Comment procéder pour se départir d'un équipement de recherche dont n'a plus besoin?

Le comité de direction de l'Université a adopté l'hiver dernier une révision en profondeur de la Directive relative à la gestion des biens excédentaires. Cette refonte, qui a pour objectif premier la mise en place de pratiques responsables en matière de gestion des biens acquis, n'a toutefois pas d'impact sur la gestion des biens et équipements acquis grâce à une subvention de recherche d'un organisme fédéral ou provincial. Alors, comment procéder si je souhaite me départir d'un équipement de recherche que mon équipe n'utilise plus? Il est bon de rappeler que l'entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes fédéraux ainsi que les règles générales communes des organismes provinciaux stipulent que le matériel et l'équipement acquis grâce à des octrois de recherche deviennent la propriété de l'Université. Quatre scénarios sont possibles. Selon la valeur de l'équipement ou du matériel en question et l'identité de l'acquéreur, l'un ou l'autre des quatre scénarios suivants s'appliquent.

A. Je souhaite vendre l'équipement à l'externe

Un ou une collègue, professeur dans une autre université veut acheter ce dont je souhaite me départir. Avant de procéder à la transaction, le ou la responsable de l'équipement doit obtenir l'autorisation de la Section des fonds avec restrictions du Service des ressources financières afin de s'assurer du respect des règles spécifiques des organismes subventionnaires. Pour ce faire, elles doivent remplir le Formulaire de demande disposition ou de vente de biens et équipement acquis par des organismes subventionnaires qui se trouve à l'Annexe 3 de la Directive et le transmettre pour signature au directeur ou à la directrice de la Section des fonds avec restrictions du Service des ressources financières. Les sommes reçues lors de la vente seront versées dans le budget de recherche de la faculté concernée.

B. Je souhaite vendre l'équipement à l'interne

Pour une vente à l'interne, par exemple, à une autre équipe de recherche, il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire de demande disposition ou de vente de biens et équipement acquis par des organismes subventionnaires. Par contre la Section des fonds avec restrictions du Service des ressources financières devra être mise dans la boucle lors du transfert des fonds. On s'assurera en même temps que les règles spécifiques des organismes subventionnaires sont respectées et que l'acheteur dispose des sommes nécessaires. Encore là, les fruits de la vente seront versés au budget de recherche de la faculté vendeuse.

C. Je souhaite donner l'équipement à une équipe de recherche de l'UdeS

Comme l'équipement en question demeure affecté à la recherche et qu'aucune transaction monétaire n'est effectuée, le transfert d'équipement d'une équipe de recherche à l'autre à l'interne est fort simple. Il suffit simplement d'organiser le déménagement de l'équipement.

D. L'équipement est brisé ou trop vieux pour être réutilisé

Dans ces cas, il faut se départir de ces biens dans le respect des ententes de recyclage ou de revalorisation en vigueur en communiquant avec le Service des immeubles (recuperation@usherbrooke.ca) ou avec le Service des technologies de l'information (revalorisation@usherbrooke.ca). Si des revenus étaient générés par le démantèlement ou la récupération, ces revenus devraient être attribués à des UBR de disposition de biens pour la recherche.