Soutien aux propriétaires

Chaque propriétaire de liste peut gérer les options de celle-ci en accédant à la section Admin, une fois la liste sélectionnée. Voici la documentation des différentes options offertes par l'application : 

Administration de base

Configurer la liste

Définition de la liste

Objet de la liste

Courte description entrée lors de la demande de création de la liste. Cette description apparaît comme descriptif dans la liste des listes. Il est possible de la modifier en changeant le contenu du champ, mais elle est limitée à une seule ligne.

Visibilité de la liste

Permet de contrôler qui peut voir le nom de la liste dans la liste des listes. Les valeurs en gras sont les options les plus utilisées à l'Université de Sherbrooke :

  • liste cachée sauf aux abonnés (conceal) : seuls les abonnées et abonnés pourront retrouver cette liste dans la liste des listes;
  • visible de l'intranet : seules les personnes authentifiées au service des listes peuvent voir cette liste;
  • liste visible (noconceal) : toutes les personnes peuvent voir cette liste dans la liste des listes;
  • visible du personnel du registraire (pers-regis) : seuls les membres du personnel travaillant pour le registraire et étant authentifiés comme tels peuvent voir cette liste;
  • visible du pers actif de l'U. (pers_actif) : seuls les membres actifs de la communauté universitaire (étudiantes et étudiants inscrits, membres actuels du personnel) peuvent voir cette liste après authentification;
  • visible des abonnés (private) : seuls les abonnées et abonnés peuvent voir cette liste;
  • visible des employés du S.Com. (scom) : seuls les membres du personnel travaillant pour le Service des communications et étant authentifiés comme tels peuvent voir cette liste;
  • liste cachée même aux abonnés (secret) : seuls les propriétaires et les modératrices et modérateurs de la liste peuvent la voir;
  • visible des employés du STI (sti) : seuls les membres du personnel travaillant pour le Service des technologies de l'information et étant authentifiés comme tels peuvent voir cette liste.

Propriétaires et modérateurs

Distinctions entre les rôles de propriétaire et de modérateur :

  • Propriétaire : gère la liste.

    • Peut modifier la liste des abonnées et abonnés.
    • Peut modifier les paramètres qui déterminent le comportement de la liste.
    • L'adresse dans la section des propriétaires doit toujours être l'adresse officielle paraissant au bottin.
    • Ne recevra pas les messages envoyés à la liste (le propriétaire doit s'ajouter dans les abonnés s'il veut les recevoir).
    • Pourrait ne pas être autorisé à envoyer des messages à la liste s'il n'est pas défini aussi comme modérateur (cela dépend aussi du scénario de diffusion choisi).

  • Modérateur : a toujours la permission d'écrire un message à la liste.

    • L'adresse dans la section des modérateurs doit être celle avec laquelle le message sera envoyé. Cela peut donc être une adresse générique (de fonction, de département, de secteur, etc.).
    • Selon le scénario de diffusion choisi, pourrait avoir à approuver ou rejeter les messages envoyés par des personnes non autorisées avant qu'ils soient diffusés à la liste.

Ces rôles, ainsi que celui d'abonnée ou d'abonné, sont distincts et indépendants. Par exemple, si un propriétaire veut recevoir les messages de la liste, il doit aussi s'inscrire comme abonné.

Bien que la personne remplissant le rôle de propriétaire puisse ajouter, dans cet espace, d'autres propriétaires ou remplacer son adresse par celle d'une autre personne, il faut que les adresses utilisées soient celle de l'Université de Sherbrooke. Le STI se réserve le droit de détruire une liste dont les adresses propriétaires seraient toutes externes.

Il est à noter que les blocs définis via une source de données externes ne sont pas en fonction à l'Université de Sherbrooke. 

Catégorie de la liste

  • Les catégories débutant par Faculté et Service et bureaux sont réservés à des fins administratives de l'Université de Sherbrooke, tout comme les catégories qui ne sont pas mentionnées dans les autres points.
  • La catégorie Listes pour les regroupements de membres du personnel doit être sélectionnée pour les syndicats, colloques, groupes de travail ou de discussion entre membres du personnel universitaire, etc.
  • La catégorie Listes pour les regroupements d'étudiantes et d'étudiant doit être sélectionnée pour les associations étudiantes, les regroupements étudiants à des fins parascolaires (par exemple, un club de photographie) ou pour des projets précis (par exemple, un projet de session), etc.

