Dans le rôle de Mélanie Lalancette, secrétaire de direction

Aujourd’hui, apprenez sur la profession de secrétaire de direction par l’entremise de Mélanie Lalancette, membre du 3IT.

Être secrétaire de direction, en quoi ça consiste?

Qu’est-ce que cette profession?

En tant que secrétaire de direction au 3IT, j’exécute plusieurs tâches variées : je m’occupe des accès des nouveaux membres du 3IT, de l’attribution des bureaux et de la gestion de l’agenda du directeur du 3IT. En plus de planifier et de participer à la majorité des rencontres des différents comités et conseils du 3IT, je prépare les documents pertinents (l’ordre du jour, les présentations visuelles, au besoin, et je rédige les comptes rendus). Je procède aussi au suivi de ces rencontres.

De plus, j’aide à la rédaction et à la mise en place de directives et de processus administratifs, je collabore aussi à l’élaboration de projets variés selon les besoins de mes superviseurs. En temps normal, j’organise des visites guidées en collaboration avec l’équipe de guides du 3IT, et j’aide à la planification des événements qui se déroulent à l’Institut. Je pense être une ressource qui couvre plusieurs aspects du 3IT et de son administration.

Qu’a-t-elle de stimulant?

J’aime que les tâches soient diversifiées et que les mandats qui me sont confiés soient concrets – j’y vois rapidement le fruit de mes efforts. C’est ce que j’apprécie le plus de mon travail au 3IT. Cependant, si je devais choisir une tâche en particulier, je dirais que d’avoir la possibilité d’assister et de prendre activement part à la gestion et la planification de projets très variés selon les besoins, c’est très stimulant au niveau professionnel.

L’équipe avec laquelle je travaille joue aussi un très grand rôle dans mon appréciation de mon quotidien au 3IT.

De quoi a l’air une journée typique au 3IT?

Tout dépend des périodes de l’année : les débuts ou les fins de session, le nombre de comités et de rencontres, les projets en cours, les rapports à remettre, etc. ou selon les saisons. Donc, mon travail varie beaucoup selon les semaines et selon ce que nous avons besoin de faire. Même si je planifie ma journée, des imprévus viennent très souvent changer l’ordre de priorité de mes tâches.

Comment percevez-vous l’interdisciplinarité au 3IT?

J’apprécie l’interdisciplinarité du 3IT, puisqu’elle me permet de découvrir constamment de nouvelles choses. Aussi, chaque équipe de travail se complète et s’entraide les uns et les autres. Tous ensemble, ils unissent leurs connaissances pour faire avancer des projets d’envergures. Ça crée un beau sentiment de communauté, dont je suis fière de faire partie!

Quel impact a votre profession?

Je participe à l’organisation au niveau administratif, des accès, de l’attribution des bureaux et autres. Il est important pour moi d’offrir un bon service aux membres et de bien faire mon travail. Je pense que l’impact de mon travail est davantage lié au soutien organisationnel et administratif au sein du 3IT.