Assistante administrative ou assistant administratif - Comité de retraite

Le Régime de retraite des employées et des employés de l'Université de Sherbrooke (RRUS), par le biais du comité de retraite, du comité de placement et de la permanence, a une approche d'investissement à long terme où la sélection de stratégies de placement passe par la gestion des risques. Le RRUS, misant sur une approche d'analyse fondamentale, choisit ses gestionnaires en fonction d'objectifs de rendement absolus à long terme. Avec un actif de près de 1,5 milliard $, investi activement dans les marchés publics et privés, le rendement du RRUS se classe à l'intérieur du premier quartile des caisses de retraite canadiennes au cours de la dernière décennie.

Sous la responsabilité du directeur général du comité de retraite, la ou le titulaire du poste assiste la personne supérieure immédiate, les membres de la permanence et les membres de tous les comités de gestion du comité de retraite dans l'accomplissement de leur mandat.

Plus spécifiquement, elle ou il apporte un soutien administratif à l'ensemble des tâches de secrétariat de la direction, incluant également les responsabilités de secrétariat général qui incombe au comité de retraite en matière de consignation de la documentation officielle et de tous les registres du comité de retraite. Cela couvre aussi le soutien, la prise en charge, la coordination et le suivi des différents dossiers administratifs du comité de retraite qui lui seront confiés.

1. Gérer les tâches administratives relatives au soutien et à la coordination des activités courantes de l'équipe de la permanence et des comités de gestion du comité de retraite.

2. Travailler à la mise à jour et au développement d'outils de communication à l'intention des participants au régime de retraite, les fournisseurs et les membres des comités de gestion.

3. Assumer le suivi de la gestion documentaire officielle du régime de retraite.

4. Consigner, mettre à jour et archiver tous les registres, les processus et les politiques administratives du comité de retraite.

1. S'implique dans la bonne marche du comité, collige l'information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités du comité.

2. Rédige la correspondance générale, tient à jour les dossiers, assure leur suivi et voit à leur archivage selon les procédures.

3. Consigne tous les registres du Régime de retraite :

• Maintient une version à jour du Règlement du Régime;

• Coordonne l'enregistrement de tous les documents devant être soumis aux autorités compétentes;

• Coordonne l'envoi des avis aux participantes et aux participants et aux bénéficiaires découlant des modifications au Règlement du Régime ou des modifications des taux de cotisation au Régime.

4. Assure le partage des dossiers avec la direction de l'Université et prépare les fiches de présentation destinées au conseil d'administration en respectant les normes de présentation du comité.

5. Voit à l'organisation, à la convocation et à la préparation matérielle des réunions du comité, ainsi qu'à celles de tous les sous-comités de gestion et des évènements spéciaux en s'occupant de la logistique, de la réservation des salles, et autres :

• En préparant la documentation reliée;

• En élaborant l'ordre du jour sous la supervision du directeur général;

• En rédigeant des procès-verbaux qui reflètent avec fidélité les discussions et propositions de ces réunions.

6. Participe et tient à jour la comptabilité du comité de retraite en enregistrant les factures courantes de la gestion dans un système de comptabilité:

• Obtient les approbations nécessaires pour faire payer les frais des gestionnaires de portefeuille, saisit des données à la réception des états de compte par le gardien des valeurs ainsi que les revenus et dépenses pour la préparation des états financiers annuels;

• Initie le paiement des honoraires de la présidence et des membres experts, voit au remboursement des frais selon la politique de remboursement.

7. Collabore à la mise à jour des données et à la rédaction du rapport annuel et du rapport d'investissement responsable.

8. Coordonne l'enregistrement auprès des autorités compétentes de tous les documents devant être soumis conformément aux règles applicables :

• Tient à jour le site Internet du comité de retraite;

• Soutient la direction générale dans la préparation et la mise en œuvre du plan de communication du comité de retraite.

9. Fournit une assistance quant à la coordination et aux suivis de tous les engagements en cours et s'implique dans l'accomplissement et l'avancement des mandats ou de certaines tâches.

10. Accomplit toutes les tâches connexes que lui confie la personne supérieure immédiate.

Le comité de retraite offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins du comité. Le télétravail débute après une période d'intégration à définir avec le directeur général.

• Scolarité : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l'équivalent.

• Cumuler cinq années d'expérience pertinente en secrétariat impliquant des cadres, ou toute autre expérience jugée pertinente.

• Démontrer une maîtrise de niveau avancée des logiciels de la suite Microsoft Office et démontrer une capacité à s'adapter aux différents outils technologiques de l'information.

• Avoir une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

• La connaissance de l'anglais est requise afin de pouvoir échanger avec divers organismes ou partenaires de l'étranger.

Salaire annuel entre 56 990 $ et 68 655 $, selon expérience.

À cette rémunération s'ajoutera une prime compensatoire à titre d'avantages sociaux.

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine.