Organisation et nommage

Une bonne pratique en gestion des données de recherche consiste à adopter une organisation et un nommage uniformes pour les fichiers et les dossiers.

Cela permet de structurer efficacement les données, d’en faciliter l’accès et d’assurer une meilleure compréhension de l’ensemble des fichiers, tant pour l’équipe de recherche que pour d’éventuels collaborateurs ou collaboratrices.

Organisation des dossiers

L’organisation de vos fichiers est peut-être claire pour vous, mais l’est-elle pour tout le monde? Il est souhaitable d’arriver à concevoir une hiérarchie de dossiers qui soit claire, simple et efficace le plus possible. Cette organisation peut être d’ailleurs documentée et incluse dans un fichier de type Lisez-moi (Readme).

L’organisation intellectuelle des fichiers dans une arborescence de répertoires n’est pas à négliger pour faciliter le repérage et la réutilisation des données. Celle-ci permet notamment d’assurer une contextualisation des fichiers qui peut être essentielle à la compréhension globale du contenu.

Nommage des dossiers et des fichiers

Voici quelques règles de bases tirées des recommandations générales de nommage des fichiers numériques du secteur des archives du Service des bibliothèques et archives (SBA) :

Limiter le plus possible la longueur du nom de fichier. Éviter notamment l’utilisation de verbes, adverbes, adjectifs ou mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.).
Indiquer le sujet principal en premier en y allant de préférence du général au particulier.
Éviter les symboles, accents, caractères spéciaux et espaces car la majorité des systèmes d’exploitation l’interdisent ou les interprètent d’une manière inadéquate. Privilégier les barres de soulignement plutôt que l’espace.
De préférence, utiliser des abréviations ou acronymes usuels et connus par la communauté.
Nombre : Employer le 0 devant les chiffres 1 à 9 pour faciliter le tri numérique.
Date : Utiliser le format de date aaaa-mm-jj pour faciliter le tri numérique.

Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter le document Recommandations générales de nommage de fichiers numériques du secteur des archives du SBA.

Contrôle de version (versionnage)

Distinguer les versions d’un même fichier par l’ajout d’une numérotation à la fin du titre du fichier.

Exemples : v01, v02, v03, etc. ainsi que d’une mention si l'ensemble de fichiers contient des documents de travail et des documents finaux. Par exemple : vf pour version finale. Supprimer une version lorsqu’elle n’est plus utile pour éviter l'accumulation de documents qui ne sont plus nécessaires.