Approvisionnement responsable

Cette section effectue les acquisitions requises par les unités administratives, dans le respect des lois, règlements, politiques ou directives en vigueur. Pour ce faire, elle assume notamment les fonctions suivantes :

• conseiller et accompagner les unités administratives dans l’élaboration de stratégies d’approvisionnement, en tenant compte des besoins des partenaires, des conditions du marché, des exigences légales et du coût total d’acquisition;

• déterminer, par voie d'appel d'offres ou de négociation, les conditions contractuelles d'acquisition, rédiger les documents d'appel d'offres ou contractuels, évaluer les soumissions reçues et procéder à la conclusion des contrats d'approvisionnement;

• émettre les commandes et assurer la relance de celles-ci pour l’ensemble des unités administratives;

• élaborer et organiser des ateliers de formation à l’intention des personnes impliquées dans les transactions d’approvisionnement et des personnes requérantes, afin de favoriser l’application des bonnes pratiques et le respect des cadres réglementaires;

• participer et agir à titre de secrétaires de comités de sélection lors de l’analyse de réponses aux appels d’offres devant satisfaire à des critères de qualité;

• exercer un rôle-conseil auprès de la direction relativement à la participation de l’Université aux appels d’offres regroupés, à l’approbation des dossiers d’acquisition ainsi qu’à l’autorisation des situations d’exception nécessitant une approbation de la personne désignée à titre de dirigeante;

• assurer la publication de l’information pertinente et la reddition de comptes, conformément aux lois et règlements en vigueur;

• assurer le traitement, l’intégrité et la qualité de l’information relative à l’approvisionnement;

• participer à l’identification et l’évaluation des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle, ainsi qu’à la mise en place de contrôles pour atténuer ces risques;

• accompagner les gestionnaires, donatrices et donateurs et autres intervenantes et intervenants dans le processus d’acceptation de dons, en conformité avec la politique institutionnelle en ce domaine;

• soutenir les unités administratives dans la gestion des inventaires des magasins et dans les procédures d’enregistrement des données;

• gérer les importations et exportations, en collaboration avec le courtier en douane, les fournisseurs et les requérants, et assurer que ces transactions douanières soient effectuées dans le respect des lois et normes en vigueur.

La section approvisionnement responsable s’investit également dans le déploiement de pratiques d’acquisition qui respectent les valeurs et les principes du développement durable. Ses pratiques visent notamment à intégrer des considérations environnementales, sociales et économiques aux processus d’acquisition, à favoriser l’achat québécois, à prendre en compte le cycle de vie des biens et à faciliter l’accès aux marchés à une diversité de fournisseurs, dans le respect du cadre réglementaire.

Pour les membres du personnel, accédez à l'intranet du Service des ressources financières pour plus d’information sur la section approvisionnement responsable.