Secrétaire (poste non syndiqué)

Informations générales

Vous vous démarquez par votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre aisance avec les outils bureautiques? Vous aimeriez contribuer à la fluidité des opérations administratives et jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d'un service?

Rejoignez une équipe dynamique au cœur de la gestion financière de l'UdeS et contribuez à une mission universitaire porteuse de sens!

Sous la responsabilité de la direction générale du Service des ressources financières, la ou le titulaire du poste assiste la secrétaire de direction et l'équipe de l'approvisionnement dans l'exécution de l'ensemble des tâches de secrétariat.

Responsabilités

1. Produire divers documents tels que lettres, rapports, présentations, demandes d'information, sondage, formulaires administratifs, listes. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Rédiger la correspondance relative à son travail.

2. Classer et archiver divers documents physiques et numériques selon un système établi pour les différentes sections du Service.

3. Gérer différentes boîtes de courriels (génériques).

4. Vérifier l'exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux différentes sections du Service, et y apporter des corrections. Appliquer dans ce domaine les directives établies.

5. Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives telles que distribution des chèques fournisseurs, retour de marchandises, prise d'inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d'appareils, de locaux ou de services, vérification de feuilles de temps.

6. En collaboration avec la secrétaire de direction :

• Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques; noter et transmettre les messages.

• Faire des demandes de remboursement de dépenses, demandes de paiement.

• Convoquer les participantes et participants aux réunions et gérer les agendas des membres de la direction du Service.

• Accueillir les visiteuses et visiteurs, donner des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et normes en vigueur dans son secteur.

• Trouver les solutions aux problèmes particuliers ou référer la clientèle à la personne responsable.

7. Coordonner les diverses campagnes de financement auxquelles le Service participe.

8. S'assurer de la mise à jour des informations du site Web, en recueillir les informations pertinentes auprès des différentes sections du SRF.

9. Offrir un soutien administratif aux différents comités du Service.

10. Assumer toute autre tâche, dans son champ de compétence.

Qualifications requises :

• Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.

• Posséder un minimum de 2 années d'expérience pertinente.

Exigences requises :

• Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, TEAMS, SOFE-Finances, Ultima.

• Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

• Faire preuve d'autonomie, de polyvalence, d'initiative, de diplomatie et de discrétion.

Conditions de travail

Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A7.

(5 échelons répartis entre 59 569 $ et 71 755 $)

Poste régulier à temps complet, 35 heures réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, entre 8 h 30 et 16 h 30.