Domaine internet

Indique le nom de domaine de la liste. Celui-ci ne peut être changé.

Langue de la liste

Permet de choisir le langage affiché. Seul le français s'affiche correctement partout dans le logiciel : il est donc préférable de ne pas changer la langue.

Nom de la famille

Ce champ n'est pas utilisé. Laisser le toujours vide.

Diffusion / Réception

Qui peut diffuser des messages

Permet de contrôler qui peut envoyer un message à la liste. Les options les plus utilisées à l'Université de Sherbrooke sont :

  • Newsletter, limité aux modérateurs;
  • Privée, modéré pour les non-abonnés;
  • Personnel actif de USherbrooke.

Note : Des scénarios propres à l'Université de Sherbrooke sont disponibles, par exemple, seul le personnel d'un secteur peut envoyer un message à certaines listes. Compléter une demande Casius pour des besoins spécifiques.

Périodicité des compilations

Permet d'indiquer à quel moment les messages de la liste sont regroupés dans un seul message. Ce message est par la suite envoyé aux abonnées et abonnés ayant choisi de recevoir la compilation des messages plutôt que tous les messages individuellement.

Nombre maximum de messages par compilation

Indique le nombre maximal de messages pouvant être inclus dans une compilation. Si le nombre de messages à envoyer dépasse cette limite, plusieurs compilations seront envoyées.

Options d'abonné disponibles

Permet de sélectionner les modes de réception de messages offerts aux abonnées et abonnés. Il est recommandé de conserver tous les modes sélectionnés afin que les abonnées et abonnés puissent choisir leur préférence.

Il est possible de sélectionner plus d'un mode de réception parmi les valeurs suivantes :

  • digest : permet aux abonnées et abonnés de recevoir les messages sous forme de compilation, c'est-à-dire, un message périodique contenant tous les messages (ou un nombre maximal de ceux-ci) envoyés entre les diffusions;
  • digestplain : permet de recevoir une compilation, mais sans les éléments de mise en page;
  • html : permet de recevoir les messages sous format HTML;
  • mail : permet de recevoir les messages en tant que courriels (mode régulier);
  • nomail : permet de ne pas recevoir de courriels;
  • not_me : permet de ne pas recevoir les courriels envoyés par soi-même.

Thèmes pour la catégorisation des messages

Permet de définir des thèmes pour marquer les messages de la liste. Les mots-clés saisis seront alors recherchés dans l'objet ou dans l'objet et le corps du courriel (selon la sélection faite dans la boîte suivante). Il est également possible d'obliger ou de rendre facultatif le marquage des messages à l'aide de la liste déroulante suivante. Généralement, le marquage du sujet des messages (voir plus bas) est suffisant, mais il est possible de créer une plus grande variété de marquages à l'aide de cette section.

Adresse de réponse

Permet de modifier l'adresse de réponse d'un envoi fait à la liste. Les abonnées et abonnés enverront donc une réponse à l'adresse déterminée dans cette section.

La liste déroulante valeur permet de choisir le type d'adresse de réponse désirée. Il peut prendre l'une des valeurs suivantes :

  • all : combine les actions des valeurs list et sender;
  • list : les réponses sont envoyées à l'adresse de la liste. Donc, tous les abonnées et abonnés reçoivent les réponses, ce qui est plutôt utile pour les listes de discussion pour un groupe de travail;
  • other_email : pour des cas très particuliers, cette valeur permet d'envoyer automatiquement les réponses vers une autre adresse que celle de l'expéditrice ou expéditeur original. Il est alors nécessaire de sélectionner l'option forced dans la liste déroulante respect du champ existant et de définir cette adresse dans le champ autre adresse email;
  • sender : les réponses sont envoyées à l'expéditrice ou l'expéditeur original seulement. Cette fonction est davantage utile pour une liste de diffusion d'informations.

