Organiser des activités d'intégration
Les personnes désirant s'impliquer dans l'organisation d'activités d'intégration doivent accomplir certaines actions et remettre plusieurs documents, tout en respectant l'échéancier prévu.
Chacune des étapes suivantes vous guidera dans le processus d'organisation.
- Chaque section contient les documents nécessaires au processus.
- Tous les documents remplis doivent être remis dans le dossier 2026 dans votre équipe Teams d'intégration.
Pourquoi est-ce important?
La constitution de votre comité organisateur permet :
- d'organiser la formation obligatoire aux membres des comités organisateurs et d’en faire le suivi;
- de vous ajouter sur l'équipe Teams afin d'instaurer un canal de communication entre votre comité et l'UdeS.
Consulter l'étape 1 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec l'équipe des Services à la vie étudiante à sve.integration@USherbrooke.ca.
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape vous permettra de :
- bien comprendre votre rôle et vos responsabilités à titre de comité organisateur;
- connaître les directives à respecter pour l'élaboration de votre plan d'activités d'intégration;
- connaître les différentes étapes à suivre et les personnes à qui vous adresser pour vous assurer de respecter les échéanciers.
Consulter l'étape 2 du procédurier
REMPLIR LE FORMULAIRE D'ENGAGEMENT ENVERS LES PRINCIPES DIRECTEURS
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Pourquoi est-ce important?
La définition de votre plan d'activités d'intégration vous permettra :
- d'avoir une idée claire des éléments importants pour structurer votre projet d’activités d’intégration;
- d'éviter de développer un plan d’activités d’intégration élaboré qui n’obtiendrait pas l’approbation de votre faculté et du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP).
Consulter l'étape 3 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès de votre faculté
Pourquoi est-ce important?
L'approbation préliminaire de votre plan d'activités d'intégration par votre faculté vous permettra de :
- vous assurer de bien comprendre et répondre aux attentes de l’Université;
- favoriser le bon déroulement de vos activités, de même que votre capacité à répondre aux imprévus et aux cas problématiques.
Auprès du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP)
Pourquoi est-ce important?
L'approbation préliminaire de votre plan d'activités d'intégration par le SMSP vous permettra :
- de passer aux prochaines étapes et ainsi opérationnaliser votre plan d’activités d’intégration;
- d'être en mesure de réserver les terrains pour les activités qui auront lieu sur le campus.
Consulter l'étape 4 du procédurier
Ne pas oublier de planifier une rencontre avec votre personne répondante facultaire et le SMSP activite.sociale.cp@USherbrooke.ca
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape vous permettra de :
- bien organiser, dans le détail, chacune des activités;
- vous assurer que toutes les personnes participantes soient bien identifiées lors des activités d'intégration.
- Consulter l'étape 5 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès de votre faculté
Pourquoi est-ce important?
L'obtention de l'approbation finale de votre faculté vous permettra :
- d'obtenir ensuite l'approbation finale du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP);
- d'envoyer la lettre d’invitation à participer aux activités d’intégration, à la suite de la double approbation.
Auprès du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP)
Pourquoi est-ce important?
L'obtention de l'approbation finale du SMSP vous permettra de finaliser le processus de double approbation.
Consulter l'étape 6 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire ou communiquez avec la personne responsable au SMSP à activite.sociale.cp@USherbrooke.ca.
Pourquoi est-ce important?
La finalisation des démarches administratives vous permettra de vous assurer d'avoir rempli tous les formulaires nécessaires à la tenue de vos activités.
Consulter l'étape 7 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape d'ici la semaine précédant le début de vos activités d'intégration vous permettra d'éviter toute interruption d’activités lorsque celles-ci auront lieu.
Consulter l'étape 8 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.