuel peut être difficile en ligne lorsque vous regardez votre écran considérant que votre caméra web est plus haute ou sur le côté de votre appareil.
• Il sera interdit d’aller à la toilette pendant vos entrevues.
• Assurez-vous d’avoir rapidement accès au lien Zoom attribué dans votre avis d’assignation, si besoin.

Une fois entré dans Zoom

• Assurez-vous que le nom qui s’affiche est bien celui inscrit dans votre avis d’assignation et qu’il est écrit en alphabet latin (évitez les symboles propres à d’autres langues).
• Vous devrez vous assurer que votre caméra et votre système audio soient fonctionnels et allumés; ceux-ci devront demeurer allumés en tout temps durant les entrevues.
• Ayez en main votre numéro de candidat, lequel figure dans votre avis d’assignation, car il sera requis tout au long de vos MEM-V.
• Vous devrez être prêt à montrer votre pièce d’identité avec photo dès qu’on vous la demandera.
• Une opératrice ou un opérateur validera votre identité.
• Vous êtes autorisé à utiliser un crayon, ainsi que des feuilles vierges. Aucun autre outil, note ou matériel (virtuel ou autre) n'est autorisé, à l’exception de l’appareil de secours, lequel doit obligatoirement être éteint.
• Une opératrice ou un opérateur se chargera de vous déplacer dans les différentes salles virtuelles correspondant aux différentes stations MEM-V.

Une fois entré dans une station

• Les consignes sont lues verbalement en début de station par la personne évaluatrice.
• La personne candidate peut demander une seconde lecture au besoin.
• La personne candidate peut demander à la personne évaluatrice de parler lentement.
• La personne candidate peut demander à la personne évaluatrice de clarifier certains termes ou expressions.
• La personne candidate répond verbalement et en français à la personne évaluatrice.

À des fins de vérification ou de formation, il est possible qu’une tierce personne accède à l’une ou plusieurs des salles virtuelles dans lesquelles vous réaliserez vos entrevues. Le cas échéant, il ne pourra s’agir que de personnes étant impliquées ou travaillant dans le cadre des MEM-V

Aux MEM-V, chaque candidature doit être traitée avec la même rigueur, impartialité et objectivité. Le caractère impartial et objectif peut être compromis ou apparaître compromis si l’évaluation d’une personne candidate est effectuée par une personne ayant un lien ou une relation étroite avec elle.

Une situation de conflit d’intérêts est présumée exister lorsqu’un lien ou une relation étroite est établi avec l’autre personne :

• lien familial;
• relation sociale significative;
• relation d’affaires;
• collègue de travail;
• litige légal ou académique;
• tout autre lien ou relation créant une situation de malaise.

Le seul fait de connaître la personne ne constitue pas un conflit d’intérêts.

La personne candidate est responsable de divulguer toute situation de conflit d’intérêts réel ou apparent avant de commencer son entrevue ou dès le moment où elle en prend connaissance. La personne sera réorientée vers un processus de reprise de la station.

Une personne qui déclare un conflit d’intérêts après avoir effectué son entrevue ne pourra pas bénéficier d’une reprise de cette station.

Politique de déclaration de conflits d'intérêts lors des MEM-V

De brefs problèmes audio ou visuels peuvent survenir, mais ceux-ci ne constituent pas automatiquement un incident technique significatif devant être déclaré.

Si vous expérimentez des problèmes techniques que vous jugez significatifs, vous devez informer immédiatement la personne évaluatrice afin que celle-ci en soit consciente et puisse déterminer si cela a un impact sur son évaluation. 

Il est aussi possible de déclarer un incident technique à la personne opératrice, à la toute fin de vos entrevues, mais avant de se déconnecter de vos MEM-V. 

Aucune mesure ne pourra être prise pour une personne candidate qui déclare un incident technique après s’être déconnectée.

Politique de déclaration d'incident technique lors des MEM-V

Problèmes techniques majeurs

Si vous rencontrez des problèmes tels que la perte totale de l'audio ou de la vidéo pendant l'appel : 

1. Utilisez le bouton Demander de l’aide pour informer l’opérateur ou l’opératrice de la situation.
2. Tentez de résoudre le problème. En dernier recours, si vous ne parvenez pas à le résoudre, déconnectez-vous.
3. Reconnectez-vous à l’aide du même appareil, sinon à l’aide de votre appareil de secours. 

Si votre connexion à l'appel est interrompue et que vous êtes complètement déconnecté : 

1. Zoom tentera automatiquement de vous reconnecter. Vous serez alors réadmis ou réadmise par la personne opératrice.
2. Si la reconnexion automatique échoue, essayez de reprendre l’appel vous-même en cliquant à nouveau sur le lien que vous aurez reçu dans votre avis d’assignation.
3. Tentez de reprendre l’appel à partir d’un autre appareil (ex. : tablette, téléphone sur wifi ou sur données cellulaires).

Advenant l’échec de votre appareil de secours, et seulement en cas de problème technique le jour des MEM-V, vous devez communiquer par courriel à l’adresse suivante, selon le site de passation virtuel de vos MEM-V :

• Sherbrooke (Université de Sherbrooke) : MEM-support@usherbrooke.ca
• Moncton (Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick) : cfmnb@umoncton.ca

Si des circonstances exceptionnelles survenant le jour même, comme une urgence médicale ou le décès d’un proche, vous empêchent d’effectuer vos MEM-V à la date et à l’heure de la convocation, vous devez obligatoirement nous en informer dès que possible ou au plus tard dans les 48 heures suivant la tenue de vos MEM-V en écrivant à mem@usherbrooke.ca. Une date de report pourra vous être proposée après l’analyse de la situation.

Une pièce justificative sera demandée (avis de décès, billet médical, etc.).

Politique de déclaration de maladie et de circonstances particulières AUX MEM-V

Par souci d'équité, l’Université de Sherbrooke ne donne aucune rétroaction aux personnes candidates sur leur performance dans les différentes stations des MEM-V.

Pour les personnes candidates convoquées aux MEM-V exclusivement par l’Université de Sherbrooke

Les résultats des personnes candidates à l’Université de Sherbrooke seront utilisés exclusivement par l'Université de Sherbrooke.

Pour les personnes candidates convoquées aux MEM-V dans le contexte d’une entente avec l’Université Laval et l’Université de Montréal

Les résultats MEM-V de ces personnes candidates seront partagés aux universités, conformément aux ententes interfacultaires.

L’Université de Sherbrooke n’est responsable que de la passation des MEM-V dans le cadre d’une entente avec l’Université Laval et l’Université de Montréal, ainsi les résultats finaux aux MEM-V seront envoyés et analysés de manière indépendante en fonction du processus de sélection de chaque université pour ces personnes candidates.

• Politique de paiement des frais des MEM-V
• Politique de déclaration d'incident technique lors des MEM-V
• Politique de déclaration de maladie et de circonstances particulières lors des MEM-V
• Politique de déclaration de conflits d'intérêts lors des MEM-V