Marquage du sujet des messages

Permet d'éditer le marquage dans l'objet du message. Tous les messages envoyés à la liste porteront cette mention entre crochets au début de l'objet, ce qui permet aux abonnées et abonnés de facilement trier ces messages.

Par défaut, cette valeur est le nom de la liste ou un abrégé de ce nom s'il est trop long. Il est recommandé de toujours laisser un marquage de l'objet clair et concis.

Entêtes SMTP

Il est recommandé de ne pas toucher à ces champs.

Droits d'accès

Qui a accès aux informations sur la liste

Permet de sélectionner quelles personnes peuvent voir les informations sur la liste (ce qui est affiché dans l'onglet Info du menu de gauche). La liste déroulante offre les possibilités suivantes :

  • pour tous (open);
  • visible du personnel du registraire (pers-regis);
  • visible du personnel actif de USherbrooke (pers_actif);
  • réservé aux abonnés (private).

Qui peut s'abonner

Permet de contrôler les demandes d'abonnement à la liste, et aussi, si un message est envoyé en cas d'abonnement. Ce champ peut prendre l'une des valeurs suivantes, dont celle en gras sont les plus courantes à l'Université de Sherbrooke :

  • demande d'abonnement après confirmation (auth) : toute personne peut s'abonner à la liste, mais doit confirmer sa démarche en suivant certaines instructions envoyées par la suite;
  • soumis à authentification (notification des proprio) (auth_notify) : toute personne peut s'abonner à la liste, mais doit confirmer sa démarche en suivant certaines instructions et une notification de cet abonnement est envoyée aux propriétaires;
  • soumis à authentification puis accord du proprio (auth_owner) : toute personne peut effectuer une demande d'abonnement qu'elle devra confirmer en suivant certaines instructions, puis qui sera approuvée ou rejetée par les propriétaires;
  • abonnement impossible (closed) : seuls les propriétaires de la liste peuvent abonner quelqu'un à celle-ci;
  • limité aux utilisateurs du domaine local (intranet) : toute personne authentifiée possédant certains accès particuliers peut s'abonner à la liste;
  • usager du domaine local ou via autorisation du proprio (intranetorowner) : toute personne authentifiée possédant certains accès particuliers ou ayant une autorisation des propriétaires peut s'abonner à la liste;
  • ouvert à tous sans authentification (open) : n'importe qui peut s'abonner à la liste;
  • ouvert à tous, notification du propriétaire (open_notify) : n'importe qui peut s'abonner à la liste et une notification de cet abonnement est envoyé aux propriétaires;
  • n'importe qui pas de bienvenue (open_quiet) : n'importe qui peut s'abonner à la liste et aucun message d'accueil n'est envoyé à cette personne et aux propriétaires;
  • ouvert à tous après autorisation du proprio (owner) : n'importe qui peut effectuer une demande d'abonnement qui sera approuvée ou rejetée par les propriétaires;
  • demande d'abonnement avec signature par certificat (smime) : la personne requérante doit avoir une signature S/MIME pour s'abonner. Cette option n'est pas vraiment utilisée;
  • ouvert à tous après autorisation du proprio (smimeowner) : la personne requérante doit avoir une signature S/MIME ou une autorisation du propriétaire pour s'abonner. Cette option n'est pas vraiment utilisée.

Qui peut se désabonner

Permet de contrôler les méthodes de désabonnement des membres d'une liste. Il est à noter que, sauf pour de rares exceptions, il est obligatoire de retirer d'une liste les personnes qui le demandent (voir les règles d'utilisation). Ce champ peut prendre l'une des valeurs suivantes, dont celles en gras sont les plus courantes à l'Université de Sherbrooke :

  • possible après authentification (auth) : toute personne peut se désabonner de la liste, mais doit effectuer une certaine démarche de confirmation de désabonnement;
  • authentification demandée, notification du proprio (auth_notify) : toute personne peut se désabonner de la liste, mais doit effectuer une certaine démarche de confirmation de désabonnement et une notification de cette action est envoyée aux propriétaires;
  • impossible (closed) : seuls les propriétaires de la liste peuvent désabonner une personne;
  • autorisé à tous sans authentification (open) : n'importe qui peut se désabonner de la liste;
  • pas d'authentification (notification au proprio) (open_notify) : n'importe qui peut se désabonner de la liste et une notification de cette action est envoyée aux propriétaires;
  • soumis à autorisation du proprio (owner) : les abonnées ou abonnés peuvent effectuer une demande de désabonnement, qui sera approuvée ou rejetée par les propriétaires.

