Nouvelle Directive de remboursement des frais de déplacement

L'Université de Sherbrooke a approuvé d'importantes modifications à la Directive relative au remboursement des frais de déplacement, modifications qui visent à la fois la réduction de l'impact environnemental et celle du coût des déplacements des membres de la communauté universitaire.

Les membres du personnel de l'Université sont invités à revoir leurs habitudes de déplacement par le recours à la technologie pour tenir des rencontres virtuelles, le recours au transport en commun ou encore par l’utilisation de voitures de location économiques, qui sont toutes des mesures qui permettent non seulement de diminuer les coûts, mais aussi de réduire l'impact environnemental de ces déplacements.

La réflexion sur l'impact environnemental était entamée depuis un certain temps. Par ailleurs,  dans le contexte des importantes restrictions budgétaires imposées par le gouvernement du Québec, il est apparu raisonnable de tenter d'économiser une partie de la facture totale des frais de déplacement.

Ainsi, les personnes qui utilisent une voiture pour se déplacer à des fins professionnelles recevront le même taux de remboursement, soit 0,395 $ par kilomètre, pour les déplacements de moins de 200 km. Pour les déplacements plus longs, l'Université remboursera dorénavant l’équivalent du coût de location d’une voiture intermédiaire, soit 45 $, plus 0,15 $ par kilomètre.

Pour les déplacements défrayés à même les fonds avec restriction, notamment les subventions et contrats de recherche, le remboursement sera fait au tarif de 0,395 $ par kilomètre parcouru.

Ces nouvelles mesures devraient permettre de réaliser des économies annuelles de quelque 400 000 $. Cela s'inscrit dans la volonté de l’UdeS de maintenir la progression de ses ressources consacrées à ses missions fondamentales d’enseignement et de recherche tout en répondant aux exigences du gouvernement du Québec qui a demandé un effort à tous les acteurs de la société pour l’aider à retrouver l’équilibre budgétaire.

Une gestion simplifiée

Autre modification importante apportée à la directive, la possibilité de fournir les pièces justificatives sous forme numérisée permettra de simplifier le traitement des demandes de remboursement. La conservation de ces pièces et les opérations comptables de la Direction des ressources financières seront aussi facilitées.

L'utilisation de documents numérisés facilitera grandement le travail et entraînera aussi des économies de temps et d’argent qui, si elles sont difficiles à quantifier, sont néanmoins réelles.

La nouvelle Directive relative au remboursement des frais de déplacement comporte notamment une clause sur le remboursement des frais supplémentaires d'assurances que doivent assumer les personnes qui utilisent souvent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle contient aussi des précisions sur les modes de transport à privilégier selon la distance à parcourir.

Fait à noter, la directive mentionne également que les membres du personnel seront fortement encouragés à privilégier des départs à partir de l’aéroport de Sherbrooke lorsque le service sera offert, comme cela semble se dessiner. Enfin, la directive encadre désormais la possibilité de prolonger un séjour à des fins personnelles.