Gérer les courriels

Êtes-vous de ceux et celles qui conservent longtemps tous les courriels reçus dans votre boîte de messagerie? Avoir des centaines de courriels accumulés sur plusieurs pages dans votre boîte de réception peut rapidement devenir un problème. On oublie d'y répondre, on ne retrouve plus les messages, des informations importantes nous échappent et l'on se retrouve dans le pétrin si on a manqué une date limite... Adoptez la méthode MUST : « Manipuler en Un Seul Temps » ou OHIO : « Only Handle It Once ». Vous y gagnerez en efficacité, économiserez beaucoup de temps et aurez plus de satisfaction à être bien organisés.

À votre arrivée à l’UdeS, on vous a offert une adresse @USherbrooke. Utilisez-la pour toutes les correspondances concernant vos études. Une autre adresse personnelle suffit. Et les deux seront gérées de la même façon.

Vos boîtes de courriels devraient être vidées régulièrement en appliquant la règle des deux minutes ou moins. Prenez une décision sur le champ devant chaque courriel ouvert. Traitez immédiatement les demandes qui demandent 120 secondes ou moins. Supprimez tous les messages inutiles ou inappropriés après en avoir pris connaissance. Classez les messages lus que vous voulez conserver ou qui nécessitent une action future dans trois fichiers distincts. Ceci dégagera votre boîte de messagerie et vous permettra de retrouver facilement ces messages par la suite. Le dossier « À faire » contient les messages qui exigent plus de deux minutes pour être traités (par exemple : à répondre plus tard). Le fichier « En attente » renferme les courriels dont vous attendez une réponse de quelqu’un. Et dans le fichier « En cours de traitement » se retrouvent les messages lus, sans aucun suivi, qui devront être classés plus tard dans divers dossiers par sujet ou par catégorie (par exemple, tous les courriels relatifs à chacun de vos cours seront classés dans un fichier attribué à chacun de vos cours). Évidemment, planifiez du temps pour traiter les demandes dans le fichier « À faire » et classez au bon endroit les messages dans le fichier « En cours de traitement ».