Qui peut inviter à s'abonner

Permet de contrôler qui peut envoyer des invitations d'abonnement à d'autres personnes. Ce champ peut prendre l'une des valeurs suivantes :

  • fermé (closed) : valeur habituellement sélectionnée. Aucune invitation ne peut être envoyée;
  • invitation par le proprio sans authentification : les propriétaires peuvent envoyer des invitations;
  • réservé aux abonnés (private) : seuls les abonnés et abonnées de la liste peuvent envoyer des invitations;
  • public (public) : n'importe qui peut envoyer une invitation à une autre personne.

Qui a accès à la liste des abonnés

Permet de contrôler qui peut voir les personnes qui sont abonnées à la liste. Pour éviter les polluriels (spam), seulement deux options sont conseillées :

  • proprio de list seulement : seuls les propriétaires de la liste peuvent voir les abonnées et abonnés. Il est à noter que l'option conceal offerte aux personnes abonnées est alors inutile;
  • réservé aux abonnés : les abonnées et abonnés de la liste peuvent voir les autres personnes abonnées. Cependant, ils ne pourront pas voir les personnes abonnées qui ont caché leur adresse (option conceal).

Il y a possibilité de faire un scénario pour cette option.

Documents partagés

Permet de contrôler les droits de consultation (lecture) et d'édition (écriture) des documents mis dans l'espace partagé de la liste. Cet espace est très utile pour rendre disponible des documents à l'ensemble de la liste sans en effectuer l'envoi (qui est d'ailleurs limité à 5 Mo).

Les champs droit de consultation et droit d'édition peuvent prendre l'une des valeurs suivantes :

  • modéré pour les abonnés (editor) : les modifications effectuées doivent être approuvées par un modérateur ou une modératrice;
  • limité aux propriétaires de la liste ou l'auteur du document (owner) : seules ces personnes peuvent consulter ou éditer le document;
  • limité aux abonnés (private) : toute personne abonnée peut consulter ou éditer directement les documents;
  • limité aux abonnés authentifiés avec un certificat S/MIME (private-https) : certaines personnes abonnées à l'aide d'un certificat S/MIME peuvent consulter ou éditer les documents. Cette option n'est pas vraiment utilisée;
  • documents publics (public) : n'importe qui peut consulter et éditer les documents. Cette option n'est pas conseillée sauf en de rares occasions.

Le champ Quota permet de contrôler la taille de l'espace partagé.

Gestion des erreurs

Normalement, les valeurs dans cette section n'ont pas à être modifiées. Les descriptions des champs sont néanmoins fournies ici au besoin.

Gestion des erreurs

Cette section comprend deux valeurs : le seuil d'alerte et le seuil d'interruption.

Lorsque le nombre d'adresses erronées dans les abonnées et abonnés dépasse le seuil d'alerte, le logiciel Sympa envoie un message aux propriétaires de la liste pour les aviser qu'il y a beaucoup d'adresses avec des erreurs.

Lorsque le nombre d'adresses erronées dans les abonnées et abonnés dépasse le seuil d'interruption, le logiciel Sympa n'effectuera plus la distribution des messages à la liste puisque celle-ci comprend trop d'adresses avec des erreurs.

Pour modifier ces seuils, il faut compléter une demande Casius.

Gestion des abonnés en erreur

Pour aider à gérer les adresses en erreur, il est possible de régler automatiquement certaines procédures en cas d'adresses erronées. Cette gestion peut s'effectuer sur deux niveaux, le niveau 1 étant le niveau plus bas (donc le premier à être effectué).

Les deux niveaux offrent les trois même champs, décrits ci-dessous.

Le seuil est un score minimal qu'une personne abonnée en erreur doit atteindre pour que l'action sélectionnée soit effectuée. Il faut savoir que chaque personne abonnée en erreur se voit attribuer un score de 0 à 100 selon la quantité et l'importance des erreurs qui lui sont assignées. La valeur par défaut pour le niveau 1 est 45 et 80 pour le niveau 2.

