La refonte du SIIG : un projet colossal
Une équipe est dédiée à mettre en place, d’ici cinq ans, une nouvelle mouture du SIIG de l’UdeS
L’Université de Sherbrooke compte près de 37 000 étudiantes et étudiants. Chacune de ces personnes possède un dossier étudiant bien à elle afin de suivre son cheminement académique. En effet, dès qu’une étudiante ou un étudiant dépose une demande d’admission, un dossier informatisé lui est attribué, avec un numéro de matricule. Par la suite, ce dossier sera constitué de toute information en lien avec les études universitaires de l’étudiant durant la totalité de son parcours universitaire et dans son avenir de diplômé de l’UdeS. Toutes les facultés, tous les programmes et plusieurs services de l’Université doivent consulter les dossiers étudiants et y contribuer. Au cœur de la mission universitaire, les processus et les infrastructures informatiques permettant de gérer ces dossiers sont donc d’une importance capitale.
Voilà pourquoi la direction de l’Université de Sherbrooke a mandaté une équipe spéciale pour s’attaquer à la refonte du dossier étudiant informatisé. S’étalant sur 5 ans, avec actuellement 17 employés à temps plein, ce projet nécessite une vision d’ensemble et une grande rigueur de travail. Tout au long de sa durée, des consultations auront lieu auprès des usagers du système, à tous les niveaux.
«Nous nous sommes engagés envers la communauté universitaire à fournir des infrastructures adaptées à ses besoins et à ses valeurs, commente la vice-rectrice à l’enseignement, Lucie Laflamme, responsable du projet. L’adaptation de nos outils de gestion informatique aux besoins de notre clientèle étudiante est une priorité pour nous.»
Ce dossier est effectivement suivi de près par le comité de direction de l’Université, non seulement par la vice-rectrice Laflamme mais aussi par le conseil d’administration de l’Université qui a par ailleurs créé un sous-comité expressément pour s’assurer de la bonne marche du dossier.
Les dossiers étudiants sont présentement gérés par le Système intégré d'information de gestion (SIIG), un système informatique qui permet d'effectuer la plupart des activités de gestion administrative et académique du dossier des étudiants de l'Université de Sherbrooke. Le SIIG est au centre des systèmes d’information utilisés pour répondre aux besoins de la communauté et permet d'effectuer un partage de données entre ses membres.
Or, le SIIG a été mis en service en 1988, et malgré des améliorations constantes, il a atteint les limites de son développement. Lynda Beauregard, directrice du projet de refonte du dossier étudiant, souligne l’importance de ce dossier dans la gestion universitaire à tous les niveaux, puisqu’il est en lien avec toutes les étapes du parcours de chaque étudiant, de l’admission à la diplomation et au-delà : «Or, la réalité de l’Université a bien changé depuis la mise en place du SIIG il y a près de 25 ans. À l’époque, la très grande majorité des étudiants se trouvaient au Campus principal et s’inscrivaient à temps plein. Aujourd’hui les étudiants ont des parcours beaucoup plus diversifiés et évoluent à différents endroits au Québec, au Canada ou ailleurs dans le monde», dit-elle.
«L’implantation d’un nouveau système, doté de technologies à la fine pointe, permettra une flexibilité accrue en lien avec la nouvelle réalité des programmes d’études, renchérit Guy Vachon, conseiller à la direction du projet. Les programmes multifacultaires ou multicycles pourront être gérés plus facilement à l’avenir. De plus, nous visons à obtenir un système qui sera compatible avec les technologies nouvelles dont la technologie "mobile". Enfin, le système devra supporter les moments de grandes demandes comme les heures de pointe de la rentrée et de fin de trimestre.»
Renouveler et faire des gains
Les premières étapes préalables du projet de refonte du SIIG ont débuté en 2009, mais c’est en mai dernier que le conseil d’administration approuvait la réalisation de la phase 1 du projet, qui consiste à définir et à choisir la solution technologique à partir de laquelle s’articulera le nouveau SIIG.
«Depuis février, plusieurs usagers du système ont participé à l’identification et à la validation des besoins dans tous les aspects reliés à la gestion du dossier étudiant, explique Guy Vachon. Nous devons évaluer, d’une part, la meilleure manière de maintenir les fonctions actuelles du SIIG, et d’autre part, la faisabilité d’ajouter des fonctionnalités, notamment en intelligence d’affaires. On vise à ce que le système soit plus facile à utiliser, tant pour le personnel que pour les étudiants», dit-il.
«Nous sommes actuellement à la phase 1 du projet, soit celle d’identifier minutieusement les étapes du processus et de déterminer s’il est plus avantageux de faire l’acquisition et l’implantation d’une solution auprès d’un fournisseur, ou de procéder au développement d’un système en partenariat avec un fournisseur externe, indique Lynda Beauregard. Nous poursuivons les travaux avec pour objectif de déposer une proposition au conseil d’administration en avril 2013.»
Accompagner les usagers
Les personnes chargées de la direction du projet souhaitent que le développement du «futur SIIG» se fasse de la manière la plus harmonieuse possible, en recueillant l’opinion d’un échantillon représentatif d’usagers, sans toutefois les surcharger de travail. «Notre préoccupation est de nous assurer que les gens profiteront des avantages qu’apporteront les améliorations au SIIG, et qu’en bout de ligne tous soient satisfaits de la solution mise en place», dit Guy Vachon.
Un projet d’une telle étendue aura certainement des répercussions sur l’ensemble des unités de travail. «Une responsable de la gestion du changement, Guylaine Guay, s’est jointe à l’équipe pour gérer efficacement le changement par l’élaboration et la mise en place de stratégies et de mesures visant à impliquer, informer et soutenir l’ensemble de la communauté universitaire à mesure que le projet prendra forme», conclut Lynda Beauregard.