Éléments d'évaluation et de préparation

Lors de la planification du projet et de la collecte/création des données, une partie de la documentation rédigée a porté sur des éléments utiles pour faciliter ou pour guider dans la conservation et/ou le partage des données. Vous devriez retrouver ces informations dans les documents suivants :

• Plan de gestion de données (PGD)
• Obligations au regard de l'éthique et de la protection des renseignements personnels, des données sensibles ou confidentielles
• Conventions et ententes signées avec l'organisme subventionnaire, le partenaire externe, les collaborateurs, etc.
• Documentation sur les types et formats de données
• Documentation sur les lieux de stockage et les accès donnés
• Schéma de métadonnées
• Licence du dépôt de données utilisé pour un éventuel partage

Important : Les personnes chercheuses doivent également être détentrices des droits d’auteurs des données qui sont publiées dans un dépôt de données de recherche ou respecter les termes de la licence si les données appartiennent à une tierce partie.

Pour en apprendre davantage :

• Guide d’évaluation pour la préservation des données de recherche, rédaction par le groupe de travail sur l’évaluation en vue de la préservation : Jonathan Dorey, Grant Hurley et Beth Knazook.

L'utilisation des principes FAIR peut aider à préparer les données à un dépôt. La préparation des données est aussi synonyme de nettoyage de données, afin qu'elles soient compréhensibles à long terme.

Avant de déposer ou de partager vos données de recherche, il est primordial d’examiner les informations et fichiers de données afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences sur les plans juridique, éthique et partenarial.

Voici quelques questions à vous poser par rapport aux jeux de données :

• Ont-ils les autorisations adéquates pour être partagés?
• Est-ce que ces autorisations concernent également la conservation à long terme?

Au besoin, il peut être nécessaire :

• De demander des autorisations supplémentaires.
• D'anonymiser, modifier ou éliminer certaines données afin de se conformer à ces obligations.

Pour vos données non déposées, vous pouvez considérer élaborer un plan de conservation personnel, en utilisant des stratégies de stockage et d'accès et en communiquant avec le secteur des archives.

Les dépôts ne sont pas considérés comme des solutions de conservation à très long terme, car ils n'incluent pas de solutions sans faille à la pérennité des données (p. ex. : les dépôts n'assurent pas la transformation d'un format de fichier associé à un logiciel obsolète et indisponible vers un format pérenne). D'autres plateformes offrent ce type de service, comme Archivematica.