Information pour les personnes évaluatrices des MEM-V

Les MEM-V sont constituées de plusieurs stations d’une durée de 7 minutes suivies de 2 minutes pendant lesquelles vous devez rendre votre évaluation. Au cours de l’entrevue, vous devez mener une discussion avec la personne candidate en vous appuyant sur les documents de la station qui vous auront été fournis la veille. 

Vous aurez une assignation à une seule station et devrez fournir une notation pour chacune des personnes candidates que vous rencontrerez. La notation globale des personnes candidates tiendra donc compte de l’ensemble de 10 résultats. Concrètement, vous évaluez la même station avec environ 40 personnes candidates différentes au cours de chacune des journée MEM-V.

Cette tâche doit être réalisée avec professionnalisme, en évitant soigneusement tout biais potentiel et dans le respect absolu de la confidentialité (une entente sera signée à cet effet). 

L’information, la formation et l’assistance nécessaires seront fournis par l’équipe de l’admission au doctorat en médecine.

Chaque année, l’équipe de l’admission identifie différentes catégories de personnes évaluatrices et entreprend des démarches de recrutement pour joindre les personnes visées. À titre d’exemple, il peut y avoir des médecins, des professionnels de la santé et des services sociaux, des personnes œuvrant dans le milieu communautaire, etc.

En cohérence avec les valeurs de l’UdeS, de la Faculté de médecine et des sciences de la santé ainsi que du programme de médecine, l’objectif est de recruter un bassin diversifié de personnes évaluatrices.

L’Université de Sherbrooke compte 2 sites virtuels de passation MEM-V, soit Moncton pour les contingents du Nouveau-Brunswick et de l’Atlantique, et Sherbrooke pour toutes les autres personnes candidates. Chaque site recrute ses personnes évaluatrices de manière indépendante.

Les personnes sollicitées par le programme doivent répondre à des critères de sélection très rigoureux.

Parmi les critères de sélection, on retrouve les suivants :

• Être en absence de conflit d’intérêts : n’avoir aucune personne de votre entourage qui postule en médecine pour l’année en cours et la suivante
• Signer une entente de confidentialité
• Être très à l’aise dans un environnement numérique

Lors de la journée des MEM-V, vous utiliserez l’application de visioconférence Zoom pour les entrevues et la plateforme d’évaluation du programme de médecine pour noter les personnes candidates au fur et à mesure des entrevues.

Une solide connexion Internet est essentielle pour le bon déroulement des entrevues. Pour une meilleure connectivité, installez-vous près du routeur ou point d’accès Internet (Wifi).

Deux écrans sont recommandés puisque vous devrez avoir l’application Zoom et la plateforme d’évaluation accessibles durant toute la journée des MEM-V. 

Voici 3 configurations possibles pour les MEM-V :

• Un ordinateur pour accéder à la plateforme d’évaluation et une tablette (iPad ou autre) pour Zoom

• Un ordinateur muni de deux écrans, un pour la plateforme d’évaluation et un autre pour Zoom

• Un ordinateur muni d’un écran dans lequel vous aurez deux fenêtres ouvertes, une pour la plateforme d’évaluation et une pour Zoom

Dans tous les cas, il faut absolument avoir un ordinateur, et pas seulement une tablette ou un téléphone intelligent, pour accéder à la plateforme d’évaluation.

De plus, nous recommandons fortement deux appareils afin que l’un des deux puisse être utilisé comme appareil de secours, advenant un problème avec votre appareil principal, mais ce n’est pas essentiel pour ceux qui n’en ont pas deux. Si vous n’avez pas de tablette en guise de second appareil, un téléphone intelligent fera l’affaire en dernier recours.

Tout d’abord, avant de confirmer votre engagement, vous devez compléter un module d’information en ligne obligatoire. Durée estimée : moins d’une heure. 

Ce bref module d’information vise à préciser votre rôle comme personne évaluatrice et vous permet de déterminer si vous avez les habiletés requises pour travailler avec aisance dans l’environnement numérique des MEM-V. Ensuite vous pourrez confirmer votre intérêt et votre engagement aux MEM-V.

Par la suite, la personne évaluatrice ayant confirmé son engagement durant l’étape précédente doit réaliser certains préparatifs à des périodes prédéterminées. Durée estimée : 2 h selon les personnes (inclus dans le forfait de rémunération).

• Vérifier sa liste de personnes candidates afin de s’assurer qu’il n’y ait aucun conflit d’intérêts
• Tester des liens de connexion
• Compléter un module d’autoformation en ligne obligatoire

Le module d’autoformation – différent du module d’information – permet à la personne de se familiariser avec les outils d’évaluation et de développer ses habiletés à bien discerner les différents niveaux de performance en évitant les biais potentiels, ceci afin de réaliser une évaluation juste et équitable. 

La veille de chacune des journée d’évaluation, la personne évaluatrice reçoit par courriel tout son matériel de station prêt-à-l’emploi pour le lendemain.

Le matin de chacune des journées d’évaluation, la personne évaluatrice doit d’abord se joindre à une rencontre en ligne, appelée rencontre de standardisation, qui permet aux personnes qui évalueront la même station d’en avoir une vision commune.

Ensuite, la journée d’évaluation débute. La personne évaluatrice est guidée du début à la fin par des personnes qui opèrent le circuit de passation virtuel dans Zoom. 

Les principales échéances, de même que la rémunération offerte, sont précisées dans le courriel de sollicitation qui est transmis aux personnes visées par le recrutement.

Non, il n'est pas obligatoire d'être disponible pour les 4 journées.

Cependant, les personnes offrant un minimum de 2 journées de disponibilité seront priorisées.