Assistante administrative ou assistant administratif (poste non syndiqué)

Informations générales

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Le Vice-rectorat à la recherche et vice-rectorat aux relations internationales ainsi que le Vice-rectorat à la valorisation et aux partenariats oeuvrent dans le spectre complet de la recherche à l'UdeS : de la formation à la mise en place de projets de recherche jusqu'au transfert des connaissances vers la société.

L'assistante administrative ou l'assistant administratif assiste la personne supérieure immédiate dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de l'unité.

Responsabilités

1. Participer à l'administration du Vice-rectorat à la recherche, du Vice-rectorat aux relations internationales et du Vice-rectorat à la valorisation et aux partenariats : gérer l'agenda, prendre et fixer les rendez-vous, organiser des rencontres et des réunions en fonction des priorités; recevoir et colliger adéquatement l'information; traiter les appels téléphoniques, prendre connaissance des courriels dirigés aux vice-rectorats et en assurer une gestion adéquate selon les besoins de l'unité, traiter le courrier, fournir des renseignements et des réponses (écrites et verbales) à partir des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur; préparer et recueillir les documents requis relativement à la tenue de réunions et voir à l'organisation matérielle et logistique de celles-ci; s'assurer du bon fonctionnement des réunions en ce qui a trait aux différents outils technologiques, tels que des systèmes de visioconférence; organiser les déplacements locaux et internationaux et effectuer les réservations appropriées.

2. Tenir à jour la comptabilité de l'unité, procéder au paiement de factures, à des rapports de dépenses des membres de son unité ainsi qu'à l'attribution du financement pour les programmes ou concours gérés par l'unité. Procéder également aux différents achats en réponse aux besoins de l'unité et utiliser les systèmes financiers et les applications informatiques institutionnelles et de bureautique.

3. Assurer la diffusion d'information jugée pertinente dans les unités sous la responsabilité du rectorat ou du vice-rectorat pour l'exercice de leurs mandats respectifs.

4. Assister les membres de son unité dans la réalisation de tâches spécifiques et contrôler les processus administratifs soutenant ou découlant des réunions des instances statutaires.

5. Exercer un contrôle et un suivi des engagements en cours, assister les membres de son unité dans l'exécution et la mise en oeuvre de leurs mandats ou de certaines tâches. Anticiper les différentes étapes et leur déroulement pour les divers dossiers.

6. Rédiger des documents administratifs, des procès-verbaux, des comptes rendus et assurer la diffusion des documents aux différentes instances ou à l'ensemble de la communauté universitaire. Déterminer la valeur des documents et des communications pour classement et archivage et maintenir des systèmes de classement appropriés. Créer et maintenir à jour des bases de données et tableaux de bord fonctionnels.

7. Coordonner la mise en oeuvre de projets variés (ex. : réaménagements des espaces de bureaux, organisation d'activités spéciales, événements sociaux, etc.) et, sur demande, participer aux comités qui en découlent.

8. Informer la personne supérieure immédiate de problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de l'unité et proposer certaines solutions, le cas échéant.

9. Agir à titre de personne-ressource dans la conduite de certains dossiers, et plus particulièrement lors des changements de l'équipe de direction afin de faciliter la transition et lors de mouvement de personnel. Élaborer et maintenir à jour un procédurier fonctionnel du poste d'assistante.

10. Assumer toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée pas la personne supérieure immédiate.

Qualifications

• Détenir un diplôme d'études collégiales en bureautique (DEC) ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l'équivalent, combiné à une vaste expérience dans le domaine du secrétariat impliquant des cadres de direction, ou toute autre combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente par l'Université.

Exigences requises

• Posséder une capacité d'adaptation et une facilité à travailler en collaboration, rapidement et sous pression. Démontrer de la disponibilité.

• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, d'innovation et de créativité, de rigueur, de jugement, de diplomatie et de discrétion.

• Avoir une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

• Maîtriser les logiciels bureautiques de la suite Microsoft Office, de SOFE Finances et de SOFE GRH.

Conditions de travail

Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8

(5 échelons répartis entre 64 950 $ et 78 243 $)

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine.

Durée de l'emploi : un an, avec possibilité de prolongation.