L'action pour cette population indique quelle action sera effectuée lorsqu'une personne abonnée atteint le seuil correspondant. Ce champ peut prendre l'une des trois valeurs suivantes :

  • none : aucune action n'est effectuée;
  • notify_bouncers : une notification de l'atteinte du seuil est envoyée à la personne sélectionnée dans le champ suivant. Il s'agit de l'action régulière pour le niveau 1;
  • remove_bouncers : la personne abonnée en erreur est retirée de la liste et une notification de cette action est envoyée à la personne sélectionnée dans le champ suivant. Il s'agit de l'action régulière pour le niveau 2.

Le champ notification permet de sélectionner la personne informée des actions effectuées. Il peut prendre l'une des valeurs suivantes :

  • listmaster : les notifications sont envoyées au listmaster de l'Université de Sherbrooke. Cette option ne devrait être sélectionnée que pour quelques rares cas;
  • none : aucune notification n'est envoyée;
  • owner : les notifications sont envoyées aux propriétaires de la liste. Il s'agit de l'option normale.

La section pourcentage des abonnés en mode VERP n'est pas utilisée à l'Université de Sherbrooke.

Définition des sources de données

Cette section permet d'intégrer des sources de données externes à l'intérieur du logiciel Sympa. Pour utiliser ces fonctions, compléter une demande Casius.

Divers

Cette section donne accès à quelques autres ajustements possibles. Cependant, seulement deux d'entre eux risquent de vous être utiles.

Tâche périodique d'expiration des abonnements

Fonction automatique qui envoie annuellement un message de vérification aux personnes abonnées de la liste. Si le message revient à deux reprises avec la mention d'une adresse erronée, celle-ci est automatiquement supprimée de la liste des personnes abonnées.

Tâche périodique de rappel des abonnements

Fonction automatique qui envoie, sur une base mensuelle, bimestrielle ou annuelle, un message de rappel aux personnes abonnées de la liste.

Personnaliser

La section Personnaliser permet de modifier les messages envoyés automatiquement (abonnement, désabonnement, invitation, etc.) et diverses descriptions de la liste. Les textes modifiables sont précisés directement dans l'application.

Pour modifier un texte, le choisir dans la liste et cliquer sur le bouton Éditer à gauche de la sélection. La fenêtre d'édition du contenu sera alors ouverte.

Dans le bloc de contenu, les mots entre crochets sont des variables qui sont remplacées lors de l'envoi du message. Par exemple, [% list.name %] est remplacé par le nom de la liste. Il est donc recommandé de faire attention lors de la modification de ces variables.

Il est important de noter que, dans les versions HTML, il faut utiliser le code balisé HTML. Il est donc nécessaire d'utiliser la balise<br /> pour forcer un retour à la ligne.

Gérer les abonnés

Gérer les membres de la liste

Les boutons dans la barre supérieure permettent d'accéder rapidement à d'autres sections pertinentes pour gérer les abonnés.

  • Abonnements en attente : raccourci vers Modérer - Abonnements;
  • Liste noire : raccourci vers Admin - Liste noire;
  • Gestion des erreurs : raccourci vers Admin - Gestion des erreurs;
  • Exportation : permet d'obtenir une liste des adresses des abonnées et abonnés;
  • Lancer un rappel : permet d'envoyer un rappel d'abonnement, tel que précisé dans Admin - Configurer la liste - Divers;

Ajouter un ou plusieurs utilisateurs

Le premier champ permet d'écrire une adresse de courriel pour abonner quelqu'un. En cliquant sur le bouton Ajouter, la personne sera ajoutée à la liste et elle recevra un message l'avertissant de cet abonnement. Si vous ne voulez pas qu'elle reçoive ce message, cochez la case sans prévenir adjacente au champ avant de cliquer sur le bouton Ajouter.

