8. GESTION ADMINISTRATIVE ET ACADÉMIQUE

8.1 Calendrier universitaire

8.1.1 Division de l’année universitaire

Pour la plupart des programmes d’études de 1er cycle et plusieurs programmes d’études de 2et 3cycles, le calendrier universitaire se divise en trimestres d’automne, d’hiver et d’été. (https://www.usherbrooke.ca/admission/da/liens-rapides/calendriers-facultaires)

8.1.2 Début et fin des activités d’un trimestre

Les trimestres correspondent normalement aux dates suivantes :

  • le trimestre d’automne commence au plus tôt le 24 août et se termine au plus tard, le 23 décembre;
  •  le trimestre d’hiver commence au plus tôt le 3 janvier et se termine au plus tard, le 30 avril;
  • le trimestre d’été commence au plus tôt le dernier lundi d’avril et se termine au plus tard la journée précédant le début du trimestre d’automne.

8.1.3 Distribution et durée des activités pédagogiques

Les activités pédagogiques se déroulent normalement à l’intérieur d’un trimestre, à raison d’une séance par semaine ou à l’intérieur d’un calendrier irrégulier, selon la formule déterminée par la faculté ou le centre universitaire de formation et présentée dans le plan d’activité pédagogique. Certaines activités pédagogiques peuvent se dérouler sur plusieurs trimestres.

Les activités pédagogiques se déroulent normalement du lundi au vendredi, entre 7 h et 23 h, dans les locaux que l’Université met à la disposition des facultés et des centres universitaires de formation, mais peuvent aussi avoir lieu les samedis et dimanches.

8.1.4 Suspension des activités pédagogiques

Il n’y a pas d’activités pédagogiques à l’occasion :

  • de la fête du Travail;
  • du jour de l’Action de grâce;
  • des 24, 25 et 26 décembre, congés de Noël;
  • des 31 décembre, 1er et 2 janvier, congés du Jour de l’An;
  • du Vendredi saint;
  • du samedi, dimanche et lundi de Pâques;
  • de la Journée nationale des patriotes;
  • du 24 juin, Fête nationale du Québec;
  • de la fête du Canada dont la date est déterminée par l’Université;
  • des journées ou périodes de congé décrétées par une loi, comme le jour du scrutin d’une élection provinciale;
  • des journées ou périodes de congé décrétées par le comité de direction de l’Université, notamment pour des événements ou des situations particulières;
  • des journées ou périodes de suspension des activités pédagogiques (par exemple, la semaine de relâche).

Normalement le trimestre d’été ne comporte pas de semaine de relâche.

L’étudiante ou l’étudiant en stage est soumis au calendrier et aux règles en vigueur dans son milieu de stage.

Dans certains programmes d’études, les activités pédagogiques peuvent être exceptionnellement maintenues pour tenir compte de contraintes liées à des expérimentations (ex. laboratoires, projets spéciaux, activités à l’étranger).

8.1.5 Approbation et dérogations

Le calendrier universitaire et les calendriers des facultés et des centres universitaires de formation sont approuvés par le comité de direction de l’Université.

En cours d’année, la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable des études peut autoriser des dérogations à ces calendriers.

8.2 Responsabilité des programmes d’études

La responsabilité des programmes d’études est confiée aux facultés et aux centres universitaires de formation qui, selon le contexte, désignent les unités ou les personnes qui en assurent la gestion administrative et pédagogique.

8.3 Comités

Les facultés et les centres universitaires de formation assurent la mise sur pied de comités de programme et, au besoin, d’un ou plusieurs comités de coordination des études de 1er cycle ou des études supérieures.

Les facultés et les centres universitaires de formation peuvent déterminer dans leur règlement complémentaire, des modalités plus spécifiques que celles mentionnées à l’article 8.3.1 – Comité de programme du présent règlement relativement au mandat, à la composition, à la présidence, aux règles de fonctionnement, au calendrier ou à la fréquence des réunions de ces comités.

8.3.1 Comité de programme

Les facultés et les centres universitaires de formation forment un comité de programme pour chaque programme d’études de grade ou ensemble de programmes d’études de grade ou sans grade d’un même domaine d’études, d’une même discipline, d’un même champ de recherche ou d’un même domaine de pratique professionnelle.

Le comité de programme se réunit normalement au moins une fois par année.

Dans le cas d’un programme d’études qui implique plusieurs facultés ou plusieurs universités, la composition du comité de programme est établie dans le protocole d’entente qui lie les parties.

