Dans les communications

Le savoir-être prend de plus en plus d'importance dans nos communications. Il est primordial d'avoir conscience des mots et du ton utilisés tant à l'oral qu'à l'écrit. 

Les trois habiletés de communication que sont l’écoute, le questionnement et le feedback constituent une exigence fondamentale pour assurer la qualité des rapports interpersonnels dans l’organisation.

Cependant, le développement de ces habiletés est tributaire du style personnel de communication. Certaines personnes, dont le rythme d’interaction est rapide, éprouvent des difficultés à prendre le temps d’écouter avec rigueur et précision. D’autres, accordant une place prépondérante à l’harmonie, hésitent à donner du feedback critique. La connaissance des styles personnels de communication représente donc un soutien utile au développement de nos habiletés individuelles de communication.

Nous vous invitons à déterminer votre propre style de communication en utilisant l’outil ci-dessous. À noter que la description de chaque style correspond à des positions extrêmes; ces descriptions doivent être vues comme des indicateurs de tendance et non comme des portraits qui pourraient s’appliquer intégralement à une personne réelle.

En vous prêtant à l’exercice, cela vous permettra de découvrir le style personnel que vous attribuent les gens qui vous entourent. Il importe de se rappeler que les individus qui vous entourent ne sont pas tous à même de percevoir les multiples nuances qui modulent vos attitudes et comportements. C’est pourquoi il vous faut prendre garde de confondre la richesse de votre monde intérieur avec la représentation que les autres se font de vous.

Source : Cormier, Solange, La communication et la gestion, 3e édition. Presse de l'Université du Québec (2018)

• À l'aide de cet outil Excel interactif, découvrez votre style personnel de communication

Les êtres humains sont en constante communication, que ce soit par la parole ou par leur attitude, leur gestuelle.

Cette communication a un impact sur les autres, impact que chacun aurait avantage à essayer d'évaluer afin de maximiser les effets souhaités et de limiter les conséquences négatives. 

Conseils pour faciliter la communication interpersonnelle 

• s'assurer de demeurer poli avec son interlocuteur;
• rester calme, ne pas hausser le ton;
• garder le sourire;
• garder un contact visuel avec son interlocuteur;
• éviter d'interrompre son interlocuteur, attendre son tour pour prendre la parole;
• écouter l'autre, adopter une position d'écoute;
• ne pas montrer de signes d'impatience ou d'ennui (soupirer, bouger constamment, lever les yeux au ciel, regarder sa montre, bâiller...);
• éviter de répondre au téléphone ou à ses messages (courriels, textos).

Au téléphone

L'utilisation du téléphone à des fins professionnelles commande certaines précautions. Lorsque vous faites des appels téléphoniques :

• préparez votre appel à l'avance en planifiant les sujets dont vous voulez discuter (prenez des notes si nécessaire);
• présentez-vous clairement et précisez le but de votre appel;
• parlez de façon claire et concise.

Communication non verbale

Bien choisir ses mots, les dire sur le ton approprié sont des gages de succès dans les communications interpersonnelles. Mais notre attitude, notre apparence et notre gestuelle ont aussi une grande importance.

On estime que plus de la moitié du message reçu par un interlocuteur est liée à la communication non verbale. Les bras croisés, les regards trop insistants, les poings fermés et les soupirs en disent souvent plus long que les plus longs discours...

La politesse dans les communications écrites prend de plus en plus d'importance alors que nos communications se font bien souvent par écrit. Que ce soit dans les réseaux sociaux, par courriel, dans les textos ou autres, respecter la nétiquette est toujours de bon ton.

Conventions d'écriture par courriel

Voici quelques conventions à appliquer dans vos courriels en milieu professionnel ou d'études, afin d'éviter de créer des effets secondaires indésirables qui pourraient être à l'origine d'un conflit :

• Se questionner sur le moyen le plus efficace de transmettre le message en question; le courriel est-il l'idéal dans cette situation précise?
• S'assurer d'utiliser un langage clair et tenter d'éviter les acronymes qui pourraient être difficiles à décoder;
• Ne pas abuser du temps des destinataires en s'assurant d'être concis;
• Dans la mesure du possible, répondre à ses courriels dans un délai de 24 heures;
• Éviter le sarcasme et être prudent dans son utilisation de l'humour puisqu'il n'est pas possible, par écrit, de voir la réaction de l'autre et de s'y ajuster ;
• Porter uneattention particulière aux informations que contiennent le message, les écrits demeurent et sont facilement transférables à autrui;
• S'assurer d'insérer un titre pertinent au message afin de permettre au récepteur de le retrouver aisément;
• Séparer clairement les différents sujets traités dans le message;
• S'assurer d'obtenir la permission de l'auteur d'un message avant de le transférer à autrui;
• Se questionner sur la légitimité de l'objectif poursuivi lorsque d'autres destinataires sont mis en copie conforme;
• Réduire autant que possible l'utilisation des commandes «Confirmation de lecture» et «Urgent»;
• Éviter d'écrire des mots en lettres majuscules, en caractères gras ou de couleur rouge. Votre destinataire saura distinguer les éléments importants de votre message;
• Finalement, relire et réviser le texte avant l'envoi.

Pour aller plus loin

• La communication par courriel

La bonne conduite numérique est importante lors de vos échanges virtuels avec vos collègues ou votre entourage. Comment bien agir en contexte de télétravail ou de cours à distance? Que faire si une situation vous dérange? Comment éviter de regretter vos paroles? Ces capsules sur la cybercivilité répondront à ces questions et bien d'autres.

Pour aller plus loin

• La cyberviolence

Découvrez les bonnes pratiques proposées par l'UdeS en matière de nétiquette.

• L'Université dans les médias sociaux