Le bouton Abonnements par lots permet d'ajouter plusieurs personnes sans devoir effectuer la démarche précédente chaque fois. Une nouvelle fenêtre s'ouvre : il suffit d'entrer les adresses à ajouter, une par ligne. Le nom de la personne, à la suite de l'adresse, est facultatif. En cliquant sur le bouton Ajout d'abonnés, les personnes seront ajoutées à la liste et elles recevront un message les informant de leur abonnement. Si vous ne voulez pas qu'elles reçoivent ce message, cochez la case sans prévenir adjacente au bouton Ajout d'abonnés avant de cliquer sur ce dernier.

Enlever une ou plusieurs personnes

Dans la liste des abonnées et abonnés, cliquez dans les cases à cocher vis-à-vis les adresses à enlever, puis cliquez sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées. Ces personnes recevront alors un message les informant de leur désabonnement. Si vous ne voulez pas qu'elles reçoivent ce message, cochez la case sans prévenir adjacente au bouton Désabonner les adresses sélectionnées avant de cliquer sur ce dernier.

Astuces

Désabonner rapidement un grand nombre d'abonnées et abonnés
  1. Choisir la plus grande taille de page à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.
  2. Cliquer sur le bouton Inverser la sélection : cela devrait sélectionner toutes les adresses de la page.
  3. Décocher les cases vis-à-vis les adresses à conserver (s'il y en a).
  4. Cocher la case sans prévenir si les personnes sélectionnées n'ont pas à être avisées de ce désabonnement.
  5. Cliquer sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées.
Désabonner des abonnées et abonnés «inclus»

Si vos abonnées et abonnés proviennent d'une source externe (ils sont included et non subscribed dans la colonne Sources), vous ne pourrez pas les enlever s'ils vous demandent de ne plus recevoir les messages de cette liste. Cependant, la ou le propriétaire de la liste peut changer le mode de réception des messages à no mail ou interrompre la réception des messages, ce qui aura l'effet désiré : cette personne ne recevra plus les messages de la liste.

Pour effectuer cette modification, il faut :

  1. Repérer la personne abonnée dans la liste (utiliser le champ de recherche pour une liste populeuse).
  2. Cliquer sur l'adresse de cette personne : une page contenant les informations de la personne abonnée devrait alors s'ouvrir.
  3. Dans la liste déroulante Réception, sélectionner l'option no mail ou interrompre la réception des messages.
  4. Confirmer le changement en cliquant sur le bouton Mise à jour.

Cette astuce peut également servir pour envoyer un message à toute la liste, sauf à une abonnée ou un abonné en particulier. Quand le message a été distribué, il ne faut cependant pas oublier d'aller rétablir le mode de réception de cette personne.

Liste noire

La section Liste noire permet de gérer une liste d'adresses dont les actions seront automatiquement rejetées. Toutes les personnes ajoutées à cette liste ne pourront donc pas envoyer de messages aux abonnées et abonnés.

Les instructions de rédaction sont données directement sur la page. Il ne faut pas oublier de cliquer le bouton Sauvegarder pour conserver les modifications effectuées.

    Gérer les archives

    La section Gérer les archives permet de télécharger les archives de messages, mais également de les supprimer.

    Téléchargement des archives

    L'application Sympa peut générer automatiquement des archives compressées téléchargeables (format .zip) des messages envoyés sur la liste. Pour télécharger ces archives, sélectionner le ou les mois à extraire, puis cliquer sur le bouton Télécharger le fichier Zip.

    Une fenêtre s'ouvre alors et vous offre d'enregistrer un fichier du type nomdelaliste_archives.zip. Confirmez l'enregistrement pour obtenir le fichier compressé qui contient des dossiers du type nomdelaliste_annee-mois (par exemple, cri-exemple_2011-06) pour chaque mois. À l'intérieur de chacun de ces dossiers, les fichiers ont pour seul nom un numéro qui représente leur ordre chronologique de diffusion.

    Il est à noter que les fichiers ne possèdent pas d'extension. Il est cependant possible de les ouvrir avec n'importe quel éditeur de texte (Bloc-notes, TextEdit, Word, etc.). Chaque fichier correspond à un message entier.

    Suppression des archives

    Pour supprimer des archives par mois, sélectionner le ou les mois à supprimer puis cliquer sur le bouton Supprimer les mois sélectionnés.

