Stages en secrétariat
Programme de stages au DEP en secrétariat
Ce programme offre aux unités administratives de l'UdeS la possibilité d'accueillir des stagiaires à la fin de leur parcours de formation au DEP en secrétariat.
- Accueil de stagiaires en continu, à n’importe quel moment de l’année
- Stages à temps partiel ou à temps plein (en règle générale 90 heures réparties sur 3 semaines)
- Stages non rémunérés
Avantages pour notre organisation et votre équipe :
- Faire preuve de proactivité face à la pénurie de main-d'œuvre dans le domaine du secrétariat, en misant sur une formule de partenariat avec le CFP.
- Recruter à la source, avant la diplomation, en décelant rapidement les nouveaux talents et en créant des liens privilégiés avec la relève.
- Faire rayonner l'UdeS et son milieu de travail.
- Recevoir une aide précieuse au sein des équipes de travail, avec l'implication et la responsabilisation du personnel.
- Bénéficier de l'apport de nouvelles compétences.
- L'unité qui accueille une personne stagiaire a par la suite la priorité pour l'embaucher (en respectant certaines modalités liées à la liste de rappel).
Offres de stages et questions : recrutement-secretaires@USherbrooke.ca
(Liste non exhaustive. La personne stagiaire peut également réaliser d'autres tâches)
Répondre à la clientèle :
- Accueillir la clientèle, en personne ou au téléphone
- Cibler les besoins
- Faire un suivi des demandes
Assurer le suivi de la correspondance :
- Traiter la correspondance
- Produire des textes
- Expédier de la correspondance
- Tenir à jour les dossiers de la messagerie électronique
- Assurer la qualité du français écrit
Produire des documents :
- Préparer les documents
- Concevoir des présentations PowerPoint
- Saisir et traiter des textes
- Effectuer la mise en page et l’impression de textes
- Créer des tableaux
- Fusionner des textes avec des listes de données
- Générer des tables des matières et index
- Réaliser la conception visuelle de documents
- Utiliser une base de données
- Assurer la qualité des documents produits
Coordonner la tenue d’événements :
- Préparer les avis de convocation ou les invitations
- Acheminer les documents nécessaires
- Produire un compte rendu
Effectuer de la gestion documentaire :
- Classer les documents
- Numériser des documents
Tenir à jour les agendas :
- Vérifier les disponibilités dans l’agenda des personnes visées
- Transmettre des invitations
- Fixer et confirmer des rendez-vous
Créer ou actualiser des médias d’information virtuels :
- Effectuer les mises à jour d’un site web
- Effectuer des publications sur un média numérique
Effectuer les opérations liées à la tenue de rencontres :
- Confirmer le but, le lieu, la date et l’heure de la rencontre
- Préparer la documentation nécessaire
- Prendre des notes au cours de la rencontre
Fournir un soutien technique :
- Rédiger des documents
- Assurer la qualité des documents produits par d’autres services de l’organisation
- Effectuer l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Acheminer les demandes de répartition