Plan de gestion de données (PGD)

Le plan de gestion des données (PGD) est un document évolutif qui détaille les stratégies et méthodes mises en place tout au long du projet pour assurer une gestion efficace des données.

Le PGD offre une vue d’ensemble structurée et constitue un élément clé de la documentation du projet.

Ce document précise les modalités de collecte, de traitement, d’organisation, de documentation, de stockage, de conservation, de diffusion et de partage des données. Il identifie également les personnes responsables de leur gestion et prend en compte les contraintes éthiques, juridiques et partenariales applicables. Le PGD est rédigé dès le lancement du projet, en fonction des informations disponibles à ce moment-là. Il est donc naturel que certains aspects évoluent au fil de l’avancement du projet.

Quel outil utiliser et comment remplir un PGD?

Voir le modèle institutionnel de PGD et le Guide de rédaction

L’objectif du PGD est de formaliser l’ensemble du processus de gestion des données et d’anticiper leur partage et leur préservation à long terme. Progressivement, les trois organismes subventionnaires canadiens exigeront un PGD dans les demandes de financement. Il deviendra ainsi à la fois un critère d’évaluation pour l’octroi des subventions et un outil de gestion essentiel pour les équipes de recherche.

• Voir les programmes soumis à l'exigence de PGD

Bonne pratique : Il est conseillé de mettre à jour le PGD dès que des changements surviennent dans la poursuite des activités de recherche. Cette démarche permet de conserver une vue d’ensemble cohérente de la gestion des données, d’assurer un suivi rigoureux et de garantir l’application des meilleures pratiques tout au long du projet.

Il est également possible que des organismes subventionnaires ou d’autres institutions ayant exigé un PGD en début de projet sollicitent une version mise à jour à différentes étapes de son avancement. Il est donc essentiel de le tenir à jour.

Il sera opportun de mettre à jour son PGD à certaines étapes clés :

• Pendant la collecte : mise à jour du nommage des fichiers
• Pendant l’analyse : actualisation de la documentation, des métadonnées et des besoins en stockage
• Pendant l’évaluation et la préparation au partage : ajustement des éléments liés au partage (dépôts, fichier lisez-moi, embargo, etc.)
• Au moment du dépôt : mise à jour de la documentation, des métadonnées, des modalités de conservation et indication des publications associées aux données