    Attention : cette manipulation est irréversible. Une fois le bouton cliqué, toutes les archives de messages du ou des mois sélectionnés seront éliminées.

    Astuces pour sélectionner plus d'un mois

    Pour sélectionner plus d'un mois, il est possible de les sélectionner individuellement en tenant la touche Ctrl sous Windows ou Cmd sous Macintosh et en cliquant sur les mois désirés. Il est également possible de sélectionner des périodes en cliquant sur le premier mois puis, en tenant la touche Maj ou Shift enfoncée, de cliquer sur le dernier mois désiré.

    Gestion des erreurs

    Cette page rassemble les adresses en erreur de personnes abonnées (celles indiquées en rouge dans la liste de tous les abonnés et abonnées). Elle permet également de voir les messages qui ont rebondi, par exemple parce qu'une adresse n'existe plus ou est invalide (erreur permanente) ou parce qu'une boîte de réception est pleine (erreur temporaire).

    Lorsqu'il y a un problème avec les adresses de courriel de certaines personnes abonnées, un pourcentage d'adresses en erreur est affiché dans le menu de gauche, vis-à-vis le champ Taux d'erreurs. Bien que l'application Sympa permettent de gérer automatiquement les abonnées et abonnés en erreur (voir la section Admin - Configurer la liste - Gestion des erreurs), cette section permet d'effectuer une gestion manuelle de ces erreurs.

    Note : Si, en accédant à la page, le message ERREUR (reviewbouncing) - Aucun bounce pour l'utilisateur s'affiche, il s'agit simplement d'une indication qu'aucune erreur n'est survenue : il n'y a donc aucune gestion des erreurs à effectuer.

    Retirer les mentions d'erreur sur des adresses

    Il est possible de retirer les mentions d'erreur sur des adresses. Pour y parvenir, sélectionner les adresses désirées en cochant les cases sur les mêmes lignes que celles-ci, puis cliquer sur le bouton Annuler les erreurs pour les adresses sélectionnées. Le score d'erreur de ces adresses est alors remis à zéro. Cependant, si l'erreur persiste, les adresses sélectionnées seront de nouveau marquée en erreur lors du prochain envoi de message.

    Désabonner les adresses en erreur

    Un trop grand nombre d'adresses en erreur cause une charge significative sur le serveur de listes et peut entraîner la fermeture de la liste problématique. Bien que le désabonnement des adresses en erreur se fasse automatiquement, il peut parfois être nécessaire d'accélérer le processus en effectuant cette démarche manuellement.

    Pour désabonner des personnes abonnées en erreur, sélectionner leurs adresses en cochant les cases sur les mêmes lignes que celles-ci, puis cliquer sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées.

    Astuce pour sélectionner toutes les adresses

    Pour éviter de devoir sélectionner, une à une, toutes les adresses en erreur, s'assurer d'afficher le maximum d'adresses sur la page, puis cliquer sur le bouton Inverser la sélection. Toutes les adresses en erreur seront sélectionnées en un seul clic.

    Journaux

    La section Journaux permet de consulter les diverses actions effectuées sur la liste par l'ensemble des utilisatrices et utilisateurs (personnes propriétaires, modératrices et abonnées).

    Il est possible d'effectuer une recherche par adresse courriel (sélectionner Email dans la liste déroulante, puis saisir l'adresse courriel dans le champ adjacent), par identifiant du message (sélectionner Message ID dans la liste déroulante, puis saisir le type de message approprié), par période (saisir les dates dans les deux champs appropriés) ou encore par type d'actions (choisir le type désiré dans la liste déroulante).

    Le bouton cliqué par la suite détermine l'action effectuée sur les résultats. En cliquant sur Voir, les résultats de la recherche seront affichés dans un tableau (pour en connaître les champs, consultez la section ci-dessous). En cliquant sur Effacer, toutes les actions journalisées (logs) correspondant à la recherche seront supprimées directement. Il est donc recommandé de cliquer sur le bouton Voir en premier lieu pour consulter les éléments, puis confirmer la suppression avec le bouton Effacer.

