Planification

Dès la conception du projet, il est essentiel de planifier la gestion de ses données.

En effet, réfléchir aux données qui seront produites ou réutilisées ainsi qu'aux enjeux entourant celles-ci permet de prévoir les ressources qui seront nécessaires et éviter les embûches en cours de projet.

Une réflexion sur les données en début de projet doit porter, entre autres, sur le partage des responsabilités, la gestion des données sensibles ou confidentielles, la sécurité, le stockage et l'accès, le dépôt et le partage éventuel (incluant les licences), etc. Il est également important de respecter les politiques ayant un impact sur votre projet, tout comme les ententes avec des partenaires.

La rédaction d'un plan de gestion de données (PGD)

Rédiger un plan de gestion de données (PGD) en début de projet est une bonne manière de se donner une vue d'ensemble et de prévoir ainsi une gestion efficace de ses données. Notez qu'un PGD peut aussi être exigé par les organismes subventionnaires lors du dépôt d'une demande de subvention.

La documentation est un élément crucial dans un projet de recherche et peut contribuer à grandement sécuriser vos données, faciliter les échanges entre les membres de votre équipe, éviter les erreurs lors de la manipulation ou de la création des données, etc. Bref, à toutes les étapes de votre projet (collecte/création, analyse/traitement ou évaluation/préparation pour la conservation et/ou le partage) la mise à jour du PGD et des autres composants de la documentation est primordiale au bon fonctionnement du projet!

Le partage des responsabilités

Il est important d'établir quelle personne aura la responsabilité de chacun des aspects de la GDR.

Dans le cas d'un projet où une seule personne est impliquée, la question est rapidement réglée. Toutefois, pour une équipe de recherche plus grande où les rôles pourraient être amenés à évoluer, il sera essentiel de planifier à la fois qui aura la responsabilité de quel aspect et d'inclure un plan de relève.

Les tâches à inclure peuvent toucher à tout ce qui se rapporte au choix et au maintien :

De l'arborescence de classement
De la convention de nommage
Du dictionnaire des données
Des copies de sécurité
De la gestion des accès
Du fichier Lisez-moi, etc.

Pour une liste plus exhaustive, veuillez vous référer au modèle de PGD institutionnel.

La gestion des données sensibles ou confidentielles

Rappel : Toute recherche menée par des membres de l’Université de Sherbrooke, à l’intérieur ou non de ses constituantes légales ou affiliées, et qui implique des êtres humains, doit être approuvée au préalable par un comité d'éthique de la recherche (CER) constitué ou reconnu par l’Université. Pour connaître les obligations, veuillez consulter la section La recherche avec les êtres humains sur le site du Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC).