Agente ou agent d'administration (personnel de soutien à la recherche)

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, assume la responsabilité de certaines opérations administratives reliées à la planification, à la coordination et à la gestion des activités d'une unité administrative.

1. Distribue, coordonne et vérifie le travail du personnel sous sa responsabilité.

2. Discute et planifie avec la personne supérieure immédiate la priorité du travail à accomplir afin d'assurer la bonne marche de son secteur.

3. Analyse et solutionne les cas problèmes qui lui sont confiés; rédige la correspondance relative à ces cas.

4. Recueille et prépare les données nécessaires à l'élaboration et à la gestion des budgets de l'unité administrative; assure le contrôle des budgets alloués selon les politiques et procédures en vigueur. Assume la responsabilité des sommes d'argent perçues.

5. Sert d'intermédiaire entre son unité administrative et les autres services, facultés ou organismes externes pour différentes demandes, dossiers particuliers tels que aménagement de locaux, rapports de temps et d'absences du personnel, commandes auprès des compagnies; obtient et fournit des informations et la documentation appropriée.

6. Assume la responsabilité de la gestion de dossiers; effectue des recherches, voit à la cueillette d'information ou de documents et monte des dossiers; effectue le suivi nécessaire et prend les décisions relevant de sa compétence.

7. Organise et participe à différentes réunions, rédige les procès-verbaux et voit au cheminement des résolutions et de la documentation aux divers organismes ou instances; donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

8. Participe à l'élaboration et à la mise à jour des politiques et procédures reliées à son secteur d'activités; en assure la diffusion et la mise en application. Établit un calendrier des opérations et en assume la gestion.

9. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.

10. Assume la responsabilité d'un système de classement des dossiers, de fichiers et d'échéanciers en liaison avec son domaine d'activités.

11. Procède à la préparation et à la vérification de divers documents tels que documents informatiques, demandes de subventions, de remboursements et de facturation.

12. Effectue des recherches pour fins d'analyse et de statistique; rédige des rapports ou soumet des projets de réponse.

13. Tient à jour l'inventaire du matériel et des équipements de son secteur. Voit à l'approvisionnement des fournitures de bureau, des formulaires et autres documents utilisés par son secteur.

14. Utilise divers appareils tels que terminal, micro-ordinateur, machine à écrire, photocopieur, télécopieur, calculatrice.

15. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

16. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

17. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires ou scolarité équivalente

• Expérience : 5 ans à moins de 8 ans

• Autres: Connaissance de la dactylographie

• L'utilisation du logiciel SOFE est cruciale pour la réalisation des tâches au quotidien.

Classe 9

Taux horaire : 26,25 $ à 31,52 $

Emploi temporaire à temps partiel, 17,5 heures par semaine réparties en 2 journées et demie. 7 heures le lundi et le mardi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h et 3,5 heures le mercredi entre 8 h 30 et 12 h. Les jours travaillés pourront être adaptés selon les disponibilités de la personne retenue.

Durée de l'emploi : un an avec possibilité de prolongation.

L'UdeS offre un programme de télétravail à raison d'une à trois journées par semaine; la participation étant sur une base volontaire.