8.3.1.1 Mandat

Le comité de programme conseille la ou les personnes qui assument la responsabilité pédagogique du programme d’études ou d’un ensemble de programmes d’études, notamment sur les éléments suivants :

  • les orientations de la formation;
  • les approches pédagogiques à promouvoir;
  • les profils d’entrée et de sortie attendus (conditions, exigences, attentes);
  • les plans d’activité pédagogique, notamment les modalités d’évaluation;
  • les modifications à apporter au programme d’études;
  • les suggestions d’amélioration de l’encadrement administratif et pédagogique du programme d’études;
  • les enquêtes, sondages et rapports relatifs au programme d’études;
  • certaines situations litigieuses concernant le programme d’études;
  • le cas échéant, les mécanismes de collaboration entre les facultés et les centres universitaires de formation, par exemple, pour le traitement des demandes d’admission;
  • la création de sous-comités et la détermination de leurs mandats;
  • un bilan annuel du programme d’études et les suites à donner, si la faculté, le centre universitaire de formation ou le département le requiert;
  • toute autre tâche que lui confie soit le département, la faculté ou le centre universitaire de formation.

8.3.1.2 Composition

Le comité de programme se compose des personnes suivantes :

  • la ou les personnes qui assument la responsabilité pédagogique du ou des programmes d’études concernés; normalement, une personne ayant la responsabilité d’un programme d’études préside ce comité;
  • des membres du personnel enseignant nommés soit par le département, la faculté ou le centre universitaire de formation;
  • une représentante ou un représentant du Service des stages et du placement, s’il y a lieu;
  • au moins une étudiante ou un étudiant désigné par une association étudiante;
  • au besoin, une ou plusieurs personnes désignées soit par le département, la faculté ou le centre universitaire de formation concerné, par exemple une conseillère ou un conseiller pédagogique ou un membre de l’extérieur de l’Université représentant un ou plusieurs domaines de pratique relatifs à la formation offerte dans le ou les programmes d’études.

8.3.2 Comité des études de 1er cycle ou des études supérieures

La faculté ou le centre universitaire de formation peut former un comité des études de 1er cycle ou un comité des études supérieures et, le cas échéant, en désigne la présidence.

8.3.2.1 Mandat

Le comité des études de 1er cycle ou des études supérieures conseille la personne qui en assume la présidence, par exemple :

  • en collaborant à la définition des orientations facultaires ou des centres universitaires de formation des études de 1er cycle ou des études supérieures en conformité avec les orientations institutionnelles;
  • en veillant au maintien des standards de qualité et à la cohérence des exigences et des pratiques;
  • en conseillant sur la coordination des programmes d’études ou divers sujets relatifs à la gestion des études de 1er cycle ou des études supérieures;
  • en discutant des enjeux qui affectent la qualité de la formation aux études de 1er cycle ou aux études supérieures;
  • en faisant la promotion des meilleures pratiques pour l’enseignement aux trois (3) cycles et, dans le cas des études supérieures, de la direction des étudiantes et étudiants;
  • en suggérant des améliorations à l’encadrement administratif et pédagogique;
  • en accomplissant toute autre tâche que lui confie la faculté ou le centre universitaire de formation.

8.3.2.2 Composition

La faculté ou le centre universitaire de formation détermine la composition de son comité des études de 1er cycle ou de son comité des études supérieures.

Dans le cas d’un programme d’études qui implique plusieurs facultés ou plusieurs universités, la composition du comité des études est établie dans le protocole d’entente qui lie les parties.

8.4 Dossier des étudiantes et étudiants

Le dossier étudiant appartient à l’Université. Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, l’étudiante ou l’étudiante peut, sauf exception, accéder aux renseignements contenus dans son dossier et a la responsabilité de fournir toute nouvelle information pertinente le concernant. Le dossier étudiant officiel est conservé par la registraire ou le registraire qui est la seule unité autorisée à le transmettre aux personnes et aux organismes qui en font la demande, lorsque la Loi permet une telle transmission, et sous réserve d’obtenir au préalable le consentement de l’étudiante ou de l’étudiant lorsqu’un tel consentement est requis.

8.5 Prévention en matière de protection des personnes et des biens et identification

Une personne a l’obligation de s’identifier si un membre du personnel exerçant une fonction d’autorité dans la situation concernée possède des motifs raisonnables de le lui demander.

Sauf si la personne responsable des mesures provisoires en est saisie en vertu de l’article 9.5.1 – Imposition d’une mesure provisoire, la doyenne ou le doyen d’une faculté, la directrice ou le directeur d’un centre universitaire de formation, la directrice générale ou le directeur général d’un service ou une personne en autorité peut, lorsqu’elle ou il a des motifs raisonnables de croire que, dans les circonstances, la présence d’une personne peut entraîner un préjudice sérieux à la sécurité des personnes ou des biens, priver la personne visée de certains droits, notamment :

  • l’accès à certains lieux ou de participer à certaines activités;
  • l’utilisation de certains équipements ou services;
  • la participation à une ou plusieurs activités pédagogiques ou à un programme d’études.

Les suites appropriées sont prises selon les politiques et règlements de l’Université, notamment la Directive relative aux cas exceptionnels d’intimidation ou de violence mettant ou pouvant mettre en danger la sécurité et la santé de personnes ou l’intégrité des biens (Directive 2600-056).