    Champs du tableau

    • Date : indique la date et l'heure auxquelles l'action a été effectuée.
    • La liste : indique sur quelle liste l'action a été effectuée.
    • Action : indique le type d'action accomplie.
    • Paramètres : certaines actions nécessitent des paramètres, qui sont alors précisés. Il peut s'agit d'un identifiant unique de message, du nom du document modifié ou de plusieurs autres valeurs.
    • Adresse email cible : lorsque la personne ayant effectué l'action s'est authentifiée (principalement pour les modifications par l'interface Web), son adresse courriel s'affiche alors à cet endroit.
    • Message ID : lorsque l'action effectuée est l'envoi d'un message à la liste, ce champ indique dans quelle catégorie de messages celui-ci est classé.
    • Statut : indique si l'action effectuée a été complétée avec succès (success) ou a échoué (failed).
    • Type d'erreur : si l'action a échoué, ce champ indique quelle erreur s'est produite et en a empêché la réalisation.
    • Adresse de l'utilisateur : ce champ indique l'adresse source de l'action (auteure ou auteur du message, responsable des modifications, etc.).
    • Adresse IP : lorsque la personne ayant effectué l'action s'est authentifiée, ce champ indique l'adresse IP qu'elle avait à ce moment.
    • Service : généralement, ce champ aura la valeur wwsympa lorsque la personne responsable de l'action a utilisé l'interface Web et la valeur sympa lorsqu'elle aura plutôt utilisé un logiciel client (envoi d'un message).

    Opérations critiques

    Supprimer la liste

    Cette option permet de supprimer la liste sélectionnée. Une fois le lien cliqué, un message de confirmation s'affiche. En cliquant sur OK, la liste est alors fermée et l'option Supprimer la liste change pour l'option Restaurer la liste.

    Attention : une liste supprimée, bien malgré l'option Restaurer la liste dorénavant offerte, ne peut être réactivée qu'en faisant appel au listmaster de l'Université de Sherbrooke. Pour ce faire, compléter une demande Casius.

    La fermeture de la liste implique les effets suivants :

    • Toutes les personnes abonnées, incluant les propriétaires, modératrices et modérateurs, sont immédiatement et automatiquement désabonnées.
    • Les archives de messages sont préservées, mais personne ne peut y accéder.
    • Les documents publiés dans l'espace de stockage partagé sont préservés, mais personne ne peut y accéder.

    En raison d'un petit temps de latence, les pages relatives à la liste restent accessibles à quiconque connaît leur adresse pendant un petit moment. Elles deviendront ensuite complètement inaccessibles.

    Pour que la liste et tous les fichiers associés soient supprimés définitivement, il faut effectuer une demande au listmaster de l'Université en complétant une demande Casius.

    Renommer la liste

    Cette option permet de changer le nom de la liste. Une fois le lien cliqué, il est possible d'entrer un nouveau nom, puis de cliquer sur le bouton Renommer la liste. En confirmant la demande en cliquant sur OK, la liste portera alors le nouveau nom.

    Il ne faut pas oublier que ce nouveau nom de liste doit respecter les règles de nomenclature de même que les restrictions mentionnées lors de la création d'une liste.

    Attention : même si la ou le propriétaire d'une liste peut en changer le nom, cette personne doit aviser le listmaster, qui lui doit changer un alias pour assurer le bon fonctionnement de la liste. Si cet avis est omis, les messages envoyés au nouveau nom de la liste ne seront pas livrés pour cause de user unknown. Pour contacter lelistmaster, compléter une demande Casius.

    Espace documents

    Le lien disponible à cet endroit peut prendre l'une des deux valeurs suivantes :

    Créer un espace documents

    En cliquant sur ce lien, un espace Web partagé est créé, où il est possible de créer des dossiers et de déposer des fichiers ou adresses Web (signets). Cela ajoute également l'élément Documents partagés dans le menu de gauche de la liste.

    Il est possible d'éditer les accès en lecture et en écriture à cet espace documents via la section Admin - Configurer la liste - Droits d'accès.

    Fermer l'espace documents

    Lorsqu'un espace documents est ouvert, ce lien sera offert au lieu de l'option Créer un espace documents. Il permet de détruire l'espace partagé, supprimant du même coup son contenu. Assurez-vous de posséder une copie des éléments à conserver avant de fermer cet espace.